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Thema: Outlook: Werden große E-Mail-Anhänge auch sofort komprimiert?

  1. #1

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    Outlook: Werden große E-Mail-Anhänge auch sofort komprimiert?

    Hallo zusammen,

    meine Outlook.pst-Datei ist mittlerweile einige GB groß, und die archive.pst mit den über viele Jahre archivierten E-Mails noch viel größer.

    Was ich mich frage:
    - Man kann Outlook.pst ja über das Menü ausdrücklich "komprimieren", was z.B. nach dem Archivieren sinnvoll ist, um den durch die weg archivierten E-Mails freigewordenen Platz zu eliminieren und Outlook.pst entsprechend zu verkleinern. Bei diesem "Komprimieren" gibt Outlook also nicht mehr verwendeten Platz frei.
    - Komprimiert (im Sinne von packen, wie es z.B. im ZIP-Format erfolgt) Outlook eingegangene E-Mails aber eigentlich auch so schon von sich aus, d.h. wenn ich z.B. eine E-Mail mit einem 20 MB großen Anhang erhalte, wird dieser direkt komprimiert (sofern das Format der Anhänge nicht schon von sich aus komprimiert ist, d.h. sofern sie sich noch komprimieren lassen), oder vergrößert er Outlook.pst erst einmal um die vollen 20 MB?
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  2. #2

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    Komprimieren heißt im Sinne von Outlook nur, gelöschte Elemente zu entfernen. PST und OSTs können nur "wachsen" - sprich werden nicht automatisch wieder kleiner auch wenn du alle Emails löscht. Komprimieren entfernt diese endgültig entfernten Daten und verringert die Dateigröße dadurch. Klassische Komprimierung im Sinne von Packen/Zippen passiert damit nicht.

    PS: Mailstore Home ist eine kostenfreie Emailarchivierung welche Dedupliziert und Komprimiert. Sie unterstützt wohl den direkten Outlook-Import als auch den Import vom Konto selber (Pop/Imap). Kann ich nur empfehlen, da Volltextsuche integriert und sehr schnell ist.

  3. #3
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    Ich würde außerdem die PST-Datei der archivierten Mails nicht zu groß werden lassen, sonst wird sie kaum noch handlebar. Soo datensicher sind sie nämlich nicht. Dann lieber einen Schnitt machen und eine zweite Archivdatei erstellen und in diese archivieren.

    Wie quali schon schrieb, wird keine Kompression, wie wir sie kennen durchgeführt, sondern lediglich frei gewordener Speicher freigegeben. In früheren Zeiten nannte man es u.a. "Datenbank reorganisieren".
    Geändert von Mornsgrans (22.05.2019 um 07:13 Uhr)
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  4. #4
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    Eigentlich ist das auch anders gedacht: Eine volle Outlook.PST wird per Befehl "Archivieren" zu einer Archiv.PST minus dem Zeitraum, der noch nicht archiviert werden soll. Danach verschiebt man die ARCHIVE.PST in einen Ordner, z.B. "Outlook 2014 bis 2016", oder benennt sie einfach um, in Archive.BAK.

    Beim nächsten "Archivieren"-Befehl stellt Outlook fest, das keine Archive.PST vorhanden ist und dann wird eine neue ARCHIVE.PST angelegt.
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  5. #5
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    Das Problem ist nur, dass eine umbenannte PST--->BAK nicht mehr durchsucht werden kann. Darum lieber umbennen, Erweiterung behalten und neue Archivdatei erstellen.
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  6. #6

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    Ich finde die Bezeichnung Archiv im Zusammenhang mit PSTs immer arg irreführend. Outlook kann nicht archivieren - jede PST wird IMMER mit Schreibrechten eingebunden. Die Archiv.pst ist nichts anderes als eine zweite "Live"-Datei auf dem lokalen Rechner welche nicht das Onlinekonto belastet. Dieser Weg wurde damals nur gewählt weil das primäre Konto meist sehr klein zu halten war - 50 oder 100MB (max 2GB). Heutzutage gibt es keine sinnvolle Begründung mehr für die Nutzung einer Archiv.pst da bereits die primäre Postfachdatei viele viele GB groß sein kann.

    Zum Archivieren benötigt man eine richtige Archivierungssoftware oder die Exchange Premium Lizenzen welche ein schreibgeschütztes Archivieren mit Legal Hold (Aufbewahrungsrichtlinien) unterstützen.

  7. #7
    Avatar von think_pad
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    Jede Datei mit jeder Endung wird eingebunden, sofern sie das PST-Format einhält, notfalls kann man sie auch zurück benennen.

    Auf diese Art kann man von sehr großen Original outlook.pst und archive.pst auch kleinere Archiv-Dateien erstellen, in dem man z.B. von einer Zwei-Jahres-PST wieder ein Archiv anfertigt, dessen Archiv-Zeitraum nur ein Jahr beträgt. Man erhält zwei Dateien mit jeweils einem Jahr.

    Auf eine simple CD gebrannt ist sie auch schreibgeschützt und hält 10 Jahre.
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  8. #8

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    Zitat Zitat von think_pad Beitrag anzeigen
    Auf eine simple CD gebrannt ist sie auch schreibgeschützt und hält 10 Jahre.
    Und wenn du nicht weißt aus welchem Jahr die Datei ist kopierst du dann CD 1-5 zurück auf Festplatte, da du die PST von CD nicht einbinden kannst, wartest 2-3 Stunden auf die Indizierung seitens Windows Search damit du dann endlich nach der Email suchen kannst nur um Festzustellen, daß sie doch aus Jahr 6 stammt.
    Ich bleibe dabei - die archiv.pst sollte auf keinen Fall als Archiv gesehen werden.

    PS: Entschuldigt wenn ich grantig rüberkomme - aber was ich mich (dienstlich) schon mit den (dreckerten) PSTs rumgeärgert habe (meist bestehende "Archivlösungen") mit nicht einbindbaren Archiven (unsauber entfernt) etc. Ne, wirklich nicht. Lasst den Mist wenns auch viel besser und kostenlos geht. Archiviert eure PSTs nach Mailstore und die Welt ist in Ordnung.

    PPS: Ich habe mit der Firma nix zu tun - nutze sie aber dienstlich als zufriedener Kunde (seit Jahren problemfrei inkl. Outlookplugin und Website) sowie privat (als fast) zufriedener Kunde (keine automatische Archivierung und nur 3 IMAP-Konten)

  9. #9
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    Sicher gibt es auch andere Mailarchivierungen, nur für den Privatgebauch ist Mailstore wirklich erste Wahl. Auch, wenn ich es bisher noch nicht nutze, aber Tests waren sehr ansprechend.

    Für Linux-Anwender gingt es auch einige Opensource Mailarchvierungen, z.B. Benno Mailarchiv als Community-Edition kostenlos.
    Geändert von Mornsgrans (21.05.2019 um 22:37 Uhr)
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  10. #10

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    Nochmal zurück zur eigentlichen Frage: Outlook komprimiert unkomprimierte E-Mail-Attachments in der PST-Datei also nicht, d.h. ein Attachment von 20 MB vegrößert die PST ebenfalls um 20 MB, auch wenn es gezippt z.B. nur 3 MB groß wäre?
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  11. #11
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    Zitat Zitat von qwali Beitrag anzeigen
    Klassische Komprimierung im Sinne von Packen/Zippen passiert damit nicht.
    Zitat Zitat von Mornsgrans Beitrag anzeigen
    Wie quali schon schrieb, wird keine Kompression, wie wir sie kennen durchgeführt, sondern lediglich frei gewordener Speicher freigegeben.
    Geändert von Mornsgrans (22.05.2019 um 07:15 Uhr)
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  12. #12
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    Zitat Zitat von dark_rider Beitrag anzeigen
    Nochmal zurück zur eigentlichen Frage: Outlook komprimiert unkomprimierte E-Mail-Attachments in der PST-Datei also nicht, d.h. ein Attachment von 20 MB vegrößert die PST ebenfalls um 20 MB, auch wenn es gezippt z.B. nur 3 MB groß wäre?
    Richtig.

    Der Grund liegt darin, dass eine Email samt Anhänge ein juristisches Dokument ist, welches in seiner Originalform nicht manipuliert werden darf.

    (Vulgo: Ein komprimierter Anhang ist juristisch kein Originaldokument mehr, sondern ein manipuliertes Dokument; es sei denn, der Anhang war von vorn herein gezippt, dann ist die versendete ZIP-Datei das Originaldokument. Öffne ich eine ZIP-Datei aus Vorsicht nicht, habe ich das enthaltene Dokument vom juristischen Standpunkt aus nie gesehen und erhalten, es wird wie eine Postwurfsendung bewertet.)
    Geändert von think_pad (22.05.2019 um 12:07 Uhr)
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  13. #13

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    Zitat Zitat von think_pad Beitrag anzeigen
    Der Grund liegt darin, dass eine Email samt Anhänge ein juristisches Dokument ist, welches in seiner Originalform nicht manipuliert werden darf.


    Ich würde empfehlen, dazu jemanden zu fragen, der sich damit auskennt. Wäre besser...
    Der ThinkPad Zoo: T540p, L430, T410s, W700, W500, T500, X200, R61, X61T: Win 10; L420: Win 8.1; X200s: Win 7, R52: XP, T61: Linux

  14. #14
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    Zitat Zitat von der_ingo Beitrag anzeigen
    Ich würde empfehlen, dazu jemanden zu fragen, der sich damit auskennt. Wäre besser...
    Das ist schon richtig so: Elektronische Dokumente dürfen bei der Speicherung nicht verändert werden, es sei denn, das Veränderungs- bzw. Komprimierungsverfahren ist gerichtsfest zertifiziert.

    Und deswegen werden die Emails und Anhänge nicht komprimiert...
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  15. #15
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  16. #16
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    Zitat Zitat von Mornsgrans Beitrag anzeigen
    Was hat das mit der Fragestellung zu tun?
    Das war die Fragestellung...

    Zitat Zitat von dark_rider Beitrag anzeigen
    Komprimiert (im Sinne von packen, wie es z.B. im ZIP-Format erfolgt) Outlook eingegangene E-Mails aber eigentlich auch so schon von sich aus, d.h. wenn ich z.B. eine E-Mail mit einem 20 MB großen Anhang erhalte, wird dieser direkt komprimiert (sofern das Format der Anhänge nicht schon von sich aus komprimiert ist, d.h. sofern sie sich noch komprimieren lassen), oder vergrößert er Outlook.pst erst einmal um die vollen 20 MB?
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  17. #17
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    Deine Antwort zum Thema machte nicht einmal ein Viertel des Texts aus.

    Übrigens:
    Eine Mailarchivierung nach GDPdU führt nicht nur eine Deduplizierung, sondern auch ein Abtrennen und Komprimierung von Anhängen durch, um Platz zu sparen (Stubbing).

    Dies kann aber Outlook nicht durchführen, da es über den eigentlichen Zweck hinaus geht und - wie oben geschrieben - das Mailprogramm keine Mailarchivierung ist.
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    Zitat Zitat von Mornsgrans Beitrag anzeigen
    Eine Mailarchivierung nach GDPdU führt nicht nur eine Deduplizierung, sondern auch ein Abtrennen und Komprimierung von Anhängen durch, um Platz zu sparen (Stubbing).
    GDPdU betrifft nur die Finanzprüfung von Firmen.

    Zitat Zitat von Mornsgrans Beitrag anzeigen
    Dies kann aber Outlook nicht durchführen, da es über den eigentlichen Zweck hinaus geht und - wie oben geschrieben - das Mailprogramm keine Mailarchivierung ist.
    Doch, natürlich ist ein Mailprogramm eine Mailarchivierung, wo soll man Mails auch sonst ablegen? Wenn Du z.B. eine Drohmail bekommst, will die die Polizei das Originaldokument, um die Metadaten der Mail zu lesen und so den Absender zu erkennen. Ist das Originaldokument in der PST unverändert gespeichert, gilt das als Beweis. Ist die Mail aber komprimiert, kann der Richter nicht sicher sein, dass ein "manipulatives" oder "fehlerhaftes" Konvertierungsprogramm die Mail verändert hat. Das ist nun wieder eine rein juristische Frage.

    Zitat Zitat von Mornsgrans Beitrag anzeigen
    Deine Antwort zum Thema machte nicht einmal ein Viertel des Texts aus.
    Es gab ja mehrere Antworten: Nein die PST ist nicht komprimiert, auch die Anhänge werden nicht komprimiert. Wenn die outlook.pst oder archive.pst zu groß werden, kann man die PST durch sinnvolle Splittung auf Quartale oder Jahre ohne Verlust aufteilen. Vorher zieht man sicherheitshalber schreibgeschützte Kopien der Original-PST'n auf CD.

    Alles hat seine Richtigkeit...
    Geändert von think_pad (25.05.2019 um 22:49 Uhr)
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  19. #19

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    Ich glaube kaum, dass Microsoft als US-Unternehmen sich um solche Diskussionen schert. Wie genau E-Mails im PST-File gespeichert werden, ist im Prinzip eine Black Box. Wirklich transparent wäre es nur dann halbwegs, wenn E-Mails wie früher in Outlook Express alle einzeln als Dateien gespeichert würden.
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  20. #20
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    Zitat Zitat von dark_rider Beitrag anzeigen
    Wirklich transparent wäre es nur dann halbwegs, wenn E-Mails wie früher in Outlook Express alle einzeln als Dateien gespeichert würden.
    Man kann auch in Outlook ganz normal Emails extern speichern.
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