Dokumentenmanagement für papierloses Büro

[ede-server]

Hallo,
ich möchte für meinen Haushalt ein papierloses Büro einführen und somit Ordnung im Arbeitszimmer schaffen. Hierfür sollen Dokumente eingescannt und elektronisch verarbeitet und abgelegt werden. Die Originaldokumente kommen in eine „Monatsmappe“ und landen im Keller in einem Karton. Jedoch ist für mir die elektronische Verarbeitung und Ablage noch nicht ganz geklärt. Ich stehe zwischen 4 Optionen: 1 Lokal und Benennung der Ordner und PDFs manuell, 2 Ablage auf NAS und manueller Benennung der Dateien, 3 Lokal und mit Anwendungssoftware (PaperPort, ecoDMS etc.) oder 4 auf NAS und mit Anwendungssoftware (Bsp. EcoDMS als VM oder Docker)

Vorteil von Option 1 ist die unabhängig vom Betriebssystem und der Anwendungssoftware.
Vorteil einer Option mit NAS ist der Zugriff von mehreren Endgeräten ortsunabhängig.

Ich würde gerne die Dokumente verschlagworten und auch diese Schlagworte mehrfach belegen. Bsp. die Rechnung für eine KFZ Inspektion soll dem Schlagwort Rechnung, dem Schlagwort Auto und dem Schlagwort 2018 zuordenbar sein.
Ferner ist mir eine einfache Suchkomponente der gescannten OCR Dokumente wichtig. Eine zusätzliche Navigation per Schlagwort (Bsp. zeige mir alle Rechnungen von 2017 und 2018 an) wäre ideal.
Vorteil einer lokalen und manuellen Lösung ist, dass die Dokumentenablage einfach mitgesichert werden kann und die Dokumente rasch kopiert und nicht vorher aus dem DMS/Anwendungssoftware extrahiert werden müssen.
Welche Anwendungssoftware für Windows verwendet ihr hierzu?

 

[xsid]

Projekt aus den Augen verloren, schon im Thread https://thinkpad-forum.de/threads/dokumentenmanagement-für-papierloses-büro.217331/page-3#post-2222051 erwähnt:

MAYAN

Mayan EDMS

The most advanced and scalable Free Open Source Document Management System

www.mayan-edms.com

Welcome to Mayan EDMS! — Mayan EDMS 4.9.2 documentation

GitHub - mayan-edms/Mayan-EDMS: Free Open Source Document Management System (mirror, no pull request or issues)

Free Open Source Document Management System (mirror, no pull request or issues) - mayan-edms/Mayan-EDMS

github.com

Features — Mayan EDMS 4.9.2 documentation

Entscheidungparameter-Sammlung:

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
docspell
https://github.com/docspell
Elm

hub.docker.com Pulls100K+   2 Stars

Elm ist eine funktionale Programmiersprache
für die deklarative Programmierung grafischer Oberflächen (GUIs) für Webanwendungen.
Elm kompiliert zu JavaScript und folgt dem Anspruch,
die typischen Aufgaben der Programmierung grafischer Oberflächen zu vereinfachen.

6. Februar 2022 um 22:00 Uhr
Sieht nicht mehr vielversprechend aus, wenn man die Github Insights anschaut…
Das übliche Problem vieler Projekte: zu wenig Manpower.
Es gibt nur zwei Hauptentwickler, der Rest trägt fast nichts bei.
Das ist bei einem DMS das langzeitstabil sein muss ein Problem
(siehe z.B. die Kommentare zur Situation bei paperless-ng und viele andere Projekte).
Vor einer Software-Entscheidung ist für mich daher immer der Blick in die Insights Pflicht.
Ich habe schon zu viele Projekte sterben sehen.
Und wenn dann mein digitales Archiv dran hängt, ist das mehr als blöd.

11. Februar 2022 um 17:17 Uhr
Zwei Punkte:
1. Docspell speichert alles in einer DB.
D.h. für Menschen, die ihre Originale sichtbar in einem Filesystem wünschen, ist das nichts.
Es gibt aber ein Export Befehl, der alle Dokumente mit Metadaten exportieren kann.
Das verdoppelt die Daten natürlich und ist kein 100% Ersatz.
Es gibt eine FAQ zu docspell, die beschreibt, warum man lieber in der DB bleibt:
https://docspell.org/docs/faq/#where-are-my-files-stored

2. Es gibt ein Script, dass Paperless-Dokumente importiert,
 so kann man beides mal ausprobieren, ohne die bereits mühsam importierten Dokumente nochmal zu verschlagworten:
https://github.com/eikek/docspell/issues/358
Das wird vermutlich auch für paperless-ng funktionieren.

Grundsätzlich bleibt aber meine Einschätzung bestehen, dass docspell deutlich mehr Ressourcen benötigt, als paperless-ng.
Aber dafür hat man mehr Flexibilität.
Was auch nicht vernachlässigbar ist:

Docspell ist weiterhin in Entwicklung und ist nicht von einer Person abhängig.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
Mayan-EDMS
https://github.com/mayan-edms/Mayan-EDMS
Python

hub.docker.com Pulls10K+  5 Stars

https://mayan-edms.com/index.html
BOSCH usw.




++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
paperless-ngx
https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx
Python

6. Februar 2022 um 19:40 Uhr
Bei Paperless NG liegt jedes Dokument im Orginal und
nochmal separat die von Paperless NG angepasste Version im Dateisystem
als stinknormale Datei (z.B. PDF) und du kannst sie jedeszeit kopieren
und in ein anderes Tool importieren, selbst wenn die Paperless NG Software keinen Mucks mehr macht
… nur die Metadaten könnten dann verloren gehen.
Das ist dann zwar auch ein Haufen Arbeit die wieder zu pflegen, aber es ist nichts verloren.
Bin gerade selber dabei eine Paperless NG Instanz zu füllen,
sind nun schon an die 3000 Dokumente geschafft ..

hub.docker.com Pulls10K+ 22 Stars


#######
drupal
https://www.drupal.org/
php

hub.docker.com Pulls100M+ 940 Stars

https://www.drupal.org/try-drupal

https://wiki.ubuntuusers.de/Archiv/Drupal/

https://www.drupalcenter.de/node/13211
Um das ganze Thema zu ergänzen:

Drupal eignet sich leider (noch) nicht als eigenständiges Doku- File- Management wie es oft als Archivierung benötigt wird.
Module sollen anhand einiger Drupal-Nutzer in Arbeit sein, doch es steht noch nichts Fixes fest!
Außerdem würde man für die gängigsten standardisierten Funktionen
extra Module benötigen (wovon jedoch nicht alle Benötigten entwickelt wurden)
damit man einen gleichwertigen Ersatz für ein konzipiertes DMS hätte.

https://pdf.iskysoft.com/de/pdf-tips/open-source-document-management.html
Drupal ist eine Software, die in allen Arten von Organisationen wie Krankenhäusern, Hochschulen, Regierungen, Medien und Verlagen und vielen mehr eingesetzt werden kann. Es kann digitale Dokumente starten, speichern, verwalten und skalieren, um den physischen Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Transparenz am Arbeitsplatz zu verbessern.
Merkmale:
Open Source Dokumentenmanagement-Lösung.
Hunderte von Werkzeugen zur Anpassung und Bearbeitung der Dokumente.
Intuitive Benutzeroberfläche und einfach zu bedienende Software.

Welches System, Docspell, Mayan, Paperless-ngx oder Drupal (Sonderstellung) ist am etabliertesten?

Wer hat die meisten Entwickler?

Welche Haupt-Sponsoren stehen hier den Projekten?

Mit welchem Projekt bekomme ich einen sanften Übergang von meinem Filesystem hin?
D. h. wenn ich die DMS Software wieder verwerfe, können die Dokumente ohne Arbeit in meinem jetzigen
Filesystem weiter verwendet werden. Die jetzt vorhanden Files können in das DMS übernommen werden.

Vor lauter Angebot kommen ich nicht wirklich zu eine Entscheidung. :-(

Vor ewigen Jahren hatte ich mit EloOffice angefangen und 5 Jahre genutzt, welches ich aber wieder verworfen habe.
Der Grund war der Wechsel zu Linux. Es gefällt mir nicht von einer Firma abhängig zu sein.

Beitrag automatisch zusammengeführt: 30 Aug. 2022

Matthias hat sich auch Gedanken gemacht:

DMS 2021 – wider dem Papierkrieg

Ich hatte mir schon lange vorgenommen Papierdokumente endlich mal "vernünftig" abzulegen. Dank Corona konnte ich mich mit Dokument-Management-Systemen beschäftigen und...

workpress.plattform32.de

Einzugsscanner am RPI

Um wichtige Briefe immer gleich zu archivieren, habe ich mir einen alten Fujitsu fi-5110C geleistet. Der läuft nun autark an...

workpress.plattform32.de

Github - rocketraman sane-scan-pdf

GitHub - rocketraman/sane-scan-pdf: Sane command-line scan-to-pdf script on Linux with OCR and deskew support

Sane command-line scan-to-pdf script on Linux with OCR and deskew support - rocketraman/sane-scan-pdf

github.com

Beitrag automatisch zusammengeführt: 31 Aug. 2022

Ich muss meine Aussagen von oben anpassen. Paperless-ng ist scheinbar EOL und wird nun von anderen Leuten als Paperless-ngx weitergeführt. Hab eben mal schnell die Migration gemacht. Ging super easy in weniger als 5 Minuten

Hallo, wie hast Du das konkret durchgeführt?

Beitrag automatisch zusammengeführt: 31 Aug. 2022

Ich muss meine Aussagen von oben anpassen. Paperless-ng ist scheinbar EOL und wird nun von anderen Leuten als Paperless-ngx weitergeführt. Hab eben mal schnell die Migration gemacht. Ging super easy in weniger als 5 Minuten

@detheo
Hallo, wie hast Du das konkret durchgeführt?

Beitrag automatisch zusammengeführt: 21 Sep. 2022

21.09.2022 hinzugefügt.

Anleitung für DMS Paperless auf Homeserver​

Papierloses Büro mit DMS Paperless-ngx auf Homeserver

Installiere Paperless-ngx mit Docker auf deinem Homeserver und verwandle dein Büro in ein papierloses System. Die komplette Anleitung für dein DMS-Setup.

deployn.de

Besonderheit:

Tika / Gotenberg​

Paperless kann in der oben ausgeführten Konfiguration keine “Office”-Dateien, wie zum Beispiel “.doc”, “.xlsx” und “.odt” verarbeiten. Versucht man diese hochzuladen, erscheint eine Fehlermeldung. Mithilfe von Tika und Gotenberg ist es möglich diese Dateitypen während des Uploads in PDF-Dateien zu konvertieren.

Nachteil: Die zusätzlichen Dienste verbrauchen Systemressourcen. Hat man nur 1-2 GB RAM, kann es mit dem Arbeitsspeicher kanpp werden.

12. Juli 2023 Last News 20. November 2022, eine Superseite
www.fotoandnet.de

www.fotoandnet.de

www.fotoandnet.de