Cloud für einen Verein

[Lokheizer]

Hallo!


Ich wurde beauftragt für einen Verein eine Lösung zu erarbeiten, mit der dieser nie enden wollende und fehlerbehaftete E-Mail-Verkehr ein Ende hat. Es geht im Prinzip darum, dass Dienstpläne/Dokumente hin und hergesendet werden, dabei werden Empfänger vergessen oder falsche Versionen des Dokuments verschickt. Die Verantwortlichen zu mehr Sorgfalt zu erziehen haben wir nach Jahren aufgegeben.
Nun schwebt uns vor, die ganze Geschichte auszulagern und im Internet zugänglich zu machen. Konkret: Alle Mitglieder können per registrierten Zugang die aktuell gehaltenen Dokumente abholen und vielleicht sogar Dateien (Arbeitsberichte, Fotos, etc.) hochladen und so teilen.

Möglichkeiten wären:

• Dropbox?
• OwnCloud?
• Webserver (vorhanden, gemietet) benutzen?
• PHP-Forum?

Wichtig ist auf alle Fälle, dass nur unsere Leute darauf zugreifen können. Wie macht man sowas richtig, hat jemand Denkanstöße?

 

[Lokheizer]

Vielen Dank für eure Antworten.

Ich will eher sowas: Ein oder zwei Berechtigte dürfen die Dokumente online stellen und der Rest ruft nur ab. Zusätzlich eventuell einen Bereich, in dem die Mitarbeiter uploaden dürfen. Am besten würde mir die Lösung mit dem Webserver gefallen, weil bei der OwnCloud brauche ich ja wieder Hardware.

Ich muss dazu sagen: Der Verein betreibt zwei Gesellschaften mit öffentlichem Verkehr, also "richtige Firmen". Das ganze ist schon ein wenig größer.

 

[cuco]

OwnCloud läuft auch auf einem "normalen" Webserver und braucht keine zusätzliche Hardware. Ich glaube, für den Zweck würde ich mich an deiner Stelle aber mit MediaWiki auseinandersetzen. Nicht perfekt dafür, da es viel mehr kann, als du brauchst - aber dafür rock-stable.

 

[schoerg]

So what? oC ist schlecht, weil es nicht in dein Anforderungsprofil passt?

Es wäre schon mein Anforderungsprofil, nur schlecht umgesetzt. Geht aber nicht nur mir so.

Kann ich nicht so recht nachvollziehen.
Ich synchronisiere hier (u.a.) mein GNote-Verzeichnis (Notiz-App) mit oC und 3 verschiedenen Clients. Das sind aktuell ~350 Dateien in einem Verzeichnis. Und das oC dafür ~5sec. braucht, um das Verzeichnis in der WebUI anzuzeigen, ist nicht ungewöhnlich.

5 Sekunden ist aber nicht akzeptabel. Mag sein das du die Zeit dafür hast, mir wäre das zu nervig.

 

[ThinkMonster]

Warum setzt du für diese Zwecke nicht ganz einfach ein phpBB-Forum auf?

Wäre meiner Meinung nach die schönste und übersichtlichste Alternative.

 

[RomanX]

Moin

Es wäre schon mein Anforderungsprofil,
[...]
5 Sekunden ist aber nicht akzeptabel.

oC erfüllt also nicht Dein Anforderungsprofil. Damit erübrigt sich jede weitere Diskussion.


Nachdem der TE in #21 diesen Nachtrag geliefert hat:

Ich muss dazu sagen: Der Verein betreibt zwei Gesellschaften mit öffentlichem Verkehr, also "richtige Firmen". Das ganze ist schon ein wenig größer.

Sind alle gemachten Vorschläge hinfällig, da nicht brauchbar.

Mir ist keine fertige Lösung bekannt, die ich empfehlen würde.
Sowas läuft normalerweise darauf hinaus, das man ein Framework als Basis nimmt und daraus eine Lösung entwickelt, die die gewünschten Funktionen liefert und auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt.


RomanX

 

[schoerg]

oC erfüllt also nicht Dein Anforderungsprofil. Damit erübrigt sich jede weitere Diskussion.

Doch es erfüllt mein Anforderungsprofil. Aber 5 Sekunden warten für eine winzige Menge an Dateien ist nicht akzeptabel. Unabhängig von der Lösung. Wenn du ins Anforderungsprofil schreibst "muss schnell sein" dann stimm ich dir zu. Allerdings setze ich sowas standardmäßig voraus.

 

[Lokheizer]

Sowas läuft normalerweise darauf hinaus, das man ein Framework als Basis nimmt und daraus eine Lösung entwickelt, die die gewünschten Funktionen liefert und auch die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt.

Da gibts keine rechtlichen Anforderungen die mir bekannt sind.

Kann man bei Dropbox auf einen Free-Account mit mehreren Leuten zugreifen? Für die ersten Versuche suche ich jedenfalls folgendes: Ein "Hochlader", der Rest alles nur "Downloader". Gibts sowas?

 

[kolja]

Ohne jetzt den gesamten Thread gelesen zu haben,
würde ich dir folgendes vorschlagen:

WordPress auf einem Webserver aufsetzen
(geht ohne PHP Kenntnisse)
und dann mit dem Plugin WP-Filebase arbeiten.

Damit bist du flexibel, da jeder User bzw. jede Gruppe einzeln Rechte zugewiesen bekommen kann.

Oder du schaust dir mal die Firmenangebote von GoogleDocs an.
Damit habe ich aber keine Erfahrung.

Bei der WordPress Variante könnte ich Support geben.

Kolja

 

[sys.]

Ohne jetzt den gesamten Thread gelesen zu haben,
würde ich dir folgendes vorschlagen:

WordPress auf einem Webserver aufsetzen
(geht ohne PHP Kenntnisse)
und dann mit dem Plugin WP-Filebase arbeiten.

Damit bist du flexibel, da jeder User bzw. jede Gruppe einzeln Rechte zugewiesen bekommen kann.

Oder du schaust dir mal die Firmenangebote von GoogleDocs an.
Damit habe ich aber keine Erfahrung.

Bei der WordPress Variante könnte ich Support geben.

Kolja

Ich halte an dieser Stelle phpBB für geeigneter, da man ein nicht öffentliches Forum doch recht einfach einrichten kann.
Auf dem Server sollte eben MySQL verfügbar sein.

Ich persönlich löse solche Uploadbereiche immer über apache und eine .htaccess mit einem Nutzernamen für alle Benutzer, das macht am wenigsten Arbeit.
Da aber vermutlich auch Nachrichten versendet werden sollen, halte ich ein Forum hier für eine gute Möglichkeit. Ist eben nur die Frage ob es genutzt wird.
Ein Wort zur Dropbox - das hatten unsere Berufsschullehrer immer versucht und nach einem halben Monat aufgegeben, denn in die Dropbox Nachrichten zu schieben hatte wenig Sinn, da die meisten Benutzer nur einmal im Monat reingeschaut haben.
Bei einem Forum erhält man bei Anmeldung der Benutzer im Regelfall auch eine gültige Mailadresse und kann die neuen Themen einfach vom Server an alle Benutzer versenden lassen.

 

[Lokheizer]

Ich persönlich löse solche Uploadbereiche immer über apache und eine .htaccess mit einem Nutzernamen für alle Benutzer, das macht am wenigsten Arbeit.
Da aber vermutlich auch Nachrichten versendet werden sollen, halte ich ein Forum hier für eine gute Möglichkeit. Ist eben nur die Frage ob es genutzt wird.
Ein Wort zur Dropbox - das hatten unsere Berufsschullehrer immer versucht und nach einem halben Monat aufgegeben, denn in die Dropbox Nachrichten zu schieben hatte wenig Sinn, da die meisten Benutzer nur einmal im Monat reingeschaut haben.
Bei einem Forum erhält man bei Anmeldung der Benutzer im Regelfall auch eine gültige Mailadresse und kann die neuen Themen einfach vom Server an alle Benutzer versenden lassen.

Nein, Nachrichten sollen keine versendet werden.

 

[kolja]

Ich kenne phpBB nicht in seiner letzten Version (3.1?),
aber früher war das hinzufügen von Plugins immer ein Krampf.

Wir machen mittlerweile alles über Wordpress, auch Foren mit versteckten Bereichen.

Gruß Kolja

 

[Lokheizer]

Nochmal meine aktuellen Anforderungen:
Einer darf hochladen, alle anderen dürfen nur downloaden. Es sind ca 100 Dokumente, sortiert in ein paar Ordnern. Ist sowas nicht per Dropbox oder ähnliches machbar?
Das würde für den Anfang ausreichen, zumindest bis ich was anderes auf die Beine gestellt habe.

 

[Joker_x61]

Wenn ich mal noch eine völlig andere Variante in den Raum werfen darf: Link
Die 365-Variante kenne ich in dieser Version nicht, ich habe jedoch bereits für einen Verein mal die (fast) Gratisversorgung mit MS-Lizenzen über eine ähnliche Aktion angestoßen (Windows plus Office).
In der O365 variante ist SharePoint mit dabei. Damit läßt sich das spielend realisieren.

PS: Gilt natürlich nur bei den aufgeführten Voraussetzungen. z.B. gemeinnützig!

 

[sys.]

Dann kann man das theoretisch auch über .htaccess lösen...

Ohne jetzt den gesamten Thread gelesen zu haben,
würde ich dir folgendes vorschlagen:

WordPress auf einem Webserver aufsetzen
(geht ohne PHP Kenntnisse)
und dann mit dem Plugin WP-Filebase arbeiten.

Damit bist du flexibel, da jeder User bzw. jede Gruppe einzeln Rechte zugewiesen bekommen kann.

Oder du schaust dir mal die Firmenangebote von GoogleDocs an.
Damit habe ich aber keine Erfahrung.

Bei der WordPress Variante könnte ich Support geben.

Kolja

 

[hschalt]

Hallo Lokheizer,

nach Deiner Problembeschreibung reicht Dir m. E. eine einfache Lösung:

- Google Drive
Man kann Ordner anlegen und jeden Ordner für einen anderen Personenkreis freigeben (share).
Das geht natürlich auch für einzelne Dateien, aber dann müßte man bei jeder neuen Datei wieder den Freigabeaufwand treiben.
Man kann Ordner (bzw. Dateien) für Nutzer mit einer Google-ID freigebe oder
für alle, die den Link haben.

- DropBox funktioniert ähnlich.

- Collanos habe ich bis vor einigen Jahren genutzt und bin dann auf DropBox umgestiegen.

Ich nutze Google privat und DropBox in zwei Vereinen.
In den Vereinen werden Daten zur Verfügung gestellt, getrennt für gf. Vorstand, Ressorts, erweiterten Vorstand und Arbeitskreise.
Es wurden auch schon Links zu Fotos an alle Mitglieder verschickt.
Das einzige Problem ist, wenn mehrere Personen Zugriff haben, können sie beim Versuch, Dateien in ihr privates Verzeichnis zu kopieren, diese unabsichtlich verschieben, so daß sie in DropBox gelöscht werden. In deinem Fall soll ja nur eine Person Dateien hochladen, da kann das nicht passieren.

Du kannst DropBox und/oder Google Drive ohne viel Aufwand testen.
Das kostet nicht viel Zeit und Du hast einen eigenen Eindruck.

Gruß hschalt.

 

[ingolf]

Wie wäre es mit Office365 und der TeamWebseite?

 

[RomanX]

Moin

Da gibts keine rechtlichen Anforderungen die mir bekannt sind.

Dann hast Du den Teil mit den angeschlossenen Firmen überlesen.

Als Firma hast Du soviele rechtliche Vorschriften, die bei EDV einschlägig sind, das keine fertige (freie schon gar nicht) Software diese alle ootB berücksichtigt.
Dropbox (Office365, GoogleDrive, etc) ist z.B. grundsätzlich nicht möglich, da die RZn bei denen nicht in der EU stehen. Das ginge nur wenn mit denen explizite Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen würden.

RomanX

 

[hschalt]

Als Firma hast Du soviele rechtliche Vorschriften, die bei EDV einschlägig sind, das keine fertige (freie schon gar nicht) Software diese alle ootB berücksichtigt.

Das stimmt so allgemein nicht.

Bei personenbezogenen Daten muß das BDSG beachtet werden.
Mir ist nicht bekannt, daß die Veröffentlichung von Dienstplänen oder der Versand per Mail gegen das BDSG verstößt, weil bspw. Max Müller weiß, wann Peter Meier Nachtdienst hat.
Evtl. sind Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat zu beachten.
Dann gibt es Regelungen für einzelne Bereiche, z. B. die GoS, GOBD u.ä.

Ich hatte bei den Angaben von Lokheizer nicht den Eindruck, daß derartige Vorschriften Anwendung finden, denn dann hätten die betreffenden Dateien auch bisher nicht per Mail verschickt werden dürfen.

 

[Theaitetos]

Persönliche habe ich sehr positive Erfahrungen mit Owncloud gemacht.
Mehr zu Datenschutz und Cloud findest Du z.B. unter http://www.heise.de/artikel-archiv/ct/2012/06/178_Kehrseite-der-Cloud-Medaille
Ich halte es auch für sehr problematisch, Daten von Vereinsmitgliedern in die Cloud eines Fremdanbieters zu verfrachten.

 

[RomanX]

Moin

Das stimmt so allgemein nicht.

Dann nenn mir mal eine Software.

Mir ist nicht bekannt, das die Veröffentlichung von Dienstplänen ...

Natürlich verstößt eine Veröffentlichung von Dienstplänen gegen das BDSG. Das ist hier aber gar nicht geplant.

Der TO will den Mitarbeitern die Pläne über eine Software zur Verfügung stellen, die personenbezogene Daten (Useraccount) benötigt, um den Zugriff auf die Dokumente zu regeln. Die Verarbeitung findet auf dem Server eines anderen Anbieters statt (deswegen Auftragsdatenverarbeitung). Da ist das BDSG relevant.

... oder der Versand per Mail gegen das BDSG verstößt, ...

Der Versand per E-Mail ist keine Auftragsdatenverabeitung. Hier werden eben keine Daten verarbeitet, sondern nur Daten transportiert, die auch noch durch das Gesetz besonders geschützt sind, also eben nicht verarbeitet werden dürfen.

RomanX