Ist Access hier die richtige Lösung?

[Phil2009]

Hallo,

von 120 Personen soll dargestellt werden, was sie jeweils in einem bestimmten Zeitraum getan haben.
Sinngemäß:
Mustermann, Max
- Januar 2012 bis Dezember 2012 Geschäftsführer bei Musterfirma AG, Musterstadt.
- Januar 2013 bis März 2013 Arbeitslos
- April 2013 bis heute: Manager bei Hinz&Kunz GmbH, Musterdorf

Derzeit mache ich das mit einer Excel-Tabelle. Das ist allerdings nur sinnvoll machbar, solange Max Mustermann sein Leben lang bei derselben Firma arbeitet - sonst wird die Tabelle ewig breit.

Nun habe ich mir gedacht, das mit einer schicken Access-Datenbank zu lösen - für jede Person ein Datensatz, darin können dann verschiedene Tätigkeiten angelegt werden. Ich bin mittlerweile so weit, dass ich vermute, dass ich zwei Tabellen (eine mit den Namen und Vornamen, eine weitere mit den verschiedenen Tätigkeiten) erstellen und diese dann über eine Beziehung miteinander verbinden muss. Ich bekomme dann auch eine Tabelle, bei der links von den Namen ein kleines + erscheint, dort klappt dann die "Untertabelle" mit den Tätigkeiten auf. Wenn ich dort aber weitere Tätigkeiten eintrage, sind diese nach einmal Öffnen und Schließen wieder verschwunden.

Als zusätzliche Schwierigkeit kommt noch dazu, dass ich die Tabelle mit den "Untertabellen" gerne als PDF ausgeben möchte. Ich weiß, ich weiß - der Sinn von Datenbanken ist nicht, sie als PDF auszugeben, aber ich will halt machen
Frage: Geht das überhaupt? Wenn ich dafür erst eine Abfrage basteln muss und diese dann in Excel ausgeben lasse, bekomme ich eine ewig breite Excel-Tabelle, die relativ unübersichtlich wird. Außerdem brauche ich dann den Umweg über Access nicht, sondern kann den Spaß gleich in Excel weiterführen

Ich hoffe, jemand hat hier eine Idee - haut mich bitte nicht

Grüßle in die Nacht
vom Phil

 

[thomas_e]

Hi Phil,

also das mit den zwei Tabellen und der Beziehung seh ich auch so
Aber was Du dann machst erschließt sich mir nicht ganz.
Probier doch mal zwischen Struktur und Darstellung zu unterscheiden.
Struktur sind die zwei Tabellen und ihre Beziehung.
Wenn Du da in der Tabelle Tätigkeiten zu einer Person einen neuen Datensatz anlegst, sollte der nicht wieder verschwinden
Wenn das schon mal klar ist und funktioniert, kannst Du Dich anschließend um die Darstellung kümmern.
In Access als Liste wird das mit einer Abfrage realisiert. Die kannst Du dann auch in Excel ausgeben. Und sicher auch in PDF umwandeln.
Aber wo ist denn nun das Problem ?

Liebe Grüße
Thomas

 

[Phil2009]

Also: Ich habe derzeit zwei Tabellen, eine mit "Personen", eine mit "Tätigkeiten". Beide haben jeweils eine Spalte "ID" mit AutoWert, um sie einander zuordnen zu können und sind über eine 1:1-Beziehung miteinander verbunden.

In der Tabelle "Personen" kann ich nun jede Person aufklappen und finde dort die Tätigkeit, die ich haben will. So weit, so gut. Wenn ich jetzt in dieser Tabelle eine neue Tätigkeit anlege, taucht diese in der Tabelle "Tätigkeiten" mit einer eigenen ID auf. Beim Schließen und erneuten Öffnen der Datenbank sind diese Eintragungen aber wieder verschwunden - und nein, ich bin nicht mit "Esc" rausgegangen.

Das zweite Thema ist: Wenn ich diese ganzen Daten nur ausgeben kann, indem ich sie in Excel exportiere, kann ich die ganze Tabelle gleich in Excel weiterführen. Bei der Datenbankabfrage bekomme ich dann ja die Spalten "Name", "Vorname", "Beginn 1", "Ende 1", "Tätigkeit 1", "Firma 1", "Ort 1" und dann geht es weiter mit "Beginn 2" usw. Dazu brauche ich kein Access, das geht auch von Hand.

Ich will am Ende ein PDF haben, das ungefähr so aussieht

und die Frage wäre, ob ich das Access irgendwie beibringen kann. Wenn nicht, muss ich mir nämlich was anderes überlegen

 

[FranzLaie]

Du kannst eine Tabelle in Access designen.
Diese kannst du dann in Ecxel füllen.


Hinweis:
- Gleiche Fehldbezeichnungen können in jeder "anderen" Tabelle verwendet werden. Sie werden als "Querbeziehung" gesetzt.
- Zum Designen verwendet bitte SQL.
- Suche bitte unter dem Stichwort "Tabelle normalisieren".
- Wenn du die Tabelle nur für den Hausgebrauch verwendest, dann lege die Daten alle in einer Tabelle ab.

 

[Lokheizer]

Derzeit mache ich das mit einer Excel-Tabelle. Das ist allerdings nur sinnvoll machbar, solange Max Mustermann sein Leben lang bei derselben Firma arbeitet - sonst wird die Tabelle ewig breit.

Wieso?

Max Mustermann, 2011, 2012, Firma A&B, ...
Max Mustermann, 2012, 2013, Firma B&C, ...
Franz Irgendwas, 2012, 2014, Firma ok, ...

Den Lookup machst du dann per Pivot-Table.

 

[d1zZy]

Zwischen Person und Tätigkeit sollte es keine 1:1 Beziehung geben, sondern 1:n. Noch saubere r wird es, wenn du Tätigkeit per m:n an eine Firmentabelle bindest. Tätigkeit hat dann als Attribut einen Zeitraum.

 

[thomas_e]

Naja, weißt Du, für mich klingt das so, als ob Du gerne eine ganz bestimmte Darstellung hättest und Access mit irgendeinem SuperAutoSpezialAssistenten hat Dir da nun schon mal was hingezaubert, was von der Richtung her schon passen würde.
Und die Fragen, die Du nun stellst, deuten halt eher darauf hin, dass Du nicht wirklich weißt, was Du da gemacht hast (oder eben der Assistent von Access).
Da wirds jetzt für mich schwierig mitm Beurteilen, ob Access hier die richtige Lösung ist

 

[fishmac]

Tendiere auch eher zu dem was thomas_e gepostet hat: Entweder Du beschäftigst Dich selbst mit relationaler Algebra oder fragst jemanden, der etwas davon versteht.

 

[Axel]

Generell kann man das alles mit Access erschlagen.
Auch das PDF-Erstellen. Dazu würde man in Access einen Report erstellen und auf einen kostenlosen PDF-Drucker drucken.

Aber du musst dich kräftig in Access einarbeiten, sonst wird das nichts.

Wenn du die Basics drauf hast erklären sich viele deiner Fragen selber.

 

[ctulhu]

Hi,
Access ist dafür genau das richtige. Allerdings ohne VBA-Kenntnisse wird das wahrscheinlich nicht gehen.

Schau Dich mal in diesem Forum um
http://www.ms-office-forum.net/forum/forumdisplay.php?f=60

Viele Grüße
ctulhu

 

[Phil2009]

Soweit schon mal vielen Dank.

Naja, weißt Du, für mich klingt das so, als ob Du gerne eine ganz bestimmte Darstellung hättest und Access mit irgendeinem SuperAutoSpezialAssistenten hat Dir da nun schon mal was hingezaubert, was von der Richtung her schon passen würde.
Und die Fragen, die Du nun stellst, deuten halt eher darauf hin, dass Du nicht wirklich weißt, was Du da gemacht hast (oder eben der Assistent von Access).

Da liegst du gar nicht so falsch
Ich habe von Access nicht die geringste Ahnung. Im Geschäft haben wir eine Projekt-Datenbank - für jedes Projekt ein Datensatz, darunter kann man dann die Rechnungen für dieses Projekt eintragen. Das kann ich, eine Abfrage ausführen und nach Excel exportieren kann ich auch. Mehr allerdings nicht. Beim Erstellen dieser Tätigkeiten-Liste habe ich einfach zwei Stunden rumprobiert, bis es optisch einigermaßen danach aussah, was ich haben wollte. Leider scheinen Optik und zugrundeliegende Funktion nicht immer deckungsgleich zu sein...

Um mal die Katze aus dem Sack zu lassen: Es handelt sich bei dem ganzen "Projekt" um eine Liste, was aus meinen ehemaligen Mitabiturienten geworden ist. Dazu führe ich in Excel eine Kursliste von damals und trage neben jedem Namen ein, was die Person gerade tut. Zwei- oder dreimal im Jahr wird diese Excel-Liste in ein PDF gegossen und an die Ex-Mitschüler, von denen ich Kontaktdaten habe, verteilt. So weit, so gut.
Nun kam jemand auf die Idee, dass es doch ganz schick wäre, wenn man auch sehen könnte, dass die Person vor ihrem Studium der Theaterwissenschaften ein Jahr lang durch Thailand gewandert ist und nochmal davor ein freiwilliges soziales Jahr gemacht hat - derzeit werden die alten Infos nämlich überschrieben, wenn es etwas Neues gibt. Und da kam ich jetzt auf die Idee, das Ganze wie oben beschrieben mit einer Datenbank zu lösen.

Nach der Lektüre der Antworten in diesem Thread und diverser Access-Tutorials stelle ich aber fest, dass das ein recht ambitioniertes Projekt ist, wenn man von Datenbanken keinen blassen Schimmer hat. Von daher denke ich, dass ich mir eher eine excelbasierte Lösung überlegen werden - damit komme ich deutlich besser zurecht.

 

[thomas_e]

Na, da würde ich Dir weder Access noch Excel empfehlen.
Was spricht denn gegen Freitext ? Kannste walten und schalten wie Du magst.

 

[LZ_]

Google Tabelle, jeder bekommt ein Tabellenblatt und du grast die Daten ab und klöppelst das PDF draus.

 

[mccs]

Also das einfache Problem ist in Excel lösbar. Hier eine Liste von Excel-Videos, da ist sicher was passendes dabei:
http://thehosblog.com/videoliste/
Müsste mit intelligenten Pivot-Tabellen gehen; intelligent deshalb, weil Daten bzw. Zeiten nachträglich ergänzt werden können und die Tabelle trotzdem funktionsfähig bleibt. Dort gibt es dafür einige Beispiele.