Hatte denn jemand schon mal eine "digitale" Betriebsprüfung? Sprich alle Dokumente nur noch digital archiviert?
ich hab zwar alles archiviert, aber digital geprüft bin ich noch nicht worden.
Allerdings haben Unternehmen wie Lufthansa, Südzucker, DaimlerChrysler die ebenfalls ELO einsetzen mit Sicherheit schon eine hinter sich gebracht. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass unter anderem bei der gesamten bayrischen Finanzverwaltung – von den OberFinDir, den BezFinDir bis hin zu den Steuerfahndungen bei den bayr. Finanzämtern keinerlei Bedenken an der Revisionssicherheit des ELO-Systems bestehen. Diese Praxis ist sogar gerichtlich anerkannt, da im Zuge der Ermittlungen dieser Behörden, die sich daran anschließenden Wirtschaftprozesse konsequent unter Einsatz von ELO durchgeführt werden.
Wenn ich mir dieses Dokument durchlese
http://www.gdpdu-wiki.de/downloads/gdpdu.pdf (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und den Funktionsumfang von zum Beispiel Elo Digital Office anschaue, hätte ich da ziemliche Bauchschmerzen.
Elo Office wirbt schon in der Standardversion mit "Wir kümmern uns um die gesetzlichen Vorgaben", aber ich sehe nicht wo da jetzt die große Unterstützung ist.
- Die Dokumente müssen auf einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen nicht mehr zulässt (oder das System muss sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind). Das schaffe ich mit Elo Office doch nur, wenn ich WORM-Datenträger einsetze, oder habe ich was übersehen?
- ...
Auszug aus den Hinweisen zum Revisionssicheren Umgang mit Dokumenten und ELO:
...Durch allgemein anerkannte Verfahren – wie z.B. dem Prüfsummen-Check – wird sichergestellt, dass eine unbewusste Veränderung oder eine beabsichtigte Manipulation von Dokumenten, die dem ELO übergeben werden, sofort registriert und unterbunden werden. Somit ist jegliche nachträgliche Veränderung von Dokumenten ausgeschlossen.
Der revisionssichere Umgang mit dem gesamten Dokumenten- und Ablagegut wird bei der Ablage über die entsprechenden Ablagemasken voreingestellt. So lassen sich sowohl bei manueller als auch bei automatisierter Ablage, wie z.B. bei Datenübernahme per Barcode oder COLD, Anbindung an kaufmännische Applikationen oder der ArchiveLink-R3-Anbindung Fehlbedienung von Anfang an ausschließen.
Zur Speicherung der Daten werden alle dem Stand der Technik entsprechenden Technologien unterstützt. Im Bereich der Archivierung kommen vor allem einmal beschreibbare Medien zum Einsatz (WORM, CD-R, DVD-R). Die Haltbarkeitsgarantien der meisten Hersteller gehen weit über die geforderte Aufbewahrungsfristen hinaus (größer 30 Jahre).
Protokoll und Reportfunktionen geben zudem die nötige Transparenz für Dritte, um die Nachvollziehbarkeit der ordnungsgemäßen Dokumentenspeicherung sicherzustellen, (wer hat wann das Dokument abgelegt usw.)...
Das heißt, ich muss da schon noch an sehr vieles selber denken um die Vorgaben einzuhalten. Egal welche Software ich jetzt einsetze. Und das würde ich mir nicht zutrauen. Was passiert wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung sagt: "Nö. Diese digitalen Dokumente erkennen wir nicht an"?
Wie man Vorgaben einhalten möchte muss man bei jeder Art von Archivierung überlegen. Denn selbst wenn man ein reines Papierarchiv betreiben würde - kann man bi einer Betriebsprüfung auch nicht sagen ... da stehen unsere 40 Fuss Container in denen sich als Loseblattsammlung die Geschäftsvorfälle der letzten 10 Jahre befinden. Daher hilft eine revisionssichere Software schon mal ungemein und außerdem wäre es immer empfehlenswert bei jeder Art der Archivierung sich - vor dem Eisatz - das ok seiner zuständigen Finanzbehörde einzuholen.
Dazu noch in Hinweis aus obigen Dokument:
...Letztlich ist bei Bedenken gegen die Einführung eines DMS-Systems zu berücksichtigen, dass mittlerweile zahlreiche Branchen seit mehr als 10 Jahren mit derartigen Systemen arbeiten und ohne Digitalisierung und Speicherung von Vorgängen und Dokumenten ihre Tagesgeschäft nicht mehr nachgehen könnten, so der gesamte Bereich der Banken und Versicherungen, aber auch die gesamte Mobilfunk- und Telekommunikationsbranche, der durch ein extrem hohes Dokumentenaufkommen gekennzeichnet ist. Selbstverständlich findet ELO auch in diesem Bereich Verwendung. Ohne DMS- und Archivierungssysteme wären diese Kunden mittlerweile handlungsunfähig. Hier gilt vielmehr die Form der klassischen Archivierung als hochgradig sicherheitskritisch...
VG JNS