Dokumentenmanagement für papierloses Büro

Für die Kollegen aus der Windows-Welt, die Interesse an einer tatsächlichen Umsetzung haben kann ich nur nochmal empfehlen sich einen wirklich professionellen Scanner zu kaufen, die Versuche mit günstigen Geräten waren tatsächlich ernüchternd. Und im Gefolge des Scanners kommt dann auch Software, die muss man natürlich nicht nutzen, außer der Lust am Frickeln gibt es aber in meinen Augen keinen Grund an dieser Stelle das Rad neu zu erfinden. Automatische Benennung und automatische Ablage sind im Home-Office vollkommen unnötig. Es kommen pro Woche maximal zwei Ablage-Würdige Posteingänge rein, die kann man auch händisch umbenennen...

My 2 cents...

Gruß
Nommo
 
Aus gegebenen Anlass finde ich den Thread super interessant und habe ihn bereits komplett gelesen. Ich schlage mich momentan mit einem etwas anderen Problem herum. Ich digitalisieren meine Unterlagen jetzt bereits knapp zwei Jahre und habe zur Ablage eine recht flache Ordnerstruktur auf meinem NAS und durchsuchbare PDFs verwendet. Nun stehe ich leider vor dem Problem, dass das System der Ablage in Ordner an seine Grenzen stößt, so gehören bswp. Rechnungen in den Ordner Rechnungen, manche Rechnungen sind aber auch für die Steuer relevant. Im Grunde müsste ich auf eine Verschlagwortung meiner Dokumente setzen, nur leider weiß ich nicht welche(n) Software/Dienst ich verwenden soll.
Einen ersten Blick habe ich bereits auf ecoDMS geworfen, da ich dieses auf meinem NAS betreiben könnte. Jetzt habe ich hier aber schon gelesen, dass eine Verschlagwortung in ecoDMS nicht angedacht und daher auch nicht möglich ist.
Eine Schwierigkeit stellen bei mir zudem die verwendeten Endgeräte oder besser gesagt, deren Betriebssysteme dar. Da hätten wir macOS, Linux und Chrome OS. Von jedem Geräte aus, sollte die Ablage und der Zugriff auf meine Dokumente möglich sein. Daher benötige ich eine Lösung die Browser-basiert arbeitet oder tatsächlich Anwendungen für sämtliche Betriebssysteme bereit stellt (was wohl schwierig werden wird).
Vor ein paar Jahre hatte ich beruflich mal Evernote im Einsatz und dessen Möglichkeit seine Notizen mit Tags zu versehen, würde ich mir auch für meine Dokumente wünschen.
Wer musste sich auch schon mit diesem Problem auseinandersetzen und hat vielleicht einen Tipp für mich?
Ich bin wirklich für sämtliche Anregungen dankbar, da ich nun schon gut 5-6 Wochen nach einer Lösung suche, bisher nur leider sehr erfolglos.

Danke!

Gruß
endhirn
 
@Stevi
Hi, so der Profi bin ich auch nicht, ob es das für Windows gibt weißt ich nicht.

@endhirn
habe zur Ablage eine recht flache Ordnerstruktur
Hallo endhirn, heißt das, alles in einen Ordner geklatscht und sich auf die PDF-Suche verlassen?

Was für ein NAS hast Du?

MfG

xsid
 
Zuletzt bearbeitet:
Daher benötige ich eine Lösung die Browser-basiert arbeitet oder tatsächlich Anwendungen für sämtliche Betriebssysteme bereit stellt (was wohl schwierig werden wird).

Inspiriert durch diesen Thread habe ich mich ein wenig eingelesen und bin auf eine von mir bislang nicht genutzte Funktion aufmerksam geworden: Ich benutze Nextcloud, die auch eine Tag-Funktion hat. Ich denke, das wird für mich die einfachste Lösung für die Anforderung sein, dass Dokumente mehrere Rollen haben können.
 
@Stevi
Hi, so der Profi bin ich auch nicht, ob es das für Windows gibt weißt ich nicht.
@endhirn
Hallo endhirn, heißt das, alles in einen Ordner geklatscht und sich auf die PDF-Suche verlassen?
Was für ein NAS hast Du?

MfG
xsid

Nein, ich verwende schon mehrere Ordner, aber habe eben versucht nicht unendliche viele Unterordner und Ebenen zu verwenden.
Als NAS setze ich eine Synology DS718+ ein.

Nextcloud schau ich mir mal an. Ist mir noch nicht aufgefallen, dass man dort tags setzen kann. Guter Tipp, vielen Dank!

Update 20. Januar 2019:
Durch das erfolglose Suchen während der letzten Wochen, habe ich den gestrigen Abend damit verbracht verschiedene Ansätze zu testen. Hier die Ergebnisse:

1. fileee.com

- fileee ist ein cloudbasierter Dienst zur Datenablage
- hochgeladene PDFs werden einer Texterkennung unterzogen und können ggf. auch wieder als durchsuchbare PDFs heruntergeladen werden (großer Pluspunkt)
- Tags können gesetzt werden, jedoch
- können keine Ordner angelegt werden; die komplette Zuordnung verschiedener Dokumente erfolgt ausschließlich über Tags
- Anbindung zu verschiedenen Diensten vorhanden (bspw. Dropbox, Google Drive, WebDAV, usw.); Überwachung definierter Ordner möglich
- sämtliche hochgeladene Dokumente können bei Verlassen von fileee sehr komfortabel heruntergeladen werden
--> fileee.com gefällt mir sehr gut, jedoch fehlen mir Ordner und weitere Dokumentenarten; zudem wandern meine Dokumente zum Anbieter, was ich eigentlich vermeiden möchte

2. Evernote
- gehört zu den bekannten Vertretern
- OCR über hochgeladene Dokumente
- Tags können gesetzt werden
- grobe Struktur durch Notizbücher möglich
- Suche über Dokumente und deren Inhalt möglich
--> meine Ansprüche an eine Dokumentenablage erfüllt es leider nicht, da ein Export hochgeladener Dokumente bei Verlassen von Evernote nicht möglich ist

3. ecoDMS
- lässt sich Vor-Ort auf dem Synology NAS betreiben
- leider keine Tags möglich
- viele Funktionen vorhanden, jedoch für den privaten Gebrauch fast etwas übertrieben
- wieder ein geschlossenes System, bei dem ich nicht abschätzen kann, wie es um meine Dokumente beim Verlassen dieses System bestellt sein würde
--> für mich wohl als Notlösung einsetzbar

4. Nextcloud
- auf eigenem Server betreibbar
- OCR über Nextcloud per Tesseract machbar
- anschließende Volltextsuche über Elasticsearch realisierbar
- leider müsste ich dafür eine Nextcloud betreiben und mich auch um diese kümmern
- die Einrichtung von Tesseract und Elasticsearch ist mit etwas Aufwand verbunden und es kann durchaus sein, dass hier auch mit der Zeit Hand angelegt werden muss, um den problemlosen Betrieb zu garantieren
- Ordnerstruktu
- Tags können gesetzt werden
--> Aufwand bei der Einrichtung und Betrieb der Lösung, daher auch nur eine Notlösung für mich

Mittlerweile denke ich, dass es momentan keine einfache und praktikable Lösung gibt, die meiner Vorstellung entspricht.
Die beiden Hauptprobleme sind das OCR und die Vergabe von Tags.
fileee kommt meiner Vorstellung schon recht nahe, jedoch werden eben nicht alle Wünsche erfüllt und so werde ich wohl mit meiner Ordnerstruktur weiter arbeiten und hoffen, dass sich mit der Zeit am Angebot etwas ändert.
 
Zuletzt bearbeitet:
Sehr interessanter Beitrag, da auch ich momentan mit meiner Datenflut nur schwer zurechtkomme. Ja, es geht, aber alle ist aufwending und viel Handarbeit, das sollte 2019 besser gehen. Problem dabei: hätte die Daten gern im Hause.
Leider bieten sowohl Synology als auch Qnap zwar Lösungen an, die für mich interessant wären, laufen aber nur so halb. Also keine finale Lösung.
 
Sehr interessanter Beitrag, da auch ich momentan mit meiner Datenflut nur schwer zurechtkomme. Ja, es geht, aber alle ist aufwending und viel Handarbeit, das sollte 2019 besser gehen. Problem dabei: hätte die Daten gern im Hause.
Leider bieten sowohl Synology als auch Qnap zwar Lösungen an, die für mich interessant wären, laufen aber nur so halb. Also keine finale Lösung.

Hallo Head,

Du willst die Lösung von darthvader.
Das kann man auch günstiger mit OpenMediaVault erstellen, den Scanner direkt am NAS anschießen, das Scannermodell abspecken.

Auf Synology und Qnap würde ich nicht setzen, ist das Mainboard defekt kommt nur schwer wieder an deine Daten.
Bei OpenMediaVault baust Du die HDD aus und schon kann es weiter gehen (SATA-USB-Adapter).

Die finale Lösung ist die von darthvader.

Hat jemand die Box?

https://www.fileee.com/fileeebox/

https://www.youtube.com/embed/LsA-UQokNuE?rel=0&controls=0&showinfo=0

Das mit dem darthvader-System kombiniert wäre doch geil für das private Homeoffice.

MfG

xsid
 
Zuletzt bearbeitet:
Zuletzt bearbeitet:
Das habe ich heute gefunden:



oder


oder besser, Fork:



Edit:

So schnell kann es gehen: Ich schrieb vor kurzem hier über eine Software zum Verwalten von Dokumenten, die auf den Namen Paperless NG hört. Kann auch auf einem NAS im Docker-Container laufen und kümmert sich sogar um korrektes Durchführen von OCR auf Dokumente. Tolle Sache – eigentlich. Ein Leser wies mich im Nachgang darauf hin, dass das Open-Source-Projekt nicht mehr wirklich aktiv sei. Das Problem haben auch andere erkannt und einen Fork von Paperless NG gestartet, der auf Basis einer GitHub-Organization das Ganze besser machen will.

Wer von euch nutzt es?

Android



 
Zuletzt bearbeitet:
Danke für das Update zunächst. Mich interessiert das Thema auch sehr, bin es aber noch nicht angegangen.
Was du, bzw. dein Hinweisgeber, angesprochen hast, beschäftigt mich dabei auch sehr. Einerseits mag ich solche Open-Source-Projekte, habe aber auch selbst (im Bereich Video) erlebt, wie schnell so ein Projekt "weg ist" und damit auch der eingespielte Workflow. Selbst wenn es danach dutzende Hacks gibt, wie man die alte Software X noch auf WIn10 oder 11 zum laufen kriegt, ist das für mich keine gute Basis zum Arbeiten.
Beim Dokumentenmanagement ist das natürlich ein totaler Gau, wenn von heute auf morgen auf Dokumente aus etlichen Jahren nicht mehr zugegriffen werden kann. Daher habe ich den Punkt Bestandsschutz besonders im Auge und gerade hier noch keine befriedigende Lösung gefunden.

Grüße Thomas
 
Ich nutze Paperless-ng & bin damit auch ziemlich zufrieden. Wobei auch da halbwegs sinnvoll die Dokumente sortieren und zuordnen sollte & halbwegs diszipliniert arbeiten sollte. Aber das ist halt Dokumentenablage allgemein.

wie man die alte Software X noch auf WIn10 oder 11 zum laufen kriegt, ist das für mich keine gute Basis zum Arbeiten.
Wie gut, dass z.B. Paperless schlicht nicht auf Windows läuft, sondern auf einem NAS/Server etc.. Entsprechend kann man es jederzeit in nem Docker-Container laufen lassen und ich sehe dort nicht wirklich, dass das Plötzlich nicht mehr verfügbar sein soll oder nicht mehr kompatibel. Die einzige Gefahr ist natürlich, mit zunehmenden Alter ohne Sicherheitsupdates, dass es ggf. ein wenig gefährdet sein kann, was natürlich bei privaten Unterlagen auch schwierig ist. Wenn man es nur im lokalen Netzwerk hat, ist die Gefahr mMn aber überschaubar.
Flöten gehen können halt auch kommerzielle Lösungen von heute auf morgen. Firmen gehen Pleite, Software, die keinen Gewinn abwirft, wird eingestellt usw.. Da bin ich - mMn - mit der OS-Variante, die auf Linux läuft & die ich mir komplett im Code auf meinem Rechner speichern kann - auf der weitaus sichereren Seite :).
 
Meine Android Lösungen die zur gerade zur Auswahl habe:

OpenNotescanner (f-droid, leider ist kommt das Scanergebnis nicht an das Ergebnis von den anderen nicht heran)

CS CamScan

GeniusScan

Lens (mein Favorit, das geringste Übel, 7. Juli 2022)

vFlat Scan

vFlat Scan, Erfahrung, nicht von mir: Nach meiner Erfahrung funktionierte der 3-Sekunden-Timer gut und gab mir genug Zeit, um die Seiten mit der anderen Hand umzublättern. Quelle:
Code:
https://politikundbildung.de/post/workflow/



Adobe Scan (Adobe Anmeldung erforderlich, gar nicht schön der Anmeldezwang)

Edit: 08.07.2022



Nur was nehmen und warum?


Beitrag automatisch zusammengeführt:

Da bin ich - mMn - mit der OS-Variante, die auf Linux läuft & die ich mir komplett im Code auf meinem Rechner speichern kann - auf der weitaus sichereren Seite
genau
 
Zuletzt bearbeitet:
Flöten gehen können halt auch kommerzielle Lösungen von heute auf morgen. Firmen gehen Pleite, Software, die keinen Gewinn abwirft, wird eingestellt usw.. Da bin ich - mMn - mit der OS-Variante, die auf Linux läuft & die ich mir komplett im Code auf meinem Rechner speichern kann - auf der weitaus sichereren Seite :).
100% sicher ist man natürlich nie. Aber die Wahrscheinlichkeit ist wesentlich geringer, wenn man sich auf etablierte Firmen (themenunabhängig sei z.B. Microsoft oder Adobe, ... genannt) beschränkt. Hinzu kommt, wenn es sich um etabliertes Produkt handelt, wird sich sicher jemand finden, der das Produkt in sein Portfolio übernimmt, falls der Mutterkonzern doch mal insolvent sein sollte.
Was Selbstcompilate und speziell Linux betrifft, habe ich kaum Erfahrungen. Zunächst mal würde ich aber auch hier nicht davon ausgehen, dass es ohne weiteres gewährleistet ist, dass ein Uralt-Quellcode sich auf dem neusten System reibungslose kompilieren lässt und ob das Ergebnis dann wirklich fehlerfrei läuft.
Hinzu kommt, diese Arbeit ggf. ständig neu tun zu müssen, ist irgendwie wie Tricks und Kniffe, um eine alte Windows-Software auf neunen Versionen zum laufen zu bringen. Und im speziellen: Nur wegen einer bestimmten Art der Anwendung wird kaum jemand zu Linux wechseln.

Wie gut, dass z.B. Paperless schlicht nicht auf Windows läuft, sondern auf einem NAS/Server etc.. Entsprechend kann man es jederzeit in nem Docker-Container laufen lassen und ich sehe dort nicht wirklich, dass das Plötzlich nicht mehr verfügbar sein soll oder nicht mehr kompatibel. Die einzige Gefahr ist natürlich, mit zunehmenden Alter ohne Sicherheitsupdates, dass es ggf. ein wenig gefährdet sein kann, was natürlich bei privaten Unterlagen auch schwierig ist. Wenn man es nur im lokalen Netzwerk hat, ist die Gefahr mMn aber überschaubar.
Docker-Container sagt mir wenig, aber letztlich ist das ja auch nur eine Umgebung über deren Zuverlässigkeit man mit Blick in die Zukunft nur wenig sagen kann.

Grüße Thomas
 
Ich werfe mal noch Paperless-ng in den Raum. Läuft bei mir zuhause auf nem Eigenbau NAS mit UNRAID als Basis als Docker Container 24/7. Bisher noch keine Probleme damit gehabt trotz fast 3000 Dokumente. Kann bequem per Webseite oder Android App genutzt werden und wendet automatisch auf hochgeladenen PDFs OCR an um sie durchsuchbar zu machen.

Kann auch meines Wissens nach bequem als Docker Container über Dockerhub bezogen werden.
 
100% sicher ist man natürlich nie. Aber die Wahrscheinlichkeit ist wesentlich geringer, wenn man sich auf etablierte Firmen (themenunabhängig sei z.B. Microsoft oder Adobe, ... genannt) beschränkt.
Naja, dort hat man auch seine Probleme. Adobe hat die Kaufversionen gestrichen, was es für ein Hobby/Privatnutzer mMn extrem teuer macht und somit auch ne massive Hürde aufbaut. MS hat ganze Plattformen sterben lassen (Windows Mobile) und sämtliche Käufe dort ad absurdum geführt. Google hat Picasa abgeschafft usw. usf.. Zwischendurch wollte MS auch Onenote abschaffen (die richtige Software, nicht Onenote für Windows 10) - das ist dann doch nicht passiert, aber das wird auch noch spannend.

Was Selbstcompilate und speziell Linux betrifft, habe ich kaum Erfahrungen. Zunächst mal würde ich aber auch hier nicht davon ausgehen, dass es ohne weiteres gewährleistet ist, dass ein Uralt-Quellcode sich auf dem neusten System reibungslose kompilieren lässt und ob das Ergebnis dann wirklich fehlerfrei läuft.

Docker-Container sagt mir wenig, aber letztlich ist das ja auch nur eine Umgebung über deren Zuverlässigkeit man mit Blick in die Zukunft nur wenig sagen kann.


Bei Paperless ist der empfohlene Weg, über Docker zu gehen. Hier ein paar grundlegende Infos zu Docker: https://de.wikipedia.org/wiki/Docker_(Software)

Im Endeffekt erstellst du darüber einen Container, der alles relevante enthält, um eine Software auszuführen. In der jeweils passenden Version. Somit bist du völlig davon unabhängig, was als grundlegende Software auf dem Host-System läuft - wobei schon empfohlen ist, das auf Linux laufen zu lassen. Docker ist extrem gebräuchlich & dass sich das plötzlich prinzipiell ändert halte ich für extrem unwahrscheinlich. Aber selbst wenn - dann kann man Paperless halt immernoch manuell installieren. Und da die meisten Komponenten (bzw. afaik alle) - kann man sich sämtliche runterladen, ablegen & im Notfall rauskramen bzw. werden vmtl. eh permanent im WWW sein. Der Vorteil von OS ist halt, dass die Software nicht einfach so "beendet" werden kann, sondern dann halt von anderen übernommen werden kann. Wenn MS beschließt: Onenote gibts nicht mehr. Dann ist das so. Niemand kommt an den Quellcode ran, niemand kann dort noch irgendwas reparieren. Das ist bei OS schlicht nicht so.
 
Danke für die Erklärungen. Für 99,99% der reinen Windows-User bleibt das dennoch ziemlich unpraktikabel.

Grüße Thomas
 
Welche Android App meinst Du?
Ich meine diese hier:

Die kann über den Playstore oder über F-Droid bezogen werden.
Alternativ kann man das aber auch über den Handybrowser erledigen, für den Fall, dass man keine zusätzliche App möchte. Funktioniert auch ganz gut, die Webseite passt sich weitestgehend an mobile Geräte an (habe selber ein iPhone, da gibt es keine passende App dafür, daher der Weg über den Browser).
Beitrag automatisch zusammengeführt:

Danke für die Erklärungen. Für 99,99% der reinen Windows-User bleibt das dennoch ziemlich unpraktikabel.

Grüße Thomas
Das stimmt zwar, ist in Zeiten von immer leichter anzuwendenden Linux Distris und RaspberryPi aber immer weniger Hindernis. Docker kann schon seit längerem auf dem Pi benutzt werden, daher Paperless-ng würde auch auf diesem Laufen.
 
Danke für die Erklärungen. Für 99,99% der reinen Windows-User bleibt das dennoch ziemlich unpraktikabel.
Ja, es ist eine Lösung für ein NAS oder Serverbasiert. Hat einiges an Vorteilen (z.B. theoretisch als Cloud-Lösung nutzbar, da anderes OS nicht betroffen von den gleichen Viren etc.) - aber ja, man braucht halt ein NAS oder ein Raspberry oder irgendetwas in dieser Richtung.
 
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