Papierloses Büro - Rechnungen digitalisieren - Originale vernichten?

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nini_knoxville

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8 Apr. 2011
Beiträge
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Hi,

ich bin gerade wieder dabei meine sämtlichen Unterlagen mit meinem neuen Drucker/Scanner zu digitalisieren. Allerdings habe ich eine "rechtliche" Frage. Kann ich, nachdem ich meine Rechnungen digitalisiert habe (S/W PDF mit OCR für Datenbank), die Originale vernichten? Eigentlich benötige ich Rechnungen höchstens ein mal im Jahr für das Finanzamt zwecks Steuererklärung. Sind dort Kopien, also Ausdrucke der digitalisierten Rechnungen rechtens? Im Internet finde ich eigentlich nur was Firmen betrifft und dazu irgendwelche Vorschriften.

Grüße..
 
Für Werbungskosten musst Du gar keine Belege mehr einreichen (Vorschrift wurde vor ein paar Jahren mal geändert). Bei einer Nachfrage meines FAs habe ich Ausdrucke der Scans geschickt, die wurden akzeptiert.
 
find ich echt praktisch: Original scannen, wegschmeißen und dann ausdrucken. Das nenn ich papierlos, und so eine Arbeitsersparnis...
 
:D ja, papierlos...

wenn's mal hart auf hart geht, dann gelten weder Kopien noch Scans sondern nur Originale. §126 BGB
 
wichtige Rechnungen sollten laufendes Jahr zuzüglich 3 Kalenderjahre aufbewahrt werden (§195 BGB) - allgemeine Verjährungsfrist. Falls bei Rechtsgeschäften noch was zu klären wäre...
Selbständige und Firmen müssen Belege 10 Jahre aufheben, Privatpersonen haben hier keine Frist.
 
Fusel Wusel schrieb:
Dem Finanzamt würde man doch eh ne Kopie schicken...
Zum Vergrößern anklicken....
1. kommt drauf an (gemäß Radio Eriwan)
2. Quittungen, die man noch braucht (z.B. wg. Gewährleistung) darf man nicht wegschmeißen
3. Quittungen, die man nicht mehr braucht, braucht man auch nicht zu scannen. Die kann man als Original weggeben.
4. eine Kopie ist mit Sicherheit weniger Arbeit als das Scannen und nachfolgende Ausdrucken einschließlich Papierkorb voller zerknüllter Rechnungen zum Müll runterbringen...:cool:

Das ganze Ansinnen ist einer gewissen Technikgläubigkeit geschuldet, aber bestimmt nicht der Praxis.
 
Zuletzt bearbeitet:
Mir wäre das zu heikel, wenn ich dann aufgrund irgendeines dummen Zufalls eine Rechnung nachreichen muss, die ich vor einem Jahr entsorgt habe.
Ich würde ein komplettes digitales Abbild von den Sachen machen und die Originale dann in einem Karton im Keller versenken - wenn dann wirklich Bedarf am Orignal besteht, kann man das noch rauskramen. Wenn man nicht tausende von Rechnungen hat, sollte das doch machbar sein?
 
Okay, irgendwie habe ich mir das schon gedacht. So mache ich es ja auch bisher, sobald ich meine Steuererklärung zurück habe, wandern alle Rechnungen/Dokumente des letzten Jahres in einen Ordner im Keller. Muss ich eben was nachschauen, kann ich die digitalen Versionen durchsuchen, falls nötig, gehe ich eben in den Keller.

Apropos Finanzamt: Beim ersten Mal habe ich Rechnungskopien mit geschickt, worauf ich eine Antwort erhalten habe, die Originale zu schicken, da "angeblich" nicht lesbar.
 
Eine Digitalisierung bringt schon eine Menge Vorteile mit sich, zumindest wenn man ab und zu mal in den Dokumenten recherchieren muss und die Softwarelösung das gut ermöglicht. Welche Software willst du zur Archivierung nutzen?

Dann könnte man die Originale z.B. nach Jahren sortiert ablegen und diese Originale nach einer bestimmten Frist (z.B. drei Jahre) entsorgen.
 
Bisher lege ich die Dokumente in einer einfachen Ordnerstruktur an. Ich werde die aber demnächst irgendwann in eine Datenbank (eher gesagt die OCR Daten) ablegen und dazu eine kleine Webanwendung schreiben, zwecks ablegen, taggen, sortieren und suchen.
 
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