Private Verwaltung- Dokumentenmanagement Software Tipps gesucht

Tetradrachm

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Salve!

Natürlich findet sich unter dem Begriff "DMS - Dokumentenmanagement Software" jede Menge bei Google - doch die Einträge werden dominiert von zig Lösungen für mittelständische oder großen Firmen. Das ist dann doch, nicht nur preislich, zu heftig. Ich suche für den privaten Bereich eine Software zur Verwaltung meiner Dokumente aber auch privaten Daten!

Man könnte ja manche "light" Version mancher Anbieter nehmen - ich suche aber keine reine DMS, sprich keine reine Aktenablage und Archivierung.

Mir ist folgendes passiert - ich habe zweimal einen Strafzettel bezahlt, da ich nicht mehr im Blickfeld hatte, dass ich diesen Bereits vor Wochen überwiesen hatte.
Eine Firma, bei der ich 1/2 jährlich ein Abo bezahle - hat unberechtigter Weise 2x innerhalb kurzer Zeit mir Geld abgebucht - habe gerade so mitbekommen - he die 1/2 Jahresgebühr habe ich doch bereist vor wenigen Wochen bezahlt (abgebucht).

Ich suche daher eine DMS Software, die u.a. folgende Dinge kann.

Versicherungen. Ich möchte meine Versicherungsdokumente archivieren. Aber in der Sofware auch die Stammdaten eintragen, wie VErsicherungsnummer, Art der Versicherung und Versicherungsende, Kündigungstermine. Dazu eben auch den Versicherungsbeitrag, welche Zahlungsintervalle - und vor allem möchte ich eintragen, wenn ich "bezahlt" habe. Sprich wenn ich im August 2018 meinen Jahresbeitrag geleistet habe, möchte ich merken, wenn (fälschlicherweise) eine Abbuchung im März 2019 erfolgt! Ich will eine Übersicht meiner geleisteten Zahlungen.

Und das lässt sich ja dann mit allen Verträgen umsätzen, wie Handy, Fitnessstudio und Co. Es sind heute so viele Abo Modelle - die auch ich benutze - Versicherung, Handy, Fitnessstudio, Microsoft Office, Amazon, Netflix, Software... dass man kaum noch durchschaut - war die Abbuchung legitim. Da möchte ich also die Dokumente, Zahlungen und Daten (!) archivieren, ablegen.

Zahlungen. Wenn ich eine einmalige Rechnung bekomme und Zahlungen leiste möchte ichz dies auch ablegen. Sollte der Gläubiger kommen - den Strafzettel haben Sie aber noch nicht bezahlt - muss ich diesen wieder finden. Zum Dokument Strafzettel das archiviert wird, gehört auch das Dokument des Zahlungsbeleges (Überweisung zBsp.).

Ratenzahlungen. Wenn ich etwas gekauft habe - zum Beispiel PKW (Leasing) würde ich hier auch gerne die Dokumente, Schriftverkehr, Stammdaten und Zahlungen nicht nur rein als Dokumente ablegen - sondern eben auch die einzelnen Daten eingeben dazu.

Schriftverkehr. Ablegen und archivieren von Schriftverkehr - wobei das ja bei einem DBM eine vorhandene Funktion sein dürfte. Wichtig wäre hier, wie in allen Punkten, halt auch eine Art Erinnerungsfunktion, wenn ich an einem bestimmten Termin an ein Dokument / Sache erinnert werden soll.


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Ein Scannen, mit Schlagworten versehen und Ablegen in eine Ordnerstruktur hat man mir auch schon empfohlen - bringt aber null für mich.
In Ordner / Strukturen abgelegte Dateien, selbst mit Schlagworten - erinnert mich nicht an bestimmten Tagen an "die Sache".
Auch sehe ich nicht sofort - wann wurden wodurch wann wie Zahlungen geleistet und wie sind eigentlich - als Beispiel - die Vertrag Details und wie schaut es da aus mit den Zahlungsvereinbarungen.

Habt Ihr auch so ein privates Szenario / ähnliches Szenario und nutzt hierfür eine entsprechende Software und könnt mir hier Tipps geben?

Danke!
 
Ich befürchte das geht weit über das hinaus, was ein normales Dokumentenmanagment zu leisten vermag. Mit Custom-Feldern kannst du du meisten Daten eintragen - mit Regeln sicherlich auch eine Art Überwachung oder zumindest manuellen Abgleich durchführen - Wiedervorlage ließe sich daran knüpfen. (geht so bspw. in ecoDMS)
Allerdings sehe ich keine Möglichkeit Doppelzahlung (sprich Kontoüberwachung) zu erkennen. Dies wäre klassische Buchhaltung. Eventuell wäre Wiso MeinBüro etwas für dich? Konto, Zahlungs- und Vertragsverwaltung ist enthalten, Dokumente können mit eingebunden werden (allerdings manuell - aber das ist bei Vertragsunterlagen noch machbar). Auch Datev hat ein Kombinationsprodukt aus DMS und Buchhaltung.
 
Das fürchte ich eben auch.

Ich sehe mich schon eine eigene Access DB zu machen für die Daten und die Dokumente in einer Ordner Struktur ab zu legen - und die Access Datensätze dann auf die Dokumente zu verlinken.
 
Diesen Thread hier aus dem Forum hast Du schon gelesen ?

Ja bringt leider nicht viel....

Die 1/2 im Thread geht es über die Aufbewahrungsmöglichkeiten (Cloud, NAS, FreeNas etc). Und ansonsten sind die üblichen Verdächtigen wie ecoDMS oder Evernote oder.... dabei.
Das ist aber reines Dokumentenmanagement. Einscannen. Kategorisieren. Schlagwörter. Suche nach Dokumenten. Ende.

Aber ich will nicht nur Dokumente ablegen und kategorisieren - ich will auch die Daten die zu den Dokumenten gehören VERWALTEN.

Typisches Beispiel - anlegen einer Versicherung mit all den Stammdaten. Sprich es müsste wie bei einer Datenbank Felder da sein, Versicherungsunternehmen, Vertragsnummer, Versicherungsart, Laufzeit (mit Termin Wiedervorlage), Kosten - und dann müsste ich dazu die Dokumente ablegen können - und dann noch wenn ich Zahlungen gleistet habe die Dokumente dazu erfassen (Belege) und jede Zahlung als Datensatz hinzufügen.

Das können die Programme in dem Thread - und die ich kenne - nicht.

Und daher hilft mir auch keine Ordnerstruktur und das Kategorisieren.
Ich brauche zu den Dokumenten auch Datensätze an Infos dazu.


Ich sag ja. Am Ende ist doch eine eigene (Access) DB mit links auf die abgelegten Dokumente das Beste - fürchte ich.
Hätte zumindest auch den Vorteil, dass die Dokumente außerhalb eines geschlossenen Systems sind und selbst die Daten aus Access immerhin raus geholt werden können.


Außer Ihr habt noch andere Lösungen.
 
Schon mal an ein Desktopwiki gedacht, z.B. ZIM http://zim-wiki.org/ ? Da bist du vollkommen Frei in deiner Gestaltung. Dateiel legst du im Wiki ab, die ergänzenden Texte und Notizen schreibst du ins Wiki ...
 
Schon mal an ein Desktopwiki gedacht, z.B. ZIM http://zim-wiki.org/ ? Da bist du vollkommen Frei in deiner Gestaltung. Dateiel legst du im Wiki ab, die ergänzenden Texte und Notizen schreibst du ins Wiki ...
Und da kann ich auch Dokumente archivieren?
Na ich schaue es mir auf jedenfall mal an. Danke!


Evernote habe ich mir auch mal einen Account angelegt. Die haben aktuell eine Aktion - monatlich 2,50 Euro - da bin ich am Überlegen. Alle möglichen Dokumente können eingebunden werden und werden sofort Verschlagwortet und sind durchsuchbar. Da kann ich schön Kategorien und darunter entsprechende Notizen anlegen. Zum Beispiel ein Notizbuch Versicherung und darunter dann eine Kategorie "Hanse Merkur Hausrat". Da mache ich dann als erstes eine Seite mit Vertragsdetails und einer Tabelle, wo ich die Zahlungsdetails eintrage. Die nachfolgenden Seiten sind dann eingescannte PDF Zahlungsbelege / Bankbelege.

Wenn nun in paar Monaten auf einmal die Hanse Merkur wieder für die Hausrat abbucht und ich in Evernote in der Suche eingebe Hanse Merkur Vertrag 1234567 - sehe ich die Tabelle mit den Zahlungsdetails und die ganzen Belege die dazu gehören.

Das wäre schon mal nicht schlecht.

Was ich auch toll finde.... der Fujitsu Dokumenten Scanner hat eine Evernote Schnittstelle. Es gibt eine Scan App für Unterwegs. Ich kann das Ganze plattformunabhängig betreiben auf meinen W10, macOS und mobilen Geräten.

Was mir etwas Kopfweh bereitet - die Daten sind in Evernote - was bei einem Crash?
Werde die Dokumente also abspeichern a la "2019 03 12 Hanse Merkur vertrag 123445 zahlungsbeleg.pdf" und mir auf dem NAS eine flache Ordner Struktur anlegen.
Denn die Dateien nur in Evernote und dann wegwerfen habe ich Bauchweh.

Und dann die 10GB pro Monat. Ok, das sollte ausreichen. Aber ist ja für einige Jahre gedacht das System. Kommen die Evernote Leute irgendwann auf mich zu, wenn ich 5 Jahre lang jeden Monat 10GB hoch lade?
Da steht nur was von einem Transfer Limit - aber wie hoch ist das Speicherlimit auf den Servern insgesamt?

Muss mal schauen.
Ansonsten ist ja Evernote recht beliebt anscheinend.
 
Wahrscheinlich mit Kanonen auf Spatzen, aber eventuell ist ja ein Schmalspur-CRM wie InfoFlo (https://www.carmelvision.com/crm-software-package-features/) geeignet, man kann selbst Felder definieren und Dokumente anhängen.

Oder Spieltrieb+Geldbudget+Zeitbudget groß genug sind: MS Dynamics CRM, da kann man (/Frau und Laien aller Geschlechter) sich eigene Entitäten definieren wie man möchte:rolleyes:
 
Und da kann ich auch Dokumente archivieren?
Zim legt das Wiki im Filesystem an, du kannst also alle Dokumente zu einer Seite packen die du willst. Es gibt passend dazu ein Plugin, das dir alle Dokumente zur aktuellen Seite im Wiki einblendet. Ansonsten ist's eine klassische "wie man in den wald reinruft so schallt es zurück"-Anwendung.
 
Wahrscheinlich mit Kanonen auf Spatzen, aber eventuell ist ja ein Schmalspur-CRM wie InfoFlo (https://www.carmelvision.com/crm-software-package-features/) geeignet, man kann selbst Felder definieren und Dokumente anhängen.Oder Spieltrieb+Geldbudget+Zeitbudget groß genug sind: MS Dynamics CRM, da kann man (/Frau und Laien aller Geschlechter) sich eigene Entitäten definieren wie man möchte:rolleyes:

Danke. Schau ich auch mal an.
Ich finde wahrlich viele MS Programme ganz feine Sache - allerdings finde ich nicht gut, dass MS auch ganz schnell Dinge absägt.

Ich habe zig Kunden die auf InfoPath gesetzt haben, dass MS so toll als die Zukunft angepriesen hat. Ebenso wie OneNote - das es als Desktop Version auf einmal nur noch bis O2016 gibt (da kotzen auch gerade viele meiner Kunden die komplette Projekte da als Wiki sich zusammen getragen haben). Die OneNote App seit O2019/O365 ist nur ein Schatten des Desktop Version. Klar kann man bei keinem Developer voraus sagen wie lange die Software auf dem Markt ist - aber MS ist da nicht sehr vertrauenswürdig.

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Zim legt das Wiki im Filesystem an, du kannst also alle Dokumente zu einer Seite packen die du willst. Es gibt passend dazu ein Plugin, das dir alle Dokumente zur aktuellen Seite im Wiki einblendet. Ansonsten ist's eine klassische "wie man in den wald reinruft so schallt es zurück"-Anwendung.

Ok ok… installiere ich mir und schaue es mir an. Danke nochmals.
 
Was du brauchst ist eine Contract Management-Software.
Meistens auch in ERP-Systemen enthalten.
Empfehlen kann ich dir hier Odoo. Gibt es als VM für VirtualBox oder als Docker-Image, dann kannst es auch auf einem Server laufen lassen und per Browser nutzen.
https://bitnami.com/stack/odoo/virtual-machine

Als freien Ersatz für Evernote empfehle ich Joplin. Hat zudem den Vorteil, dass du die Daten auf deinem eigenen Speicher ablegen kannst (wenn du willst).
Als App- und Online-Lösung kann man sonst noch Aboalarm nutzen.
 
Ok... habe mich den ganzen Tag durch das Web gewühlt, die Vorschläge angeschaut und mich eingelesen.

Ich möchte von einem Datenbank System absehen. Da nach Jahren niemand weiß wohin die Reise geht. Siehe OneNote aktuell. Und bei Evernote ist anscheinend die Zukunft auch ungewiss. Wenn ich also irgend ein DMS oder was auch immer nehme, welches die Dateien Importiert - habe ich später das Problem eventuell die Plattform zu wechseln - oder gar die Software nicht mehr weiter supportet wird.


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Ich werde also doch auf dem Rechner oder meinem NAS Server eine Ordner und Datei Struktur anlegen und die Dateien entsprechend vom Dateinamen her schon mal sinnig benennen und sortieren.


Ich suche also eine Anwendung, welche eine aktuelle Ordner Struktur scannt / überwacht und ich den einzelnen Dateien entsprechende Schlagwörter, Tags, Erinnerungen (!) mitgeben / verpassen kann.
Sprich - ich lege auf einem Laufwerk eine Datei/Ordnerstruktur an - und die Anwendung sitzt nur darüber.

Wichtig wären neben den Schlagwörtern und Tags eben auch die Möglichkeit der Wiedervorlage (Alarm), Notizen und vor allem bei der Suche die Volltextsuche im Dokument.

Habe mir das vorgeschlagene Zim angeschaut. Das geht schon in die Richtung. Hat aber 2 eklatante Nachteile.
Zum einen keine Wiedervorlage / Termin. Und wenn ich ein PDF "einfüge" ist die Datei zwar gelinkt - aber nicht der Inhalt.

Oder ein Beispiel. Wenn ich ein Versicherungsdokument einscanne als PDF - dann enthält dieses Dokument so viele Infos auf die ich zurück greifen können muss.
Oder eine Rechnung - wenn ich ein Notebook kaufe - scanne die ein und habe dann das PDF - da ist neben dem Kaufdatum auch die Modellbezeichnung, die Seriennummer und so weiter...

Bei Zim kann ich eine Notiz anlegen und das (Rechnung) PDF Dokument anhängen.
Müsste dann aber alle relevanten Infos aus dem PDF "raus kopieren" und in die Notiz schreiben - damit ich bei der Suche das (Rechnung) PDF wieder finde.

Bei Evernote scanne ich das PDF ein / kopiere es rein - und der komplette PDF Inhalt wird bei der Suche berücksichtigt. Sprich da muss ich zu dem Dokument nur noch 2-3 wichtige Schlagworte setzen - das war es dann aber auch.


Also - Dateien und Ordner auf dem Laufwerk.
Eine Anwendung die "darüber" sitzt und das alles organisiert und verwaltet.
Setzen von Tags, Schlagwörter zu den einzelnen Dokumenten mit einer Navigationsleiste und eigenen virtuellen Ordnern und Strukturen.
Eine Wiedervorlage - eine Erinnerung - für Dokumente wäre super.
Dokumente müssen bei der Suche auch inhaltlich durchsuchbar sein.

Hat hier jemand einen Tipp?


PS: Die Vertragsdaten, Zahlungen etc. handle ich tatsächlich besser in einem Finanzprogramm.
 
Ist es auch - die meisten Büros zahlen aber auch gut dafür - halt Datev, Lexware oder andere Branchenlösungen (wir zahlen etwa 1000 Euro im Monat für 10 Innendienstler). EloOffice Docuware etc. lassen sich mit dem nötigen Kleingeld alle aufbohren.
Wieviel wärst du denn bereit im Monat zu zahlen?
 
Da es hier um eine private Sache geht - den Preis einer guten "Office" Software eben - da können es 100-300 Euro schon sein.

eloOffice habe ich vorher getestet, kostet ja um die 300 Euro - sagt mir aber absolut null zu.
 
Dann schmeiß ich noch ecoDMS in den Ring. Das ist mittels Workflows ganz gut anpassbar.
Hab zum Spaß mal auf dem NAS Odoo installiert. Das ist schon mächtig und hat dabei den Vorteil, dass man nur die Module installieren kann, die man wirklich benötigt.
 
Ich kann dir sagen, wie ich das löse:
Ich scanne alle Dokumente mit Texterkennung ein und lege sie als durchsuchbares PDF mit einer von mir definierten Nomenklatur (Ordnerstruktur nach Typ + Jahr, Dateiname mit Erstelldatum und Inhalt) ab. Damit finde ich sehr schnell die entsprechenden Dokumente wieder.

Bezüglich Zahlungen handel ich es so, daß Zahlungen wie Steuer, Versicherung etc per Überweisungen erfolgen und ich diese in mein Homebankingprogramm (Moneyplex) als Plan hinterlegt habe. Damit sehe ich auf einen Blick, wann welche Zahlungen in welcher Höhe fällig sind. Geht mit Lastschriften natürlich auch. Wenn nun eine Buchung auftritt, die nicht in die Muster paßt, dann wird diese markiert und man muß halt danach schauen.
Ich gebe zu, das ist Handarbeit, aber leistet für mich genau das, den Überblick zu behalten.
 
Dann schmeiß ich noch ecoDMS in den Ring. Das ist mittels Workflows ganz gut anpassbar.
Hab zum Spaß mal auf dem NAS Odoo installiert. Das ist schon mächtig und hat dabei den Vorteil, dass man nur die Module installieren kann, die man wirklich benötigt.


Ok - habe ecoDMS auch nochmals ausprobiert - gibt ja eine 30 Tage Testversion und muss sagen - super. Doch!
Klar 100% werde ich nicht alles abdecken können - aber ich glaube das könnte passen.

Die Oberfläche ist intuitiv und aufgeräumt.
Man kann viele Sachen personalisieren von den Ordnern, Kategorien, Notizen etc.
Man kann echt viel praktisch automatisieren.
Wiedervorlage ist mit mehreren Optionen auch dabei.

Gefallen tut mir vor allem - offener PostgreSQL Server - dadurch nicht so geschlossen wie OneNote, Evernote oder Andere.

Gefallen tut mir sehr gut, dass ich den Server auf meinem Windows Rechner - aber vor allem auf meinem Synology NAS installieren kann.
Dadurch, dass es 2 Module sind - Server und Client - habe ich den Server auf dem eigenen Synology NAS und den Client auf dem Windows Rechner, Mac Rechner - oder übers Webinterface (Tablet und Co). Das ist echt super - sage nur Plattformwechsel.

Gefallen tun auch die vielen PlugIns.

Und ja - der einmalige Preis von 89 Euro ist mehr als fair - würde sogar mehr bezahlen für so ne gut programmierte Software.


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Dann ist hier für mich erst mal erledigt. ich werde die kommenden 30 tage mal ecoDMS testen - aber wenn nicht wirklich viel Nachteiliges passiert, würde ich die Lösung nehmen.
Private FiBu erfolgt dann in einem extra Programm.
 
Mach mal einen Erfahrungsbericht dazu. Würde mich interessieren, wie du es gelöst hast.
 
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