Das papierlose Büro

[eddigob]

Moin Moin Allerseits,

ich möchte / bin gerade dabei mein Heimbüro auf "papierlos" umzustellen. Dafür fehlt mir a) noch die ein oder andere Software und b) ist ein wenig Diskussion und Input von außen, ja auch immer gut :thumbup:

Betriebssystem: Windows

Traumszenario:
1. Brief kommt an, wird geöffnet und mit einem Dokumentenscanner (ix500) gescannt
2. Dokument wird per WLAN autmatisch im .Inbox Ordner abgelegt
3. Nun sollte eine Routine das Dokument per OCR (Acrobat?) durchsuchbar machen
3.1 Ein Traum wäre nun eine Software die automatisch das Datum in Briefen erkennt und dieses als YYMMTT vor den Dateinamen schreibt
3.1 Weiter wäre es extrem Hilfreich wenn die Software ebenfalls, vordefinierte, Keywords wie "Sparkasse" auslesen könnte um nun automatisch den Dateinamen zu "YYMMTT - Sparkasse" zu ändern.
3.2 Zur Kontrolle bleibt die Datei im .Inbox Ordner und wird nun, händisch, in den finalen Ordner verschoben

Was wohl realistischer ist:
3. muss per Hand erledigt werden

Was dabei sehr hilfreich wäre:
> Eine Software überwacht den .Inbox Ordner und startet automatisch die OCR Erkennung sobald eine Datei hinzugefügt wird
> Ist dies abgeschlossen, wird die Datei in .InboxOCR verschoben
> .InboxOCR wird ebenfalls überwacht. Sobald eine Datei in diesem landet, öffnet sich eine weitere Software, zeigt die neu hinzugefügten Dokumente an, Schlägt letztvergebene Tags und Zielordner vor, und erleichtert so die Verschlagwortung und das editieren des Dateinamens
Gibt es auch Quasi schon: http://pdfscanmanager.blogspot.de/ allerdings würde ich mich über eine etwas optisch ansprechnedere Oberfläche sehr freuen (ja mir ist so etwas wichtig ) Kennt jemand vll eine Alternative?

Die eigentliche Archivierung und Backupstrategie:
> Findet auf der lokalen Festplatte statt
> Tägliches Backup durch Areca auf interne Backupfestplatte
> Monatliches Backup durch Areca auf eine externe Festplatte
> Ebenfalls ist ein monatliches Backup auf eine Netwerkfestplatte bei Freunden/Eltern angestrebt. Hier bin ich mir über die bestmögliche realisierung noch nicht ganz im klaren. Idee: eine einfache WD Mycloud Festplatte. Doch wie verschlüssle ich meine Daten effektiv auf dieser?


Sooo, und nun sind Anregungen gern gesehen. Habt Ihr selbst Erfahrungen, würdet Ihr etwas anders machen? Kennt Ihr heiße Softwaretipps?

Unter Mac scheint der Markt ja etwas solider zu sein was die Software anbelangt (Hazel, devonthink ...). Gute Startups wie Doo.net sind leider wieder eingestampft worden. Und den Cloudboom möchte ich nicht wirklich gerne mitmachen, wenn es um solch sensible Daten geht (paperorganizerapp.com, foxdox etc.)

Gruß,
eddi

 

[Mornsgrans]

mittels pdftotext kann der Inhalt eines PDF-Dokumentes in eine txt-Datei extrahiert werden, um etwa Inhalte noch zu indizieren.

Aber nicht bei gescannten PDF-Dokumenten, da sie als Grafik gespeichert sind. Darum müsste zuvor ein OCR-Programm drüberlaufen, das eh den erkannten Text separat speichert.

 

[eddigob]

Und weiter geht's.

Die pdf Dateien wurden zwar bereits durch den Scanner mittels OCR durchsuchbar gemacht, jedoch bislang noch nicht von der WIN 7 64bit Suche beachtet.
Abhilfe schafft Adobe PDF iFilter 64 (http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=5542). Kaum ist die Installation abgeschlossen werden die PDFs ebenfalls Indiziert und so bei der Suche beachtet.

Effekt: Und noch einfacher lassen sich die richtigen Dokumente wieder auffinden. :thumbup:

 

[.loona]

Also ich finde es schon sehr interessant mit dem Papierlosen Büro. Aber laut Geizhals kostet der Scanner 1500€ ... das finde ich doch ein wenig viel. Auch finde ich alle bisherigen Lösungen haben noch zu viel Handarbeit. Werde weiterhin (im Moment) nur das Scannen was relevant ist und nicht jeden Brief. Da kommt doch zu viel Mist...

 

[Delta]

Meine Kombi zum Scannen: Canon imageFORMULA P-215II und Abbyy FineReader 12.
Gespeichert wird als PDF/A mit OCR.

 

[eddigob]

Hi loona,
der vorgestellte Ablauf ist selbstverständlich mit jedem beliebigen Scanner umsetzbar. Eine günstige alternative wäre z.B. ein Fujitsu ScanSnap iX500.

Beitrag #18 angepasst. Die Einsortierung in der finalen Ordner erfolgt nun Vollautomatisch durch filejuggler.

 

[t4xx]

Warum sich kein All-in-one Geraet zulegen? Die koennen das doch auch, wenn auch die Qualitaet darunter leiden mag. Aber fuer Briefverkehr reicht die doch allemal aus.

 

[Koile]

Weil AIO-Geräte unpraktisch sind: Geht ein Gerät kaputt, ist alles kaputt. Durfte ich selbst erfahren, als beim B110a die Grätsche gemacht hat. Obwohl der Drucker nur mit Papierstau meckerte, konnte ich nicht mehr scannen.
Wenn man den Platz hat, ist m.E. eine separate Lösung die schlauere.

 

[eddigob]

Es geht ja nicht nur um die reine Scanqualität, die sollte wohl ähnlich gut sein. Die Mechanik ist jedoch grundverschieden. Ich möchte auch alle bereits bestehenden Dokumente scannen. Dadurch steht eine ganze Menge an, und das nervraubenste wäre wohl ein Kombigerät dessen Duplexeinheit nach den ersten paar tausend Scanns das Zeitliche segnet, oder öfters Papierstaus verursacht.

 

[t4xx]

Ich kauf doch keinen Scanner fuer 1000 Euro wenns ein AIO fuer 200 auch tun kann. Die Logik soll mir mal einer erklaeren! :facepalm:

Und schon garnicht fuer die paar Rechnungen, da ist mir Quali auch wurscht.

 

[Delta]

Je nach Papiermenge macht der teure durchaus Sinn, der frisst 52 S/min, mit Sicherheit duplex.
Wobei der Preisvergleich ziemlich hinkt, da kaum Angebote vorhanden sind.

Und wenn man viel zu digitalisieren hat würde ich auch zum Spezialgerät greifen und nicht zum "ich kann alles ein bisschen"-Gerät.