Elektronische Dokumentenarchivierung

[jtheile]

Hallo,
ich überlege im Moment, ob ich nicht fast alle Dokumente, die ich als Papier habe, elektronisch archivieren soll. Also einscannen, als durchsuchbares PDF ablegen und dann das Papier wegwerfen. Mit fallen hier spontan Rechnungen, Bankunterlagen, Einkommens- und Sozialversicherungsnachweise etc ein.

Nun mal ein paar Fragen dazu:
- Macht das jemand von euch schon oder ist dies im Privathaushalt eher Overkill?
- Wie sieht die rechtliche Seite aus? Was ist, wenn ich einem Händler im Garantiefall nur das ausgedruckte PDF vorlegen kann? Verliere ich da meinen Garantieanspruch?
- Welche Hardware nutzt ihr? Ich habe mal bei Amazon geschaut, was es an Einzugscannern gibt. Preislich muss man aber nach erster Recherche wohl 300 bis 500 EUR einplanen.
- Welche Software nutzt ihr?

Wäre ja schön, wenn es hier Leute mit Erfahrungen gibt und ihr mal berichten würdet.

Grüße
Johannes

 

[StefanW.]

Hallo Johannes,

technisch ist das kein Problem, aber Du mußt die ganzen Dokumente auch so verwalten, dass Du sie später nochmals findest.
Außerdem würde ich mir ernsthafte Gedanken darüber machen, wieviele Kopien Du machst und wie Du die Sicherungen verteilst.

Stefan

 

[safetyservices]

Cooler Gedanke.
In der Praxis aber wohl doch der totale Overkill.
Ich kenne keinen der das wirklich hinbekommen hat.
Dafür einige Firmen, doch da steht trotzdem soviel logistik hinter umd das am Laufen zu halten.
Die halt zu dem besagten Overkill im privaten sorgen würde.
Trotzdem in meinen Augen erstrebenswert.

 

[Mornsgrans]

Die elektronische Dokumentenarchivierung ist auf Unternehmensebene schon eine ekelhafte Angelegenheit, zumal dort diese Dokumente nicht änderbar gespeichert werden müssen.

In vielen Fällen des privaten Bereiches ist es so, dass z.B. in Garantiefällen nur Originalbelege akzeptiert werden.
Daher sehe ich im privaten Bereich die elektronische Archivierung nur als Zusatzarbeit ohne nutzen.

.

 

[hajowito]

Grundsätzlich ist die Idee, seine Dokumente einzuscannen und die Originale dann feuersicher zum Beispiel in einem Bankschließfach zu hinterlegen, sehr gut. Denn wie man jetzt auch in Köln gesehen hat - auch die eigenen 4 Wände sind vor noch so absurden Katastrophen niemals sicher und versuch später mal, Deine ganzen Dokumente wie Zeugnisse, Rentennachweise, etc. wieder zu bekommen. Da ist es dann schon sinnvoll, wenn die Originale sicher lagern und man zu Hause über pdf-Abbilder schnell nachsehen kann.

Ohne vernünftigen Einzugsscanner macht die Sache aber echt gar keinen Spaß, ich kann Dir zum Beispiel dieses Gerät empfehlen, der ist jedoch im Regelfall etwas teurer als 500,- EUR: Canon 2050C

Und als Software kommt für Dich vielleicht dies in Frage, für Privatpersonen kostenlos und dennoch recht professionell: Arc4All

Schau es Dir an, wenn es was für Dich ist, würde ich nicht grundsätzlich davon abraten. Nur wie gesagt: Die Kosten für ein Schließfach solltest Du gleich mit einplanen, denn nur dann macht es wirklich einen Sinn, sich in diese Arbeit zu stürzen.

hajowito

 

[lockenhaupt]

Hoi jtheile

Ich arbeite in einer firma, wo dieses gehandhabt wird, und es stimmt, es ist für firmen ein riesen aufwand, genau dadurch wie schon gesagt wurde, die daten nicht veränderbar achiviert werden müssen.

Aber privat, da habe ich mir auch schon gedanken gemacht, und habe mir eigentlich mal vorgenommen es zu machen, aber nicht um die papiere zu vernichten, und nur noch mit den elektronischen zu arbeiten, sondern beides.

Ich habe viel mit hardware zu tun, und habe daher auch sehr viel papiere, und wenn ich dann was suche, dann bekommt meine frau immer graue haare.
Daher ist für mich die lösung, auf dem pc archivieren, mit dem vermerk wo die orginale liegen, um sie dann schnell zu finden.

Ist am anfang sehr viel arbeit, aber wenn man mal auf dem laufenden ist, dann sollte es gehen. Doch wie schon gesagt, für privat müssen die orginale bleiben, das so zu handhaben, das du die orginale wegschmeissen kannst, kommt zu teuer und zu aufwendig (schon alleine die staatlichen anforderungen)

Gruss
locke

 

[deeptrancer]

ich praktiziere das seit etwa 1,5 Jahren, dass ich sämtliche wichtige Unterlagen, Rechnungen, Fotos etc. einscanne und auf einer externen HDD abspeichere. Diese HDD liegt in einem Bankschließfach und wird alle 2 Monate geholt, upgedatet und noch am gleichen oder am Folgetag wieder zur Bank gebracht. Meine Frau nannte mich bislang paranoid, aber Köln hat ihr gezeigt, dass es gar nicht mal so verkehrt ist.

(Die Unterlagen, welche zwangsläufig als Original benötigt werden, liegen natürlich auch im Schließfach, klar )

 

[T42p]

Ich denke eher dass ein Einzugsscanner für den privaten Gebrauch völlig übertrieben ist.
Vorteil elektronischer Dokumente? Sie nehmen keinen Platz weg und lassen sich dank OCR-Erkennung in Sekunden wiederfinden.

 

[Henricus]

[quote='deeptrancer',index.php?page=Thread&postID=550700#post550700]aber Köln hat ihr gezeigt, dass es gar nicht mal so verkehrt ist.[/quote]

Naja, zum Glück wird ja nur in den wenigsten Städten eine U-Bahn (neu)gebaut .

 

[Flexibel]

[quote='deeptrancer',index.php?page=Thread&postID=550700#post550700]Diese HDD liegt in einem Bankschließfach und wird alle 2 Monate geholt, upgedatet und noch am gleichen oder am Folgetag wieder zur Bank gebracht. Meine Frau nannte mich bislang paranoid, aber Köln hat ihr gezeigt, dass es gar nicht mal so verkehrt ist.[/quote]
Daran gedacht hatte ich auch schon mal. Aber so ein Bankschließfach ist auch nicht billig. Hätte den Preis mal gern gewusst, gern auch per PN.

Ich würde eine zweite Festplatte nehmen und die Festplatte im Bankschließfach austauschen, so spare ich mir einen Weg und es ist noch sicherer weil immer eine Festplatte im Bankschließfach lagert.

Aber trotzdem hast Du natürlich die Nase vorn, Du machst es ja schon und ich nicht.

Gruß Flexibel

 

[maculae]

Die Kosten für die Anmietung eines Bankschließfaches variieren - je nach Größe und Bank: 30 Euro im Jahr kostet das kleinste Fach zum Beispiel bei einem Münchener Kreditinstitut. Da passt in etwa ein Aktenordner rein. Das etwas größere Fach gibt es für 45 Euro im Jahr. Und wer noch mehr Volumen braucht, muss rund 55 Euro zahlen. Mit dabei im Preis ist - zumindest bei deutschen Banken – meistens auch eine Versicherung. Jedoch ist die begrenzt, wie Oliver Jentzsch von der Kreissparkasse München Starnberg erläutert: "Wir verfügen über sehr hohe Sicherheitsstandards. Es ist allerdings so, dass wenn Sie ein Schließfach bei uns anmieten, grundsätzlich bis zu einem Betrag von 10.000 Euro ihre Wertgegenstände ohnehin versichert sind gegen Feuer, Leitungswasserschäden, gegen Einbruchdiebstahl und Raub. Möchten Sie allerdings ihre Wertgegenstände darüber hinaus noch zusätzlich versichern, ist das kein Problem. Das wird dann separat versichert bei uns im Hause."

Quelle: http://www.daserste.de/ratgeber/geld_beitrag_dyn~uid,ig5wsoo51ecuv2vs~cm.asp

Gruss, maculae

 

[deeptrancer]

ich bezahle für das Bankschließfach eine Jahresgebühr von EUR 35 - ist imho absolut in Ordnung! Die Größe ist so, dass ich einen dicken A4-Ordner und die Festplatte hineinbekomme, das ist auch völlig in Ordnung für meine Zwecke. Achja, die Preise variieren ziemlich, die Volksbank wollte für das Fach EUR 60 pro Jahr, deshalb haben wir es bei der Sparkasse abgeschlossen. Versichert ist das ganze auch - ich meine bis EUR 10k, wobei in meinem Fall ja eigentlich kein messbarer Wert (bis auf die HDD und den Aktenordner) vorhanden ist.