E-Mail archivieren

[kubia]

Hallo,

ich bräuchte ein paar Anregungen. Ich habe mittlerweile einige Jahre an Mails auf diversen Computern und würde diese gerne irgendwie zentral zusammenführen und zwar idealerweise so, dass ich vom Desktop und vom Laptop drauf zugreifen kann. Der Zugriff muss nicht in Echtzeit geschehen - ich könnte mir gut vorstellen, dass man ein Archiv auf einer externen HD hat und alle paar Wochen halt Mails zum Archiv hinzufügt. Als Mailclients verwende ich Thunderbird und AppleMail, im Moment greife ich per IMAP auf mein Mailkonto zu.

Wichtig wäre halt, dass die Mails leicht zu durchsuchen sind.

Deshalb ein paar Fragen:

- In welchem Format archiviert man Mails am besten?
- Gibt eine spezielle Software (Freeware/OpenSource) für solche Aufgaben?
- Gibt es eine Alternative zur HD-Lösung, z.B. einen speziellen GMail-Account, den man nur als Archiv nutzt? Ich bin tendentiell kein großer Freund von Cloud-Backups, sondern hätte gerne Offline-Zugriff.
- Wie sollte man die Anhänge archivieren, damit die Zugehörigkeit zur Nachricht weiter zu erkennen ist?

Wie gesagt, ich bräuchte eher ein paar Anregungen als ein knallhartes Konzept. Ich habe ein wenig gegoogelt, aber außer ein paar kommerziellen Lösungen und vielen Seiten zum Thema der E-Mail-Archivierung in Unternehmen nicht so viel gefunden.

Vielen lieben Dank!

 

[Myon]

Aber das wäre dann keine (rechtssichere) ARCHIVIERUNG...

Außerdem hinkt dein Vergleich da PDF´s ja trotzdem durchsuchbar und veränderbar sind.

Und wo ist da Rechstsscicherheit bei den PDFs?

 

[moronoxyd]

Richtig, um rechtssichere Archivierung ging es mir nicht.
Dem Threadersteller aber anscheinend auch nicht, denn er redet ja davon, daß er seine Emails zusammenführen will, um dann darauf von verschiedenen Rechnern zugreifen zu können.

Ich rede hier davon, daß man ältere Emails, die man eher selten braucht, logisch (und ggfls. räumlich) von den aktuellen Emails trennt. Aber eben als Email erhält, so daß man sie im normalen Prozess wieder einsetzen kann. Eine Formatänderung nimmt dir diese Möglichkeit und erschwert es zumindest.

 

[helmut_grokenberger]

Deshalb ist das "rechtssicher" ja in Klammer. Wir reden hier ja auch von einer Privatperson. Ansonsten verstehe ich eben unter dem Wort "Archivierung" eben etwas anderes (aus dem Unternehmenskontext).

Außerdem bringt das hier den Themeninhaber nicht weiter. Ich wollte nur einen kleinen Input als Vorschlag liefern...

 

[kubia]

Zum Thema Cloud:

Wenn es so etwas wie IMAPsize - also inkrementelle Backups nach PlainText bei Erhalt der Ordnerstruktur - auch für schon per POP heruntergeladene Mails und als MBOX gespeicherte Mails gibt, wäre mir das natürlich am liebsten, weil ich mir dann ersparen könnte, erstmal alle Mails bei Gmail hochzuladen.

Rechskräftige Archivierung ist dagegen nicht wichtig, außerdem möchte ich gar nicht wissen, wie groß ein PDF aus einer mehrere GB großen MBOX-Datei wird.

 

[Myon]

Zum Thema Cloud:

Wenn es so etwas wie IMAPsize - also inkrementelle Backups nach PlainText bei Erhalt der Ordnerstruktur - auch für schon per POP heruntergeladene Mails und als MBOX gespeicherte Mails gibt, wäre mir das natürlich am liebsten, weil ich mir dann ersparen könnte, erstmal alle Mails bei Gmail hochzuladen.

Rechskräftige Archivierung ist dagegen nicht wichtig, außerdem möchte ich gar nicht wissen, wie groß ein PDF aus einer mehrere GB großen MBOX-Datei wird.

Ich weiß zwar nicht, ob dir das was taugt, aber ich benutze die Thunderbird-Erweiterung ImportExportTools. Damit kann ich alle ausgewählte Mails (egal ob 10 oder 1000) wahlweise als eml, html oder txt exportieren. Da es sich um normale Textdateien handelt, sind die exportierten Mails selbstverständlich auch leicht durchsuchbar. Einfach alles in einen Ordner packen und bei Bedarf durchsuchen. Ich mache das z.B. so, dass meine archivierten Mails thematisch sortiert sind, d.h. es gibt Ordner für e-Bay, Studium, Einladungen usw.

Alternativ könntest du vielleicht versuchen einen eigenen IMAP-Server einzurichten. Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn du einen Server zu Hause stehen hast (z.B. Seagate Dockstar, alter PC, irgendwas mit Intel Atom). Der IMAP-Server wäre dann nur für archivierte Mails da.

Ich persönlich würde keinesfalls alle meine Mails bei einem Anbieter hochladen, ganz egal ob Google oder z.B. GMX. Ist aber nur meine Meinung.

 

[kubia]

Eine thematische Ordnerstruktur habe ich auch, z.B. für die verschiedenen Mailinglisten.

Ja, ImportExportTools habe ich gerade beim Googlen auch noch entdeckt. Dann müsste ich lediglich 1x die Mails aus AppleMail nach TB importieren, aber das wäre ja doch ein wesentlich geringerer Aufwand.

Ein eigener IMAP-Server macht allerdings nicht soviel Sinn, glaube ich, auch wenn ich deine Bedenken wegen GMail teile.