Rechtssichere E-Mail-Archivierung / Lösungen - Erfahrungsaustausch (MailStore)

[thommyf]

Hallo liebes Forum,

ich bitte euch, hier nur Erfahrungsberichte einfließen zu lassen und nicht Mutmaßungen oder ähnliches.

Ich arbeite bei einem Verband und wir benötigen als Ablösung der bestehenden Online-Archivierung eine Nachfolge-Lösung zur rechtssicheren Email-Archivierung.

Technische Daten:
- Exchange Server 2010 steht bei uns
- ca. 150 User
- Mailarchiv aktuell ca. 400 GB (5 Jahre) - muss integriert werden

Gibt es hier jemanden , der eine Lösung in ähnlicher Größe einsetzt und über seine Erfahrungen berichten kann ?
Interessant wäre, ob es eine Hausinterne Lösung ist (z.B. MailStore + SAN/NAS) oder eine gehostete und was diese kostet (monatlich / einmalig)
Hat z.B. jemand MailStore im Einsatz ,wenn ja , mit welchem VIREN/SPAM Schutz ?

Zu den Kosten: unser bisheriger Anbieter hat für diese Dienstleistung (Archivierung + Viren/SPAM Schutz) ca. 8000 Euro / Jahr gekostet.

Wer hier nicht öffentlich schreiben darf / möchte - es reicht mir per PN und evtl. ein Telefongespräch


Vielen dank schon einmal im Voraus !

 

[thommyf]

ich pushe mal...

 

[docgonzo]

Schon mal die Exchangeeigene E-Mailarchivierung angedacht?
Benötigt allerdings "größere" CALs

 

[Prosper]

Ich sage nur Mailstore oder Mailachiva - haben wir immer eingesetzt, sofern man nach der Gesetzeslage in DE geht, dann das Deutsche Produkt mailstore

 

[tuxpad]

Hi tommyf,

das Thema mit der "rechtssicheren E-Mail-Archivierung" ist nicht trivial. Grundsätzlich ist die Frage, welche rechtlichen Anforderungen Ihr konkret zu berücksichtigen habt.
Je nach Anforderung habt Ihr unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Bei der Dauer der Archivierung ist auch zu berücksichtigen, dass auch Attachments auch nach 10 Jahren wieder geöffnet werden können.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit sind die GoB und GoBs zu beachten:
GoB: http://de.wikipedia.org/wiki/Grundsätze_ordnungsmäßiger_Buchführung#Rahmengrunds.C3.A4tze
GoBS: http://de.wikipedia.org/wiki/Gobs


Nur mal ein paar Beispiele:

§239 Abs. 4 S. 2 HGB „Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.“

§261 HGB „Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen.

§147 AO definiert folgende Fristen:
- 10 Jahre für Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Bilanzen und Jahresabschlüsse
- 6 Jahre für Handels-und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung wichtig
...ach ja, darin wird auch noch eine "maschinenlesbare Auswertung" gefordert, weswegen es auch nicht hilft, Attachments beispielsweise als tiff zu speichern.

Gibt es bei Euch ein durchgesetztes (unbedingt auch kontrolliertes) Verbot der privaten E-Mail-Nutzung? Falls nicht hängt Ihr nämlich schon beim Datenschutz mit drin. Dann habt Ihr auch sicher Löschanforderungen zu berücksichtigen.

Einen ersten Überblick findest Du hier: http://www.gdpdu-wiki.de/verfahrensdokumentation/10-merksatze-des-voi/
Auch der Bitkom hat sich dazu geäussert: http://www.bitkom.org/de/themen/36342_32847.aspx

Das war jetzt nur mal eine ganz kurze Einführung zu den wichtigsten Fragestellungen. Erst wenn Du weisst, was auf Euch zutrifft, kannst Du nach einer geeigneten Lösung suchen. Rechtssichere E-Mail-Archivierung ist beinahe schon eine Wissenschaft für sich. Das dürfte auch die bislang schwache Resonanz auf das Thema erklären.

Viele Grüße

tuxpad