Windows Windows 11 Suchindex und Outlook (classic)

[dark_rider]

Hallo zusammen,

seit dem Update von Windows 10 auf 11 nervt der Search Indexer: Auch nachdem ich ihn gut 24 Stunden lang durchlaufen und den Suchindex neu erstellen lassen habe (Indexierung ist lt. Sucheinstellungen auch abgeschlossen), wird die Suchindex-Datei Windows.db ständig angefasst und schwankt in der Größe regelmäßig zwischen 5, 8 und 10 GB. Das verursacht regelmäßig (insbes. nach jedem Neustart, aber auch wenn neue Dateien vorhanden sind) ca. 10 Minuten Last, was lt. Microsoft bei Windows 11 normal sein soll, und vergrößert differentielle Backups immer unnötig, da so stets einige GB an veränderten Daten vorliegen.

Eigentlich nutze ich die Volltextsuche nur für Outlook-Elemente. Dateien suche ich wenn dann nur nach Dateinamen. Nun ist die Frage, wie man die Volltextsuche für Outlook beibehält und sie für Dateien deaktiviert. Laut Microsoft-Hilfeartikel geht man dazu auf Einstellungen/Datenschutz und Sicherheit/Suche/Erweiterte Indizierungsoptionen/Erweitert/Dateitypen und kann dann für jeden Dateityp wählen zwischen "Nur Eigenschaften indizieren" und "Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren".

Das erscheint allerdings wenig praktikabel, da es hunderte an Dateierweiterungen gibt und man die Einstellungen dann für alle bearbeiten müsste, wobei zudem unklar ist, wie man dies bei Bedarf wieder auf die Ursprungseinstellung zurücksetzt.

Ist vielleicht jemandem eine bessere, praktikablere Lösung bekannt?

 

[Mornsgrans]

Er nutzt es als Mailarchiv - das wurde in den anderen 30 Threads zum Thema Indizierung Outlook und anderen ausgiebig diskutiert. Man will nix ändern wund wundert sich, dass das System an seine Grenzen kommt, weil es außerhalb der eigentlichen Spezifikation betrieben wird.

Man will die Symptome bekämpfen, aber an der Ursache nichts ändern, weil es so bequemer scheint.

 

[dark_rider]

Außerhalb der Spezifikation mit 115.000 Elementen in Outlook? Bitte, Mornsgrans, verzichte so langsam wieder auf Deinen persönlichen Kleinkrieg hier. Und: Du musst nicht zu allem etwas schreiben, wenn Du eh nur zu meckern hast. Aber irgendwie musst Du doch... Wenn ich in Deinen Augen eh ein Vollpfosten bin, ignorier mich doch bitte hier einfach ;-) Das wäre mir sogar sehr lieb, denn ich brauche Deine Antworten auch nicht - die nerven mehr als sie irgendwann mal geholfen haben. Jetzt darfst Du gern noch einmal schimpfen und gut ist, OK?

Zurück zur Sache: Mittlerweile hat der Suchindex wieder 9,7 GB. Outlook und der Windows-11-Suchindex, da hakt es gewaltig. Das erscheint mir wieder ein Outlook-Bug zu sein, genauso wie zuletzt mit der CPU-Last - auch da hat das hier und anderswo erst niemand ernst genommen, bis es schließlich doch reproduziert und sogar von Microsoft behoben wurde. Es ist halt wieder so ein Bug, den man als durchschnittlicher, unaufmerksamer User gar nicht wahrnimmt oder ihn, falls doch, nicht direkt Outlook und dem Suchindex zuordnen kann.

 

[Mornsgrans]

Schließe einfach mal Outlook von der Indizierung aus. Dann wird die DB sicher deutlich kleiner und schneller.

115.000 Elemente? - Dafür ist Outlook nicht gemacht. Dazu gibt es Mailarchivierungen.

 

[der_ingo]

115.000 Elemente? - Dafür ist Outlook nicht gemacht.

Hast du dafür eine Quelle, oder ist das nur eine persönliche Meinung? Hier wurde nie irgendwas im privaten Postfach gelöscht. Das Postfach hat ungefähr 130.000 Mails in diversen Unterordnern, etwa 8 GB Postfachgröße. Outlook kommt damit noch lange nicht an seine Grenzen.

Outlook bekommt Probleme bei 100.000 Elementen - pro Ordner! In einem Postfach können problemlos weit mehr Elemente liegen.

Ich hab hier in der Firma Leute mit Postfächern, die an die 100 GB gehen. Und die auch nur deswegen nicht größer sind, weil Microsoft bei Exchange Online das Postfach auf 100 GB limitiert.

Es ist halt wieder so ein Bug, den man als durchschnittlicher, unaufmerksamer User gar nicht wahrnimmt oder ihn, falls doch, nicht direkt Outlook und dem Suchindex zuordnen kann.

Von den oben genannten Usern schaut allerdings halt auch niemand auf die Größe der Datenbank des Suchindexes oder auf die CPU-Last in den ersten Minuten nach dem Start. Die arbeiten einfach mit dem System.

Es wirkt manchmal, als würdest du sehr viel Zeit damit verbringen, aufs System "zu lauschen" und nach irgendwelchen Dingen zu suchen, die du als Unregelmäßigkeit sehen kannst.

 

[Mornsgrans]

Ich hab hier in der Firma Leute mit Postfächern, die an die 100 GB gehen.

In einer .pst-Datei, wie der TE?

 

[der_ingo]

Nein, Exchange Online. Da wird immer nur ein halbes Jahr lokal in der .ost Datei gecacht. Trotzdem muss das Programm ja mit der Menge der Dateien in den Ordnern klarkommen. Die Datenmenge ist hier ja offensichtlich nicht das Problem, wenn die .pst Datei auch nur ungefähr 8 GB hat.

 

[mectst]

PST Dateien sind bei und verboten uns deshalb sind wir gezwungen alle Mails Online zu halten. Als das eingeführt wurde, kam auch ein riesen Aufschrei bei den "Datensammlern".
Vielleicht hat diese Maßnahme ja auch mit derartigen Problemen bei Outlook zu tun.

Grüße Thomas

 

[dark_rider]

Es wirkt manchmal, als würdest du sehr viel Zeit damit verbringen, aufs System "zu lauschen" und nach irgendwelchen Dingen zu suchen, die du als Unregelmäßigkeit sehen kannst.

Wenn das tägliche differentielle Backup nach Update von Windows 10 auf 11 plötzlich immer 10 GB statt vorher meistens 1 GB groß ist, wird man schon stutzig. Und auch, wenn Prozesse plötzlich manchmal mehr oder weniger lange hängen. Was wie gesagt bis vor kurzem noch unter Windows 10 bei gleichen Programmen und gleichen Daten nicht so war. Windows 11 hat definitiv massiv etwas an der Suchindizierung verändert - und das nicht zum Besseren.

PS: Ein wenig grotesk ist es schon, dass bestimmte User hier den Fehler immer beim Anwender suchen und so "lobenswerte" Firmen wie Microsoft koste was es wolle verteidigen.

 

[mectst]

Windows 11 hat definitiv massiv etwas an der Suchindizierung verändert - und das nicht zum Besseren.

Dass Microsoft was verändert hat, liegt sicher auf der Hand. Allerdings halte ich Microsoft nicht für dumm und die werden es sich gut überlegt haben, was sie warum geändert haben. Sicher ist aber genauso, dass sie die Änderungen nicht gemacht haben, um unbescholtene Nutzer zu ärgern. Von daher halte ich deine Aussage "nicht zum Besseren" für nicht zutreffend.
Für dich selbst ist es vermutlich wirklich eine Verschlechterung. Aber du bist mit deiner Situation vermutlich ein absoluter Sonderfall und die vermeintlichen Verbesserungen treffen sehr sicher mehr auf die Anwender mit "normalem" Anwendungsprofil zu.
Letztlich wirst du dich erstmal damit abfinden müssen und darauf hoffen müssen, dass Microsoft hier nochmal nachbessert (ob in Windows oder Outlook sei mal dahingestellt). Einen echten Grund auf Microsoft zu schimpfen, sehe ich allerdings nicht. Bedenke auch, dass es in deinem Fall eher an Outlook liegt und nicht an Windows 11. Es gibt unzählige Nutzer, die ohne Outlook auskommen und für die hat Microsoft anscheinend Verbesserungen eingeführt.

Grüße Thomas

 

[Hubot]

Ich kenn mich mit Outlook nicht wirklich aus und mag es auch nicht wirklich aber wie funktioniert die Suche wenn man Outlook rein im Browser verwendet? Da kann ja nichts auf dem System indexiert werden.

 

[der_ingo]

Vielleicht hat diese Maßnahme ja auch mit derartigen Problemen bei Outlook zu tun.

Nein, da geht es eher darum, dass Daten nicht so leicht abfließen bzw. in Backups verfügbar sind. Man möchte halt so wenig Schatten-IT wie möglich.

Wenn das tägliche differentielle Backup nach Update von Windows 10 auf 11 plötzlich immer 10 GB statt vorher meistens 1 GB groß ist, wird man schon stutzig.

Wie schon mehrfach gesagt, das lässt sich ja nun einfach lösen.

Und auch, wenn Prozesse plötzlich manchmal mehr oder weniger lange hängen.

Du hast aber nicht auch noch irgendeine zusätzliche "Sicherheitslösung", die in der .pst Datei rumfummelt?

PS: Ein wenig grotesk ist es schon, dass bestimmte User hier den Fehler immer beim Anwender suchen und so "lobenswerte" Firmen wie Microsoft koste was es wolle verteidigen.

Ich schaue zuerst mal, ob ich so einen Fehler nachstellen kann oder aus dem von mir betreuten Umfeld kenne. Und wenn das nicht der Fall ist, kann ich zumindest davon ausgehen, dass es kein allgemeines Problem ist.
Daher muss ich davon ausgehen, dass dein System dort ein Problem hat. Ob dieses Problem am Ende auf einen Fehler auf Seiten Microsofts oder eine seltsame Konfiguration zurückzuführen ist, weiß ich zu dem Zeitpunkt nicht.
Grundsätzlich ist aber die Konstellation Outlook + Windows so weit verbreitet, dass selbst seltene Probleme, die durch irgendwelche Bugs verursacht werden, irgendwie Öffentlichkeit bekommen. Wenn sich da in den weiten der Newsseiten auch nichts tut, scheint es wohl dann wirklich auf ein Problem deines konkreten Systems hinauszulaufen. Davon bist du der Admin.

aber wie funktioniert die Suche wenn man Outlook rein im Browser verwendet? Da kann ja nichts auf dem System indexiert werden.

"Outlook rein im Browser" kann man nur nutzen, wenn das Postfach bei Microsoft liegt. Wenn hier .pst Dateien im Spiel sind, wird das wohl nicht der Fall sein. Insofern kann er vielleicht die Webmail-Dienste seines Postfach-Anbieters nutzen, aber Webmail nutzt man an sich nicht freiwillig, wenn man an ein vollständiges Groupware-Programm gewohnt ist...

 

[Hubot]

Ah macht Sinn danke

 

[dark_rider]

Wie schon mehrfach gesagt, das lässt sich ja nun einfach lösen.

Naja, die Suchindizierung für Outlook zu deaktivieren ist keine richtige Lösung, denn die (schnelle) Suche in Outlook wird benötigt - genauso wie bis vor kurzem unter Windows 10, wo sie ja noch ohne negative Seiteneffekte funktionierte. Ich behelfe mir nun so, dass ich den Systemordner mit dem Suchindex vom Backup ausschließe - auch nicht ganz optimal, und die wiederkehrende (zudem bis vor Windows 11 bei gleicher Funktion gar nicht nötige) Systemlast bleibt, aber erträglicher.

Du hast aber nicht auch noch irgendeine zusätzliche "Sicherheitslösung", die in der .pst Datei rumfummelt?

Sowas läuft bei mir nicht.

Ich schaue zuerst mal, ob ich so einen Fehler nachstellen kann oder aus dem von mir betreuten Umfeld kenne. Und wenn das nicht der Fall ist, kann ich zumindest davon ausgehen, dass es kein allgemeines Problem ist.
Daher muss ich davon ausgehen, dass dein System dort ein Problem hat. Ob dieses Problem am Ende auf einen Fehler auf Seiten Microsofts oder eine seltsame Konfiguration zurückzuführen ist, weiß ich zu dem Zeitpunkt nicht.
Grundsätzlich ist aber die Konstellation Outlook + Windows so weit verbreitet, dass selbst seltene Probleme, die durch irgendwelche Bugs verursacht werden, irgendwie Öffentlichkeit bekommen. Wenn sich da in den weiten der Newsseiten auch nichts tut, scheint es wohl dann wirklich auf ein Problem deines konkreten Systems hinauszulaufen. Davon bist du der Admin.

Früher dachte ich genauso. Es war allerdings erst kürzlich beim Outlook-CPU-Bug wieder mal so: Wenn Outlook nicht ständig abstürzt oder Fehlermeldungen anzeigt, bemerkt andere Bugs so gut wie niemand. Microsoft kam dann auch erst mit genau Deiner Argumentation, bis sich ein Agent die Mühe machte, es nachzustellen. Hier war es ähnlich. Selbst bei vielen Millionen betroffener User waren es in der Sache lediglich eine einstellige Zahl, die sich dazu gemeldet haben, eben weil es nur sehr mühsam bis fast unmöglich ist, es dort zu melden - als Antwort bekommt man immer nur Arbeitsaufträge, etwas auf dem eigenen System zu probieren, und wenn das nichts bringt, wird der Kontakt irgendwann beendet. Ein Bug bei Microsoft, diesen aufnehmen und prüfen + korrigieren? So gar nicht vorgesehen, quasi null Chancen!

 

[Ravensberger]

Moin,

Microsoft nennt Outlook doch mittlerweile "Outlook classic" und hat ein "Outlook New" für Privatanwender eingeführt.
Unabhängig von den technischen Gründen, die dahinter liegen können, oder dem organisatorischen Willen, heißt das doch: Es geht zu Ende mit Outlook, wie wir es seit Jahrzehnten nutzen.

Die Frage lautet eher: Wie komme ich aus der Nummer heraus und wohin kann ich mein Mailing migrieren.

 

[Mornsgrans]

Ich behelfe mir nun so, dass ich den Systemordner mit dem Suchindex vom Backup ausschließe - auch nicht ganz optimal,

Und dann wunderst Du Dich, dass nach jedem Windows Update massenhaft neue Indizes erzeugt werden? - Bei jedem Windows Update werden zahlreiche Dateien durch neuere überschrieben. Sollten dazu noch verborgene Systemdateien mit indiziert werden, betrifft das auch die Registry, die sehr oft geändert wird.

die Suchindizierung für Outlook zu deaktivieren ist keine richtige Lösung

Es IST eine Lösung, um eingrenzen zu können, ob die Aktivitäten der Indizierung an Outlook bzw. der PST-Datei liegt oder eben im Dateisystem.

Wenn Du aber auch Systemordner indizierst (warum eigentlich?), liegt der Verdacht nahe, dass dieses die Ursache sein wird. Dann läge ich auch mit meiner Vermutung richtig, dass das Problem vor der Tastatur zu finden ist und nicht darunter.

Da nützt es auch nicht, alle meine Beiträge in deinen Threads nachträglich mit Daumen runter oder Facepalm zu versehen...

 

[dark_rider]

Wenn Du aber auch Systemordner indizierst (warum eigentlich?), liegt der Verdacht nahe, dass dieses die Ursache sein wird. Dann läge ich auch mit meiner Vermutung richtig, dass das Problem vor der Tastatur zu finden ist und nicht darunter.

Das ist leider die Standard-Annahme von Hotlinern. Abweichungen davon werden oft für unmöglich gehalten und User, die einen Bug melden, so lange mit "probier dies, probier das" traktiert, bis sie lieber entnervt aufgeben.

Und dann wunderst Du Dich, dass nach jedem Windows Update massenhaft neue Indizes erzeugt werden? - Bei jedem Windows Update werden zahlreiche Dateien durch neuere überschrieben. Sollten dazu noch verborgene Systemdateien mit indiziert werden, betrifft das auch die Registry, die sehr oft geändert wird.

Wenn Du aber auch Systemordner indizierst (warum eigentlich?), liegt der Verdacht nahe, dass dieses die Ursache sein wird. Dann läge ich auch mit meiner Vermutung richtig, dass das Problem vor der Tastatur zu finden ist und nicht darunter.

Das hast Du jeweils falsch gelesen:
- Ich schließe den Systemordner mit dem Suchindex vom Backup (Image von C: ) aus. Indiziert wird aber nur das Benutzerverzeichnis, keine Systemordner (Sucheinstellung "klassisch", nicht "erweitert").
- Der Search Indexer wird auch nicht nach jedem Windows Update, sondern u.a. (auch sonst, aber dann immer) nach jedem Neustart aktiv, auch ohne vorheriges Windows Update.

Es IST eine Lösung, um eingrenzen zu können, ob die Aktivitäten der Indizierung an Outlook bzw. der PST-Datei liegt oder eben im Dateisystem.

Der Suchindex verändert seine Größe immer stark, wenn Outlook läuft und danach. Das ist nicht mehr die Frage.

Da nützt es auch nicht, alle meine Beiträge in deinen Threads nachträglich mit Daumen runter oder Facepalm zu versehen...

Das war nur eine Reaktion auf Deine vorherigen entsprechenden Reaktionen. Können wir gern beilegen.

Microsoft nennt Outlook doch mittlerweile "Outlook classic" und hat ein "Outlook New" für Privatanwender eingeführt.
Unabhängig von den technischen Gründen, die dahinter liegen können, oder dem organisatorischen Willen, heißt das doch: Es geht zu Ende mit Outlook, wie wir es seit Jahrzehnten nutzen.

Die Frage lautet eher: Wie komme ich aus der Nummer heraus und wohin kann ich mein Mailing migrieren.

Nicht ganz verkehrt, immerhin soll Outlook classic aber noch "bis mindestens 2029" von MS unterstützt werden (also Sicherheitsupdates bekommen).

 

[dark_rider]

Oh Wunder, Microsoft gesteht hier ohne Diskussion einen Bug ein, empfiehlt als Workaround das Herausnehmen von Outlok aus der Suchindizierung und kündigt einen Fix an:

Outlook (classic) on Windows 11: High search index workload - Microsoft Q&A

Hello, after update from Windows 10 to 11, search indexer has changed in so far that Outlook (classic) repeatedly causes high search index workload. This was not the case with Windows 10. First, when the search index is completed for user files and for…

learn.microsoft.com

 

[Mornsgrans]

Der Fix Workaround ist ja nicht neu - s.o.

 

[dark_rider]

Du meinst wohl den genannten Workaround - der Fix folgt ja hoffentlich noch!

 

[der_ingo]

Oh Wunder, Microsoft gesteht hier ohne Diskussion einen Bug ein

Na warten wir mal ab. Das ist nicht Microsoft. Wenn da "Microsoft External Staff" steht, ist das irgendein Dienstleister, der Supporter auf die Foren loslässt. Solange da nicht irgendwo direkt bei MS ein KB-Artikel erscheint, der das Problem beschreibt, idealerweise auch eine Lösung bringt, glaube ich da wenig von.