Kennt sich hier jemand gut mit Outlook aus? Wie werde ich doppelte E-Mails los?

Aviator

Aviator

Meisterhoppler
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Hi Leute,

ich bräuchte mal wieder eure Hilfe. Die letzten Tage habe ich mich dem neuen Laptop meines Onkelz rumgeschlagen, aber das will nicht ganz so wie ich will.

Ausgangslage:
Alter Laptop mit Windows Vista, mehreren Windows-Benutzern und Outlook das mit einem E-Mail Konto bei Arcor verknüpft ist


Hier ist es so, dass die Windowsnutzer sich quasi das installierte Outlook teilen (da mein Onkel und seine Frau nur eine gemeinsame E-Mail-Adresse haben). Hierzu ist die ".pst" für Outlook nicht in einem Benutzerordner sondern im Ordner "öffentliche Dokumente" (in Windows gespeichert).

Was soll gemacht werden:
Es soll sowohl über die Nutzer des alten Rechners, als auch über einen neuen Rechner (ebenfalls mit mehreren Windowsnutzern) auf die E-Mails zugegriffen werden können.

Was wurde bereits gemacht:
Als ich das Notebook in die Finger bekam, war Outlook wohl nicht für alle Nutzer installiert, sondern nur für einen der beiden Nutzer (im anderen Nutzer kam beim Öffnen von Outlook eine Meldung, dass man es erst einrichten müsse).

Ich habe als erstes dafür gesorgt, dass sowohl auf dem alten Laptop als auch auf dem neuen Laptop die Mails abgerufen und im Posteingang angezeigt werden (indem nach Abruf eine Kopie auf dem Server mit der Adresse belassen wird).

Anschließend habe ich auf dem neuen Laptop im Benutzer mit funktionierendem Outlook eine Kopie der ".pst"-Datei erstellt, diese unter "öffentliche Dokumente" (in Windows gespeichert). Über die darauffolgende Fehlermeldung, dass die ".pst"-Datei nicht gefunden werden könnte, habe ich die unter "öffentliche Dokumente" gespeicherte ".pst"-Datei als Quelle ausgewählt.

Sowei funktioniert das nun ganz gut, aber:

In beiden Nutzerkonten auf dem neuen Rechner funktioniert Outlook nun (Senden+Empfangen geht), aber ungelesene E-Mails werden (in beiden Windows-Konten) nun jedesmal mindestens doppelt abgerufen.



Ich habe schon im Internet gesucht und nicht wirklich das richtige gefunden. Was ich gefunden habe, war, dass man bei der Installation von Outlook wohl wählen kann, ob man es für "alle Nutzer" oder nur für "einen Nutzer" installieren kann. Diese "Installation für alle Nutzer" habe ich über das Verschieben + neu zuweisen der ".pst"-Datei versucht.

Ich tendiere nun eigentlich dazu, die ".pst"-Datei zu sichern und das Outlook einfach nochmal neu zu installieren, da ich das für die sauberste Lösung halte.


Nun die Frage an euch - was denkt ihr? Wisst ihr eine Lösung?

Vielen Dank vorab und schöne Grüße
 
Mornsgrans schrieb:
Die entstehen, weil sie einmal als Nutzer A und einmal als Nutzer B abgerufen werden. Outlook Nutzer A holt Mails ab und belässt sie wunschgemäß im Postfach. Nach Wechsel auf Nutzer B werden die gleichen Mails als "neu" erkannt, da "B" diese ja noch nicht abgerufen hat. Darum werden diese Mails erneut heruntergeladen.

Aviator wird nicht umhin können, für jeden User einen eigenen Account und damit ein eigens Outlook-Profil anzulegen, wenn er diesen Konstrukt beibehalten möchte.
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Auf dem alten Rechner ist das Konstrukt ja wunschgemäß eingerichtet (da ist die ".pst" Datei aber auch unter "users/public/etc." gespeichert. Das müsste dann ja doch auf dem neuen Rechner auch funktionieren.

@famkar - danke für das Angebot. Da muss ich natürlich erst meinen Onkel fragen ob er das möchte (bei mir selbst ist kein Outlook installiert, sodass ich die Schritte nachvollziehen und dann bei ihm nachbauen könnte).
 
famkar schrieb:
Meines erachten hat IMAP den Vorteil der Wiederherstellung, wer nun auch noch seine Outlook.pst bzw. Archiv.pst, soweit diese genutzt werden, ebenfalls regelmäßig sichert ist bei einem Festplattenschaden auf der sicheren Seite.
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Ja, aber dies spielt nur auf Geschäftskonten eine Rolle, wo komplizierte Transaktionen und Verhandlungen ständig präsent und über längere Zeit auf "dritten Servern" nachvollziehbar sein müssen. Privat ist IMAP gut, weil Outlook per Archivierung für Ordnung sorgt und man seine Archivdateien selbst sichern kann.

famkar schrieb:
Übrigens werden auch Kalender und Kontakte in der .PST abgelegt.
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Nicht nur das, Outlook bring auch einen Junk-Mail-Filter mit, der die gröbsten Entgleisungen aussortiert und in dem man auch selbst unerwünschte Email-Empfänger aussortieren kann. :)
 
Update:

Heute hatte mein Onkel mal wieder Zeit sodass wir uns das ganze nochmal ansehen konnten. Er hat nun Outlook neu installiert und es scheint auch alles ganz gut zu funktionieren - bis auf eine Kleinigkeit:

Momentan greifen jetzt 4 Windows-Benutzer über 2 Rechner auf ein und dasselbe E-Mail Konto bei Arcor zu (POP3). Damit das überhaupt funktioniert, musste ich natürlich die Option "Kopie auf dem Server belassen" aktivieren. Diese scheint jedoch nun dazu zu folgendem:

Benutzer "A" auf Rechner" A hat Outlook offen und erhält eine E-Mail und liest die. Meldet sich nun Nutzer "B" an Rechner "A" an und öffnet Outlook, so zeigt das Programm die von Benutzer "A" gelesene Nachricht an und lädt die Nachricht erneut auf den Rechner herunter.

Das kann ich abstellen, indem ich die Option "Kopie auf Server belassen" deaktiviere. Daraus ergibt sich dann leider ein weiteres Problem:

Rechner "B" kann die Mails dann nicht von Arcor abrufen, da keine Kopie mehr auf dem Server steht.


Wenn ich das ganze Konstrukt richtig durchblicke ist es also so, dass das bisherige Konstrukt (nur auf Rechner "A") nur deshalb funktioniert, weil keine Kopie auf dem Server belassen wird. Um Rechner "B" in das Konstrukt einzubinden, müsste ich die Kopie aber haben oder?

Als Alternativlösung kommt mir gerade in den Sinn, ob es nicht möglich wäre die ".pst" Datei entfernt von den beiden Rechnern zu speichern, z.B. auf einem USB-Stick der in einem Router steckt. Ginge so etwas?
 
Zuletzt bearbeitet:
Alles zu wackelig und zu sehr abhängig von "wenn"s. - Mache Nägel mit Köpfen und richte IMAP-Konten ein und zwar für jeden User ein eigenes.
 
Aviator schrieb:
Momentan greifen jetzt 4 Windows-Benutzer über 2 Rechner auf ein und dasselbe E-Mail Konto bei Arcor zu (POP3). Damit das überhaupt funktioniert, musste ich natürlich die Option "Kopie auf dem Server belassen" aktivieren.
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OMG :facepalm::facepalm::facepalm:

Mornsgrans schrieb:
Mache Nägel mit Köpfen und richte IMAP-Konten ein und zwar für jeden User ein eigenes.
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+1. Auf jeden Fall ein Fall für IMAP.
 
linrunner schrieb:
OMG :facepalm::facepalm::facepalm:


+1. Auf jeden Fall ein Fall für IMAP.
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@linrunner - könntest du dein Entsetzen bitte näher ausführen? Ich persönlich kenne mich mit dem ganzen Zeug halt nicht wirklich aus, aber er hat sonst niemand den er fragen kann.
 
Wie denn dann bitte zwei Konten? Ich steh grad etwas auf dem Schlauch. Zwei Nutzer in Outlook?
 
Aviator schrieb:
Wie denn dann bitte zwei Konten?
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Na gar nicht zwei Konten. Morns hat sich hier leider etwas mißverständlich ausgedrückt und nur allgemein von E-Mail Konten gesprochen. Und ein solches (also ein einziges E-Mail Konto) sollten in so einem Fall wie Deinem, halt am besten mit IMAP auf den Rechnern mit IMAP als Protokoll (anstatt POP3) betrieben werden.

Bei IMAP werden die E-Mails zwischen dem Server und den verschiedenen Clients an den Rechnern synchronisiert. POP3 kopiert nur, was dann zu einem üblem Kuddelmuddel bei dieser Protokollart führen kann, wenn man ein E-Mail Konto (also das auf dem Server) mit mehreren E-Mail Clients (also der Software auf den Rechnern) betreibt.
 
Aviator schrieb:
Als Alternativlösung kommt mir gerade in den Sinn, ob es nicht möglich wäre die ".pst" Datei entfernt von den beiden Rechnern zu speichern, z.B. auf einem USB-Stick der in einem Router steckt. Ginge so etwas?
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http://blogs.technet.com/b/askperf/archive/2007/01/21/network-stored-pst-files-don-t-do-it.aspx

Aviator schrieb:
könntest du dein Entsetzen bitte näher ausführen?
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Ganz einfach, POP3 ist in keinster Weise für diesen Einsatz ausgelegt. Wenn dir der Server einen IMAP-Zugang anbietet mach es einfach damit, ist ja schon oft genug vorgeschlagen worden. Wenn du ein 2. Outlook-Profil anlegst kannst du das sogar ausprobieren ohne die bestehende Konfiguration gleich zu löschen.
 
Danke euch. Das werde ich dann wohl mal tun müssen. Mit imap habe ich leider bisher keine Erfahrung gesammelt (ich persönlich rufe mein Mails noch immer über die Webseite des Postfachproviders ab :pinch:)
 
So Leute, jetzt muss ich das noch mal hochholen. Ich hab mich jetzt mal näher mit IMAP beschäftigt und dabei tauchte noch ein (für mich entscheidende Frage) auf, die ich so nicht klären konnte:

Wenn ich mit Nutzer "A" auf das E-Mail-Postfach zugreife und eine Mail lese, dann wird diese ja bei Nutzer "B" auch als gelesen markiert, da der Status ja vom Server übernommen wird. Ist es irgendwie möglich, dass auch Nutzer "B" diese Nachricht als ungelesen sieht?

Dank euch.
 
Gut, dan hab ich jetzt die Schnauez voll. Jeder bekommt eine eigene Adresse und ihre Kontakte sollen dann halt einfach die Mail an beide addressieren.
 
Ich würde für beide zusammen eine Email-Adresse einrichten die ich dann auf beide Konten verteile. Sprich also "gemeisam@e-mail.de" dann auf die Adressen "NutzerA@e-mail.de" und "NutzerB@e-mail.de" weiterleiten. Und als Antwortadresse jeweils "gemeinsam@e-mail.de" einrichten. Dann sollte das ohne Aufmerksamkeit bei den Kontakten laufen.
 
Dazu muss diese Weiterleitungsregel auf dem Mailserver des Anbieters eingerichtet werden. Web.de und GMX bieten dies beispielsweise an.

Könnte im Postfach von "gemeinsam@xxxx" so aussehen:
"Nach Erhalt einer Nachricht diese an "emil@xxxx" und "berta@xxxx" weiterleiten, danach löschen."
 
Mornsgrans schrieb:
Dazu muss diese Weiterleitungsregel auf dem Mailserver des Anbieters eingerichtet werden. Web.de und GMX bieten dies beispielsweise an.

Könnte im Postfach von "gemeinsam@xxxx" so aussehen:
"Nach Erhalt einer Nachricht diese an "emil@xxxx" und "berta@xxxx" weiterleiten, danach löschen."
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Dies halte ich auch für eine gute Lösung. Ich weiß ja nicht wie alt Tante und Onkel von Aviator sind. Aber bei Computerdinos muss alles nur funktionieren. Wie, ist ihnen vollkommen egal.
 
Danke für diese schicke Lösung. Daran habe ich noch garnicht gedacht. Diese Lösung bietet sich ja schon von daher an, da dann nicht alle Kontakte darüber informiert werden müssen, dass es jetzt zwei neue Mail-Adressen gibt.

Da könnte ich dann sogar mit POP3 arbeiten, das scheint meinem Onkel irgendwie lieber zu sein, da er die Mails dann wohl sicherer wähnt (da ja auf seinem Rechner gespeichert).
 
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