MS Outlook - Suche Verbesserungslösung mit neuen Notebook

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tommyxp

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13 Nov. 2016
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Hallo zusammen,
ich habe die letzten Jahren auf meinem "alten" Notebook mit Windows 10 und MS Office 2016 gearbeitet. Beides hatte ich damals als Kaufvariante mit Einzelplatz Lizenz gekauft. Das MS Outlook 2016 ist für mich eine wichtige Office Anwendung für E-Mails, Kontakte und Kalender. Ich habe mir nun ein neues Notebook mit Windows 11 gekauft. Mit dem neuen Notebook möchte ich nun einige Dinge verändern, wo ich in Zukunft flexibler sein möchte was Office (Kalender, Kontakte und E-Mails) betrifft.

Aktueller Stand ist bisher:
  • MS Outlook 2016 sind meine aktuelle E-Mails sowie mein Archiv der letzten 19 Jahre drin
  • Die lokale Outlook.pst Datei hat eine Größe von ca. 9,2GB und die Archiv.pst eine Größe von ca. 1,5 GB
  • MS Outlook damals angefangen mit 2003, 2007 und die letzten Jahr mit 2016
  • alle meine Kontakte und Kalender Einträge werden ebenso über Outlook gepflegt
  • für die Synchronisation der Kontakte und Kalender Einträge mit meinem iPhone, stecke ich dies einmal in der Woche dran, anschließend wird die Synchronisierung über iTunes gemacht
  • Mein E-Mail Postfach ist über POP3 und SMTP in Outlook hinterlegt
  • Die PST Dateien werden regelmäßig auf ein NAS gesichert

Was ich mir wünsche für die Zukunft:
  • Ich möchte in der Zukunft flexibler sein beim Zugriff auf meine E-Mails (relevant sind E-Mails der letzten 180 Tage), Kontakte und Kalender Einträge von einem beliebigen internetfähigen PC
  • Die Synchronisierung der Kontakte und Kalendereinträge zwischen Outlook und iPhone soll automatisch und Echtzeit erfolgen
  • Das MS Office als Online Variante könnte ich mir vorstellen, wünsche mir aber das ich Outlook auch mal nutzen kann, wenn ich kein Internet habe bzw. Offline bin
  • Eine regelmäßige Datensicherung auf mein NAS der Outlook mit vollen Archiv ist mir sehr wichtig

Ich würde mich sehr über Eure Erfahrungen, Empfehlungen und Ratschläge freuen. Sowie Tipps wie und womit ich mein Wunschvorstellungen am besten umgesetzt bekomme.

Vielen Dank im Voraus
 
Genau aus dieser Ausgangslage heraus bin ich was Mailwesen angeht daxu übergenangen, mein Android/ Dein iPhone als Hauptdevice und MS Outlook als MailBackup zu betrachten. Gearbeitet wird Mail nur noch am Handy per IMAP dadurch habe ich auf allen Geräten stets den gleichen Mailbestand der letzten (meinetwegen) 180 Tage (dadurch entfielen bei Dir eh' die Sync). MS Outlook läuft dann alle 1-2 Monate einmal und schaufelt den Mailbestand sukzessive zu Backupzwecken auf die HDD auf, gearbeitet wird damit aber nicht, ist halt nur da. Es ist durchaus ein Paradigmenwechsel, wenn man ein Handy (zur Bearbeitung von Mailverkehr) und nicht den PC verwendet.
 
Zuletzt bearbeitet:
Ich habe ein ähnliches Problem.
Ich möchte mein Emails und vorallem die Anhänge mal sichern.
Zusätlich möchte ich von gmx zu Outlook 365 wechseln und zusätzlich das GMX-Konto mit Outlook verbinden.
Gibt es eine Möglichkeit die "alten" Emails und Anhänge so zu sichern, dass man sie dann noch öffnen und lesen kann?
Am liebsten Lokal auf einem NAS oder externen Festplatte.
 
tommyxp schrieb:
Ich würde mich sehr über Eure Erfahrungen, Empfehlungen und Ratschläge freuen. Sowie Tipps wie und womit ich mein Wunschvorstellungen am besten umgesetzt bekomme.
Zum Vergrößern anklicken....

Die einfachste Lösung dürfte sein, ein entsprechendes Microsoft Abo mit inkludiertem Exchange Online abzuschließen. Die Mails, Kontakte und Termine werden dann dort hin geschoben und sind jederzeit auf allen Geräten verfügbar.

Das lässt sich relativ problemlos zusätzlich zum vorhandenen Konto einrichten und dann einfach migrieren.

Ansonsten gibt es genügend andere Anbieter, die entsprechende Postfächer anbieten. Du solltest aber drauf achten, dass da nicht mehr POP oder IMAP genutzt wird, sonst hast du am Ende nur Mails synchron und keine Kontakte und Termine.

Einen entsprechenden Export in eine lokale PST zur Sicherung kannst du nach Bedarf anlegen. Auf allen Geräten sind die Daten auch offline verfügbar. Bei Outlook liegen sie dann in einer OST Datei als lokalem Cache.
 
Ich nutze für Mails IMAP, dadurch bin ich auf PC, Notebook, Android-Smartphone und Web-Frontend überall auf dem selben Stand.
 
Das sollte alles über eine Kombination aus IMAP für die aktuellen Mails der letzten 180 Tage, eine lokale pst für die älteren Mails und zusätzlich iCloud für Windows für die Synchronisation von Kontakten und Kalender mit dem iPhone zu machen sein.
 
StefanW. schrieb:
Ich nutze für Mails IMAP, dadurch bin ich auf PC, Notebook, Android-Smartphone und Web-Frontend überall auf dem selben Stand.
Zum Vergrößern anklicken....
Genau das ist das Zauberwort, ich hatte SMTP geschrieben aber ich meinte IMAP. Wie du sagst, von überall Zugriff auf den gleichen Mailbestand, egal ob iPhone oder PC oder Android.
 
Die können mit CalDAV/CardDAV abgeglichen werden. CalDAV-Synchronizer für Outlook (sofern noch notwendig) und DAVx für das Smartphone.
 
Klingt umständlich und muss serverseitig doch auch unterstützt werden.
 
Es geht doch um ein iPhone, da funktioniert das über iCloud doch ganz gut mit Kontakten/Kalender, allerdings nicht (mehr), wenn man auf dem iPhone den erweiterten Datenschutz für iCloud aktiviert hat.
 
Nun ging es im Ausgangsposting aber an sich um Outlook unter Windows und ein iPhone...

Und selbst wenn es um Android geht, wären das dann ja schon wieder mindestens zwei Konten, die überall eingerichtet werden müssten. Einmal das Mail-Konto des eigenen Postfachs mit der öffentlich genutzten E-Mail Adresse und dann noch ein Google Konto für Kontakte/Kalender.

Solange man nicht sowieso als Haupt-Adresse ein Gmail Konto nutzt, ist das also auch nicht so ideal. Mal abgesehen davon, dass ich persönlich gerade Google ja nun eher so wenig Daten wie möglich in die Hand geben würde. Apple, MS und Co. machen ihr Geld mit allen möglichen Diensten, aber Google macht Geld mit Daten. Da bin ich dann doch eher skeptisch.

So richtig elegant finde ich das alles nicht.

Da würde ich dann doch eher 3,70€ im Monat für einen Exchange Online Plan 1 ausgeben und hab damit ein Postfach, was mit einer Einrichtung auf allen Geräten geht, Mails, Kontakte und Kalender direkt beinhaltet und wo ich dann halt eine eigene Domäne anbinde.
 
Mich hat das mit meinen Freemailer-Konten (POP3 / IMAP) über die Jahre irgendwann total angefangen zu nerven, weil nie irgendwo etwas synchron war bzw. ich ständig damit beschäftigt war, alles so zusammenzuschustern, dass halbwegs ein vernünftiger "Gleichstand" auf allen Geräten (div. Thinkpads, iPhone & iPad) zustande kam.

Irgendwann hab ich mir eine eigene Domain (für die eigene Wunsch-E-Mail-Adresse) und ein hosted Exchange Konto bei OVH (Server stehen wohl in Frankreich) zugelegt. Der Spaß kostet mich inkl. Domain 4,57€/Monat und ich hab endlich Friede, Freude, Eierkuchen und alle Mails/Kontakte/Kalender synchron in Outlook auf meinen Windows-Geräten sowie in Mail auf meinen Apple-Geräten.

Anfangs hab ich noch meine Mails aus meinen Freemail-Adressen (hotmail, gmx, freenet) an mein neues Postfach weitergeleitet bzw. später dann die Freemailer-Konten sukzessive eingestampft, nachdem ich meine Registrierungen und Kundenkonten auf meine neue, "eigene" E-Mail-Adresse umgestellt hatte.

Seitdem hab ich auch Ruhe vor Spam-Mails.

Ich möchte es nicht mehr missen.
 
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