Cloud für einen Verein

[Lokheizer]

Hallo!


Ich wurde beauftragt für einen Verein eine Lösung zu erarbeiten, mit der dieser nie enden wollende und fehlerbehaftete E-Mail-Verkehr ein Ende hat. Es geht im Prinzip darum, dass Dienstpläne/Dokumente hin und hergesendet werden, dabei werden Empfänger vergessen oder falsche Versionen des Dokuments verschickt. Die Verantwortlichen zu mehr Sorgfalt zu erziehen haben wir nach Jahren aufgegeben.
Nun schwebt uns vor, die ganze Geschichte auszulagern und im Internet zugänglich zu machen. Konkret: Alle Mitglieder können per registrierten Zugang die aktuell gehaltenen Dokumente abholen und vielleicht sogar Dateien (Arbeitsberichte, Fotos, etc.) hochladen und so teilen.

Möglichkeiten wären:

• Dropbox?
• OwnCloud?
• Webserver (vorhanden, gemietet) benutzen?
• PHP-Forum?

Wichtig ist auf alle Fälle, dass nur unsere Leute darauf zugreifen können. Wie macht man sowas richtig, hat jemand Denkanstöße?

 

[Mornsgrans]

Ich wurde beauftragt für einen Verein eine Lösung zu erarbeiten, mit der dieser nie enden wollende und fehlerbehaftete E-Mail-Verkehr ein Ende hat. Es geht im Prinzip darum, dass Dienstpläne/Dokumente hin und hergesendet werden, dabei werden Empfänger vergessen oder falsche Versionen des Dokuments verschickt.

Das kannst Du damit auch nicht ausschalten.

User 1 lädt Dokument A Version 1 herunter
User 2 Lädt es ebenfalls herunter, bearbeitet es und lädt es in Version 2a wieder hoch.
User 1 bearbeitet es ebenfalls und lädt es auch als Version 2b hoch und überschreibt damit Version 2a.
Damit sind die Änderungen von User 2 weg.

Hier sollte also die Revisionssicherheit erst einmal im Vordergrund stehen.

 

[Lokheizer]

Das kannst Du damit auch nicht ausschalten.

User 1 lädt Dokument A Version 1 herunter
User 2 Lädt es ebenfalls herunter, bearbeitet es und lädt es in Version 2a wieder hoch.
User 1 bearbeitet es ebenfalls und lädt es auch als Version 2b hoch und überschreibt damit Version 2a.
Damit sind die Änderungen von User 2 weg.

Hier sollte also die Revisionssicherheit erst einmal im Vordergrund stehen.

Da hab ich mich unklar ausgedrückt. Hin/hergesendet wird wegen den teilweise falschen E-Mail-Empfängern. Das Dokument darf nur eine Person aktualisieren.

 

[Megabyte]

Microsoft Sharepoint wäre hier eine mögliche Lösung. Dokumente können hier auch versioniert werden. Evtl. kommt auch Sharepoint Online (die Cloud-Variante) in Frage. Belastet das Budget natürlich mehr als die von dir genannten Möglichkeiten....

 

[transmedic]

Moin Thomas,

mach Dir ne kleine Homepage mit geschütztem Webspace.
Dort haben dann auch nur die Mitglieder (oder eben alle, die die Zugangsdaten haben) Zugriff.
Dienstpläne etc. stellst Du dort als PDF ein.
Upload-Area ebenfalls dort entsprechend einrichten. Und gut ists....
Der entsprechende Admin pflegt dort die Dokumente.
Evtl. dort noch einen Kalender (z.B. Google-Kalender) rein, der ebenfalls nur von
einer bestimmten Person gepflegt wird.

Somit hast Du alles unter Kontrolle.

viele Grüße vom Südhang des Teutoburger Waldes

Manfred

 

[Lokheizer]

mach Dir ne kleine Homepage mit geschütztem Webspace.
Dort haben dann auch nur die Mitglieder (oder eben alle, die die Zugangsdaten haben) Zugriff.
Dienstpläne etc. stellst Du dort als PDF ein.
Upload-Area ebenfalls dort entsprechend einrichten. Und gut ists....
Der entsprechende Admin pflegt dort die Dokumente.
Evtl. dort noch einen Kalender (z.B. Google-Kalender) rein, der ebenfalls nur von
einer bestimmten Person gepflegt wird.

Somit hast Du alles unter Kontrolle.

Das wäre sicher die interessanteste und flexibelste Variante. Aber ich hab bisher nur mit HTML/CSS gearbeitet, dafür bräuchte man aber vermutlich eher PHP. Gibts da schon was halbfertiges?

 

[transmedic]

Hallo Thomas,

ich habs für unseren Verein (www.sciroccoclubdissen.de) mit Netobjects-Fusion, Version 10.0
gemacht. Ist relativ gut zu bewerkstelligen und die SW bekommste für kleines Geld nachgeschmissen.
Und bei Fragen wird einem im NOF-Forum umgehend geholfen. Kann es nur empfehlen.

viele Grüße

Manni
Webmaster Sciroccoclub Dissen e.V.

 

[cuco]

Dokumente von mehreren Leuten per Netobjects Fusion verwalten? Da musst du mir mal erklären, wie du das machst.

 

[transmedic]

Moin Cuco,

was heißt hier verwalten... ich habe hier auf unserer Homepage einen geschützten Webspace eingerichtet. Die Mitglieder haben die Zugangsdaten und nur mit diesen können die auf den Bereich zugreifen.
Ebenso ist es möglich, ein s.g. Uploadverzeichnis im geschützten Bereich einzurichten.
NOF verwaltet hier rgarnichts, sondern wird nur für die Optik verwendet.

viele Grüße

Manni

 

[RomanX]

Moin

OwnCloud?

oC ist schon mal ein guter Ansatz.
Damit lassen sich alle deine Anforderungen (+ einiges mehr) umsetzen und ihr braucht dazu nur einen Webserver+MySQL

Ich setze oC in der Familie schon seit einiger Zeit ohne größere Probleme ein.

Größter Vorteil ist dabei, das die User auch per Windows-Explorer auf die Dateien zugreifen können und nicht unbedingt über die Weboberfläche gehen müssen.
In der Version 6 gibt es auch eine einfaches Dokumentensystem, mit dem mehrere User gemeinsam an Dokumenten arbeiten können (Stw.: Collaboration).

RomanX

 

[cuco]

Ich habe inzwischen diverse OwnCloud-Installationen "zerrockt" und muss da leider eher von abraten. Wir hatten hier ebenfalls mehrere Installationen, die von mehreren Usern genutzt wurden. Quasi eine Art Sammlung wichtiger Dokumente. Also ganz ähnlich wie das hier gewünschte. Bei fast jedem Update ist alles gestorben. Und ohne die Updates gab es Bugs an jeder Ecke. Die Version 6 ist aktuell die erste, die bei uns mal eeeeinigermaßen funktioniert. Wir haben aber kein Produktivsystem mehr, auf dem wir noch OwnCloud einsetzen. Es war einfach zu instabil. Je nachdem, wo der Einsatzschwerpunkt lag, haben wir auf verschiedene Systeme umgestellt. MediaWiki, Eigenbau auf WebDAV-Basis, usw.

 

[Jim-Phelps]

Wie wäre es mit einem Wiki?
In der letzten c't (Ausgabe 5/2014, S.138) war ein ausführlicherer Artikel zu dem Thema, es wurden mehrere Wikis verglichen und dann eines Schritt-für-Schritt aufgesetzt.

Einleitung des Artikels:

Still ist es geworden um Wikis, der große Hype zumindest ist lange vorbei. Dabei ist die meist quelloffene Software leistungsstärker denn je. Der Wiki-Ansatz gilt nach wie vor als enorm effektiv für Gruppen und Vereine – oder auch für eigene Projekte ganz ohne Teamwork.

Ich finde, dass ein Wiki für einen Verein weitaus mehr Sinn macht als Dropbox/Owncloud und dieser Artikel einen guten Einstieg bildet.

 

[Shredder]

Warum nicht einfach mit Google Drive, wenn es nur um einfache Dokumente geht?

 

[der_ingo]

Alternativ geht das auch über OneDrive und die da eingebauten Office Online Apps. Das hätte den Vorteil, dass man vermutlich vorhandene Office Dokumente gleich mit übernehmen könnte.

 

[schoerg]

Ich habe inzwischen diverse OwnCloud-Installationen "zerrockt" und muss da leider eher von Abraten. Wir hatten hier ebenfalls mehrere Installationen, die von mehreren Usern genutzt wurden. Quasi eine Art Sammlung wichtiger Dokumente. Also ganz ähnlich wie das hier gewünschte. Bei fast jedem Update ist alles gestorben. Und ohne die Updates gab es Bugs an jeder Ecke. Die Version 6 ist aktuell die erste, die bei uns mal eeeeinigermaßen funktioniert. Wir haben aber kein Produktivsystem mehr, auf dem wir noch OwnCloud einsetzen. Es war einfach zu instabil. Je nachdem, wo der Einsatzschwerpunkt lag, haben wir auf verschiedene Systeme umgestellt. MediaWiki, Eigenbau auf WebDAV-Basis, usw.

OwnCloud verfolgt für mich auch den falschen Ansatz. Dieses erzwungene PHP+MySQL dient weder der Performance noch sonstwem. Hauptsache man kann es auf jedem Billighoster ausführen...

 

[RomanX]

Moin

@schoerg:
oC verfolgt schon den richtigen Ansatz. Ziel war es eine Cloudsoftware zu schaffen, mit der jeder seine eigene Cloud betreiben kann. Dazu muss die einfach installierbar und auf jedem Webserver lauffähig sein.
PHP und MySQL sind nun mal der kleinste gemeinsame Nenner, den so gut wie alle Webhoster erfüllen.

@cuco:
Ich betreibe schon seit der Version 4.5 mehrere oC Instanzen produktiv (Verein, Familie, Freunde). Und so richtig kaputt haben meine Anwender die noch nicht gemacht.
Es gab lediglich Probleme mit der Versionierung bis zu 5.x (bekannt) und mit der Verschlüsselung bei der Umstellung von der 5.x auf die 6.x. Das war lästig, ließ sich aber relativ einfach korrigieren.

Und als Backup ist oC nicht konzipiert. Man muss die Daten also ohnehin noch mal sichern. Aber bisher habe ich mein Backup noch nicht gebraucht.

Einen echten Datenverlust habe ich mit oC noch nicht erlebt.

RomanX

 

[cuco]

Einen echten Datenverlust habe ich mit oC noch nicht erlebt.

Das stimmt. Das hatte ich auch nie. Alle Daten waren auf dem Webspace immer noch voll funktionstüchtig vorhanden.

Aber eine Seite, die nach Updates laufend nicht mehr funktioniert und erstmal wieder repariert werden muss, kann ich nicht im Produktiveinsatz gebrauchen. Stabil muss es schon laufen.

Das Problem mit den verschlüsselten Daten nach Update auf OC6 hatte ich auch. Zum Zeitpunkt des Updates gab es aber AFAIK noch keinen Fix oder ich hab ihn nur nicht gefunden. Da war mal wieder eine Installation hin.

Und selbst wenn "nur" Owncloud kaputt ist und nicht die Daten, jedes Mal sind dafür aber Sachen kaputt wie z.B. Links, die man per "Teilen per Link" hat generieren lassen, Berechtigungen und Freigaben von Ordnern und und und. Das ist oft mehr Aufwand als nur die Dateien. Backup zurückspielen bringt dann ja auch nix. Wenn man das Update wieder einspielt, ist die Installation ja wieder genau so tot. Da hilft nur Neuinstallieren und nochmal von vorne alles einrichten.

Und dann noch Bugs, teilweise an absoluten Sicherheitselementen wie z.B. Bugs im System der Rechteverwaltung. Existieren seit Monaten. Nicht gefixt. Man meldet neue Bugs. Es passiert nichts. Nach Monaten werden sie dann geschlossen mit dem Kommentar "ist schon so alt, das ist bestimmt in der neuesten Version gefixt". Ist es aber nicht. Also meldet man ihn nochmal und das Spiel geht von vorne los...

OwnCloud ist eine tolle Sache, wenn sie denn funktionieren würde. Mir wäre die Hälfte der Features, dafür aber stabil und funktionstüchtig, wichtiger als dieser Frickelkram jetzt. Das ganze Version 6 zu nennen halte ich noch fast für frech Für mich ist das eher Beta 6 vor dem ersten Release oder vielleicht gerade Version 1.0. Zumindest, was Stabilität und Bugs angeht.

 

[schoerg]

oC verfolgt schon den richtigen Ansatz. Ziel war es eine Cloudsoftware zu schaffen, mit der jeder seine eigene Cloud betreiben kann. Dazu muss die einfach installierbar und auf jedem Webserver lauffähig sein.
PHP und MySQL sind nun mal der kleinste gemeinsame Nenner, den so gut wie alle Webhoster erfüllen.

Mir wäre trotzdem eine eigenständige Software lieber. Die wäre ja trotzdem von jedem zu betreiben, denn einen PC wo die laufen würde hätte man entweder zuhause (wie bei Owncloud auch) oder auf einem gemieteten Server. Man kann ja zur Kompatibilität HTTP als Übertragungsform anbieten, aber so macht nichtmal das Ansehen eines Ordners mit mehr als ein paar Einträgen keinen Spaß.

 

[RomanX]

Moin

Mir wäre trotzdem eine eigenständige Software lieber.

So what? oC ist schlecht, weil es nicht in dein Anforderungsprofil passt?

Die wäre ja trotzdem von jedem zu betreiben, denn einen PC wo die laufen würde hätte man entweder zuhause (wie bei Owncloud auch) oder auf einem gemieteten Server. Man kann ja zur Kompatibilität HTTP als Übertragungsform anbieten, aber so macht nichtmal das Ansehen eines Ordners mit mehr als ein paar Einträgen keinen Spaß.

Kann ich nicht so recht nachvollziehen.
Ich synchronisiere hier (u.a.) mein GNote-Verzeichnis (Notiz-App) mit oC und 3 verschiedenen Clients. Das sind aktuell ~350 Dateien in einem Verzeichnis. Und das oC dafür ~5sec. braucht, um das Verzeichnis in der WebUI anzuzeigen, ist nicht ungewöhnlich.

RomanX

 

[blubbla]

Ich würde auch owncloud empfehlen. Sicher, für den Produktiveinsatz ist das nicht geeignet, aber für die Dateiverteilung innerhalb eines Vereins sollte es doch wirklich reichen. Mit Version 6 gibt es sogar eine OpenOffice-Editor im Browser eingebaut...
ein kleiner virtueller Server für 5 Euro im Monat reicht dafür auch meistens locker aus.