Mailarchvierung für kleinen Betrieb - jemand Erfahrungen mit ecoMAILZ?

[PPrecht]

Hallo,

ein Bekannter hat einen kleinen Betrieb. Bislang werden die Mails via Outlook per POP3 auf den PC geladen.
Durch große Anlagen sind die PST-Dateien relativ groß
Die vorhandenen PST Dateien werden regelmäßig auf externen Festplatten gesichert.
Damit ist es keine juristisch vollwertige Archivierung sondern nur ein Backup.

Jetzt soll es sauber geregelt werden und von der Handwerkskammer wurde das Programm ecoMAILZ empfohlen (https://www.ecodms.de/index.php/de/ecomailz).

Ich habe es mir einmal für ihn angeschaut - sieht von der Konfiguration ja relativ einfach aus.
Meine Postfächer in Outlook führe ich über POP3/SMTP , deshalb habe ich keine Kenntnisse via IMAP
Vielleicht gibt es ja einen Nutzer des Programms, der diese Fragen beantworten kann.

Folgende Fragen stellen sich nach dem ersten Einlesen:

1. Ich ging bisher davon aus, dass, wenn ich Mails aus Outlook (POP3) versende, diese im Postfach (Webmailer) nicht zu finden sind. So ist es auch, aber nach Installation des Programms stelle ich fest- eine per POP3 / SMTP aus Outlook versendete Mail taucht im Archivierungsprogramm unter Gesendet auf (??)
2. Bisher ging ich davon aus, dass damit auch die ausgehenden Mails im Archiv landen der Abruf auf IMAP umgestellt werden muss. Also heißt es dann wohl die vorhandene PST Datei zu sichern, das POP3 Postfach zu löschen, neu als IMAP-Postfach einzurichten und dann die Mails aus der gesicherten PST zu importieren. Nach den Erfahrungen aus 1 - wohl nicht??
3. Gibt es eine Möglichkeit, die vorhandenen Mails aus den PST-Dateien möglichst ohne Umweg über das IMAP Konto direkt in die Archvierung zu überführen oder muss der angedachte Weg unter 2 durhgeführt werden? Laut Programmbeschreibung gibt es eine Schnittstelle zum Dateisystem - aber statt des erhofften Imports aus einer PST Datei findet sich nur die Auswahl eines zu überwachenden Ordners?
4. Auf den 5 PC befinden sich zum Teil mehrere PST-Dateien - pro PC in Summe 20 - 50 GB. (Mails mit vielen Anlagen in zahlreichen Unterordnern) Wenn diese im IMAP Postfach wieder importiert werden wird dann der lokale Datenbestand regelmäßig mit den Daten auf dem Mail-Server abgeglichen - geht da bei einer 100.000er DSL Leitung nicht die Performance des Internetzugangs in die Knie?

Vielen Dank

 

[Mornsgrans]

Was sagen denn die Handbücher dazu?

 

[PPrecht]

Was sagen denn die Handbücher dazu?

Da es eine günstige Lösung ist, geben die Handbücher nicht viel dazu her.

Und Erfahrungen, ob die DSL-Leitung bei ständigem IMAP-Datenverkehr ausgelastet ist finden sich keine

 

[Aiphaton]

Und Erfahrungen, ob die DSL-Leitung bei ständigem IMAP-Datenverkehr ausgelastet ist finden sich keine

Eine 100k Leitung wird garantiert nicht durch IMAP ausgelastet. Dabei wird ja auch nicht permanent der gesamte E-Mail-Bestand hoch und runtergeladen, sondern es wird abgeglichen, ob neue Mails da sind, die werden dann angezeigt (bei reinem IMAP eigentlich auch nur runtergeladen, wenn man darauf klickt). Bei der Software werden sei vmtl. abgerufen und gespeichert, sonst macht das ja keinen Sinn^^.

 

[elchmartin]

Ich verstehe es nach Studium der homepage zumindest für thunderbird so, dass es ein plugin gibt. Ich nehme an über dieses werden die Mails exportiert.
Noch nicht 100% verstanden habe ich, wo die Sicherung erfolgt - lokal oder in der cloud?

Im schlimmsten Fall werden gesendete und empfangene Emails doppelt hoch oder runtergeladen, ich halte das bei einer 100er Leitung allerdings nicht für problematisch. Es sei denn, man verschickt sehr regelmäßig riesige Anhänge.

 

[xsid]

von der Handwerkskammer wurde das Programm ecoMAILZ

Die Handwerkskammer ist nicht umbedingt eine Referenz.
OT
Die haben in 15 Jahren oftmals noch nicht De-Mail verstanden.
Prüfungsergebnisse werden unverschlüsselt per Email versandt.
Eine Zwangsmitgliedschaftkörperschaft.

Welche weitern Softwarelösungen gibt es für IMAP Archivierung noch?

E-Mails rechtssicher aufbewahren mit der STRATO Mail-Archivierung

Deine E-Mails rechtssicher archivieren kannst Du bei STRATO mit der Software STRATO Mail-Archivierung. Unser Video erklärt die Details.

www.strato.de

E-Mail-Archivierung: Diese Irrtümer sollten Sie kennen

E-Mail-Archivierung: Ansgar Licher von LWSystems erklärt gängige Irrtümer und wie Sie mit Benno Mailarchiv die passende Lösung einsetzen.

www.univention.de

start - piler open source email archiving

www.mailpiler.org

 

[der_ingo]

Alternativ würde ich sonst mal Mailstore in den Raum werfen:

MailStore Server - E-Mail-Archivierung für Unternehmen

Die führende Software für rechtssichere E-Mail-Archivierung.

www.mailstore.com

Kann auch vorhandene PST Dateien importieren.

 

[PPrecht]

Ich verstehe es nach Studium der homepage zumindest für thunderbird so, dass es ein plugin gibt. Ich nehme an über dieses werden die Mails exportiert.
Noch nicht 100% verstanden habe ich, wo die Sicherung erfolgt - lokal oder in der cloud?

Die Daten werden lokal gesichert- Mit den Plugins für Thunderbird und Outlook kann der Nutzer im Mailprogramm die Entscheidungsfrist für die Aktivierung verkürzen oder beim Admin den Antrag auf Löschung ohne Archivierung stellen

 

[Argema]

zu 1.: Über alles andere würde ich mich wundern.
zu 3: von https://www.ecodms.de/index.php/de/ecomailz - Programm kann demnach auch POP3
" Automatischer Import von E-Mails
Sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen mit dem automatischen Import von E-Mails. Mit ecoMAILZ können Sie ab einem von Ihnen frei wählbaren Zeitpunkt den gesamten E-Mail-Verkehr problemlos archivieren. Egal, ob Sie E-Mails aus Ihrem Dateisystem oder von verschiedenen Mailservern und Groupware-Lösungen wie dem Microsoft Exchange Server, Microsoft 365 oder IMAP/POP3 importieren möchten – ecoMAILZ bietet Ihnen vielseitige Importmöglichkeiten, die Ihren Anforderungen gerecht werden. "

 

[PPrecht]

Mailstore und auch die Archvierung bei IONOS wurden auch schon angeschaut - erscheint aber zu teuer.
Obendrein gab es bei technischen Anfragen im Vorfeld erstaunliche Antworten.

Zum Beispiel: beim Abruf via POP3 gibt es ein Risiko, dass E-Mails verloren gehen

Auf meine Nachfrage, wie das zu verstehen ist gab es keine Antwort.

Und natürlich die Frage, wenn die im Laufe der Jahre in verschiedenen PST-Dateien angesammelten Mails in verschiedenen Unterordnern wieder in IMAP importiert werden wie dann die richtigen Daten zur Archivierung und Indizierung ermittelt werden kam keine Antwort.

Der Chef hat mittlerweile in 10 Jahren 84 GB an Outlookdateien (PST) angesammelt. die maximale Outlookdateigröße seitens MS soll bei 50 GB liegen.

Wenn ich jetzt das Postfach bei IONOS auf 50 GB aufbohre und die PST nach und nach importiere , dauert es ja einige Zeit bis diese von Outlook auf den Mailserver hochgeladen werden.

Können die von einer Archivierungssoftware wieder mit den richtigen Daten des Eingangs archviert werden.

Oder sagt man einfach : ab 01.10.2023 wird ordnungsgemäß archiviert, dr Rest bleibt in den Outlookdateien....?

Beitrag automatisch zusammengeführt: 2 Sep. 2023

zu 1.: Über alles andere würde ich mich wundern.
zu 3: von https://www.ecodms.de/index.php/de/ecomailz - Programm kann demnach auch POP3
" Automatischer Import von E-Mails
Sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen mit dem automatischen Import von E-Mails. Mit ecoMAILZ können Sie ab einem von Ihnen frei wählbaren Zeitpunkt den gesamten E-Mail-Verkehr problemlos archivieren. Egal, ob Sie E-Mails aus Ihrem Dateisystem oder von verschiedenen Mailservern und Groupware-Lösungen wie dem Microsoft Exchange Server, Microsoft 365 oder IMAP/POP3 importieren möchten – ecoMAILZ bietet Ihnen vielseitige Importmöglichkeiten, die Ihren Anforderungen gerecht werden. "

Ja, das hatte ich auch gesehen: tatsächlich werden beim POP3-geführten Postfach in Outlook bei Einsatz von ecoMAILZ auch die gesendeten Mails erfasst. Was das Sahnehäubchen wäre der Import der Mails aus den vorhandenen PST-Datei, aber bei Auswahl "Dateisystem" kann man nur einen zu überwachenden Ordner definieren - habe einen Ordner mit den PST gewählt aber da passierte nichts....

 

[zwieblum]

Kennt jemand die 7 Ps? "Proper Planning and Preparation Prevent Piss-Poor Performance" ... und wenn man IMAP am eigenen IMAP Server verwendet gibt's das Problem nicht ... und wenn man maildir statt mailbox verwendet gibt's das Problem nicht ... (und wenn das Wörtchen "wenn nicht wär' ...)

 

[xsid]

und wenn man IMAP am eigenen IMAP Server verwendet gibt's das Problem nicht ... und wenn man maildir statt mailbox verwendet gibt's das Problem nicht ... (und wenn das Wörtchen "wenn nicht wär' ...)

Guten Morgen, kannst Du den Weg grob aufzeigen?

Maildir – Wikipedia

de.wikipedia.org

Der Zwang zur Archivierung: Gibt es ein E-Mail-Archivierungsgesetz?

Für die Pflicht der E-Mail-Archivierung gibt es kein zentrales Gesetz. Die Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen ▶

www.d-velop.de

Ist die Archivierung dann revisionssicher?

@PPrecht
Ich vermute fast, dass dein Bekannter sich mit der DGVO noch nicht auseinander gesetzt hat, bzw. jede Email speichert.

 

[PPrecht]

Ich vermute fast, dass dein Bekannter sich mit der DGVO noch nicht auseinander gesetzt hat, bzw. jede Email speichert.

Genaus so ist es, er hat im Grunde nur ein Backup der PST Datein bzw. ein wöchentliches Backup pro PC via MOBackup und keine gesetzekonforme Archvierung. Das soll jetzt alles schnell und kostengünstig nachgeholt werden.

Er hat sich schon verschiedene Lösungen angeschaut: direkt bei IONOS über die die Mails laufen, Mailstore und halt jetzt auf Empfehlung der Handwerkskammer ecoMAILZ.

Von den Kosten und dem Verwaltungsaufwand erscheint ecoMAILZ am einfachsten zu sein.

Haben jetzt schon ein bisschen rumgespielt: Bei den ersten Mailkonten, die über Outlook und POP3 abgerufen wrden tauchten in ecoMAILZ dann auch die gesendeten Mails auf. Haben jetzt aber zwei Mailkonten bei denen bei indentischer Einstellung in ecoMAILZ nur der Posteingang auftaucht - aber nicht die gesendeten. Habe dann neben dem IMAP Ordner "INBOX" auch "gesendete Objekte" zugeordnet - aber da auch keine Veränderung. Woran könnte das liegen?

 

[xsid]

Empfehlung der Handwerkskammer ecoMAILZ.

naja, .....................................

 

[Mornsgrans]

Die Handbücher lassen sich leider nur andeutungsweise über die Archivierung gesendeter Mails aus.
Bei IMAP- und Exchangekonten vermutlich kein Problem, da gesendete Mails als Kopie im Ordner "Gesendete Mails" im Postfach des Servers abgelegt sein dürften, eventuell erst nach aktivieren des Punktes "Kopie in 'Gesendete Mails' ablegen" der Mail Clients .

Bei POP und SMTP gibt es diese Möglichkeit nicht, gesendete Mails werden hier für die Archivierung unsichtbar gesendet.
Entweder die Konten auf IMAP umstellen oder alle ausgehenden E-Mails als BCC an ein "Journalkonto" senden, dessen Posteingang archiviert werden kann. - Das bedeutet aber, dass jeder Mailclient diesbezüglich konfiguriert werden muss (per GPO oder manuell).

 

[zwieblum]

Guten Morgen, kannst Du den Weg grob aufzeigen?

Wenn du einen IMAP Server in deiner Firma betreibst (nicht in der Klaut), dann hast du hoffentlich eine vernünftige Backupfstrategie. Die garantiert die automatisch eine "revisonssichere" Speicherung von Emails. (Maildir macht das für dich, wenn dein Mailclient die Senke für deine Mails ist - und du eine Backupstrategie hast). Der Rest der "Revisionsicern Speicherung" ist Schlangenöl - alle Funktionen sind bereits in deinem Mailclient (mit dem du ja wieder auf die Mails zugreifst) enthalten. Und die "revisionssicher Speicherung" ist nichts anderes als ein RO-Folder am IMAP - bevorzugt "Archiv" genannt und automatisch befüllt. Was die "Speicherung der Origialmails" angeht - die gibt's nicht. Jeder Server unterwegs ändert die Mail, jeder Client ändert die Mails - da werden wieder mal Leute für dumm verkauft.

 

[PPrecht]

Die Handbücher lassen sich leider nur andeutungsweise über die Archivierung gesendeter Mails aus.
Bei IMAP- und Exchangekonten vermutlich kein Problem, da gesendete Mails als Kopie im Ordner "Gesendete Mails" im Postfach des Servers abgelegt sein dürften, eventuell erst nach aktivieren des Punktes "Kopie in 'Gesendete Mails' ablegen" der Mail Clients .

Bei POP und SMTP gibt es diese Möglichkeit nicht, gesendete Mails werden hier für die Archivierung unsichtbar gesendet.
Entweder die Konten auf IMAP umstellen oder alle ausgehenden E-Mails als BCC an ein "Journalkonto" senden, dessen Posteingang archiviert werden kann. - Das bedeutet aber, dass jeder Mailclient diesbezüglich konfiguriert werden muss (per GPO oder manuell).

Das irritiert mich ja gerade: die Mails werden seit Jahren vie POP3 / SMTP bedient. Im Webinterface von IONOS ist daher erwartungsgemäß der Ordner Gesendete Objekte leer. Wenn ich in ecoMAILZ das Konto einbinde wird bei einem Teil der Konten trotzdem der Ordner "gesendete Objekte" gefüllt. Ich glaube, dies sind Mailkonten, die per Outlook bedient werden. Die, bei denen es nicht klappt werden evtl. ausschliesslich per Smartphone genutzt. Evtl. stimmt da im Mailclient eine Einstellung nicht.

 

[zwieblum]

Damit ist es keine juristisch vollwertige Archivierung sondern nur ein Backup

Rein Interesse halber: Wo steht das? Technisch gesehen kann er die Mails dann nur auf CD/DVD/BD brennen oder ausdrucken.

 

[Mornsgrans]

die Mails werden seit Jahren vie POP3 / SMTP bedient. Im Webinterface von IONOS ist daher erwartungsgemäß der Ordner Gesendete Objekte leer.

wird bei einem Teil der Konten trotzdem der Ordner "gesendete Objekte" gefüllt. Ich glaube, dies sind Mailkonten, die per Outlook bedient werden.

Dann vergleiche mal die Konteneinstellungen, besonders den Punkt "Kopie in 'Gesendete Objekte' ablegen" oder diese Konten werden als IMAP-Konten behandelt.

 

[PPrecht]

Dann vergleiche mal die Konteneinstellungen, besonders den Punkt "Kopie in 'Gesendete Objekte' ablegen" oder diese Konten werden als IMAP-Konten behandelt.

Mal in mein eigenes Outlook 2019 geschaut: Adresse wird über POP abgerufen und SMTP gesendet



Ich vermute dadurch wird verhindert, dass der Posteingang mit dem ersten Abrufen der Mail gelöscht wird.

Beim Abruf via POP gibt es keine spezielle Einstellung bezüglich "Gesendete Objekte"



Mal testhalber ein IMAP-Konto eingerichtet , da gibt es dann die Option "Keine Kopie gesendeter Objekte speichern"



Ok, das wäre ja ein Ansatz die Kontoeinstellungen der PC anzuschauen, bei denen keine Gesendete Objekte auftauchen

Beitrag automatisch zusammengeführt: 3 Sep. 2023

Rein Interesse halber: Wo steht das? Technisch gesehen kann er die Mails dann nur auf CD/DVD/BD brennen oder ausdrucken.

Die Frau war auf Seminar und da wurde es erzählt - aber da aktuell die PST gesichert werden (wöchentlich auf externen HDDs und 1 x die Woche per MO-Backup) besteht ja die Möglichkeit, die PST wieder in Outlook einzuhängen und dann Mails zu löscen oder zu verändern. Und auch eine DVD könnte man nach den vorgenommen Änderungen neu brennen.