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Thema: Dokumentenmanagement für papierloses Büro

  1. #41

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    Für die Kollegen aus der Windows-Welt, die Interesse an einer tatsächlichen Umsetzung haben kann ich nur nochmal empfehlen sich einen wirklich professionellen Scanner zu kaufen, die Versuche mit günstigen Geräten waren tatsächlich ernüchternd. Und im Gefolge des Scanners kommt dann auch Software, die muss man natürlich nicht nutzen, außer der Lust am Frickeln gibt es aber in meinen Augen keinen Grund an dieser Stelle das Rad neu zu erfinden. Automatische Benennung und automatische Ablage sind im Home-Office vollkommen unnötig. Es kommen pro Woche maximal zwei Ablage-Würdige Posteingänge rein, die kann man auch händisch umbenennen...

    My 2 cents...

    Gruß
    Nommo
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  2. #42

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    Aus gegebenen Anlass finde ich den Thread super interessant und habe ihn bereits komplett gelesen. Ich schlage mich momentan mit einem etwas anderen Problem herum. Ich digitalisieren meine Unterlagen jetzt bereits knapp zwei Jahre und habe zur Ablage eine recht flache Ordnerstruktur auf meinem NAS und durchsuchbare PDFs verwendet. Nun stehe ich leider vor dem Problem, dass das System der Ablage in Ordner an seine Grenzen stößt, so gehören bswp. Rechnungen in den Ordner Rechnungen, manche Rechnungen sind aber auch für die Steuer relevant. Im Grunde müsste ich auf eine Verschlagwortung meiner Dokumente setzen, nur leider weiß ich nicht welche(n) Software/Dienst ich verwenden soll.
    Einen ersten Blick habe ich bereits auf ecoDMS geworfen, da ich dieses auf meinem NAS betreiben könnte. Jetzt habe ich hier aber schon gelesen, dass eine Verschlagwortung in ecoDMS nicht angedacht und daher auch nicht möglich ist.
    Eine Schwierigkeit stellen bei mir zudem die verwendeten Endgeräte oder besser gesagt, deren Betriebssysteme dar. Da hätten wir macOS, Linux und Chrome OS. Von jedem Geräte aus, sollte die Ablage und der Zugriff auf meine Dokumente möglich sein. Daher benötige ich eine Lösung die Browser-basiert arbeitet oder tatsächlich Anwendungen für sämtliche Betriebssysteme bereit stellt (was wohl schwierig werden wird).
    Vor ein paar Jahre hatte ich beruflich mal Evernote im Einsatz und dessen Möglichkeit seine Notizen mit Tags zu versehen, würde ich mir auch für meine Dokumente wünschen.
    Wer musste sich auch schon mit diesem Problem auseinandersetzen und hat vielleicht einen Tipp für mich?
    Ich bin wirklich für sämtliche Anregungen dankbar, da ich nun schon gut 5-6 Wochen nach einer Lösung suche, bisher nur leider sehr erfolglos.

    Danke!

    Gruß
    endhirn

  3. #43

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    @Stevi
    Hi, so der Profi bin ich auch nicht, ob es das für Windows gibt weißt ich nicht.

    @endhirn
    habe zur Ablage eine recht flache Ordnerstruktur
    Hallo endhirn, heißt das, alles in einen Ordner geklatscht und sich auf die PDF-Suche verlassen?

    Was für ein NAS hast Du?

    MfG

    xsid
    Geändert von xsid (19.01.2019 um 10:19 Uhr)

  4. #44

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    Zitat Zitat von endhirn Beitrag anzeigen
    Daher benötige ich eine Lösung die Browser-basiert arbeitet oder tatsächlich Anwendungen für sämtliche Betriebssysteme bereit stellt (was wohl schwierig werden wird).
    Inspiriert durch diesen Thread habe ich mich ein wenig eingelesen und bin auf eine von mir bislang nicht genutzte Funktion aufmerksam geworden: Ich benutze Nextcloud, die auch eine Tag-Funktion hat. Ich denke, das wird für mich die einfachste Lösung für die Anforderung sein, dass Dokumente mehrere Rollen haben können.

  5. #45

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    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    @Stevi
    Hi, so der Profi bin ich auch nicht, ob es das für Windows gibt weißt ich nicht.
    @endhirn
    Hallo endhirn, heißt das, alles in einen Ordner geklatscht und sich auf die PDF-Suche verlassen?
    Was für ein NAS hast Du?

    MfG
    xsid
    Nein, ich verwende schon mehrere Ordner, aber habe eben versucht nicht unendliche viele Unterordner und Ebenen zu verwenden.
    Als NAS setze ich eine Synology DS718+ ein.

    Nextcloud schau ich mir mal an. Ist mir noch nicht aufgefallen, dass man dort tags setzen kann. Guter Tipp, vielen Dank!

    Update 20. Januar 2019:
    Durch das erfolglose Suchen während der letzten Wochen, habe ich den gestrigen Abend damit verbracht verschiedene Ansätze zu testen. Hier die Ergebnisse:

    1. fileee.com

    - fileee ist ein cloudbasierter Dienst zur Datenablage
    - hochgeladene PDFs werden einer Texterkennung unterzogen und können ggf. auch wieder als durchsuchbare PDFs heruntergeladen werden (großer Pluspunkt)
    - Tags können gesetzt werden, jedoch
    - können keine Ordner angelegt werden; die komplette Zuordnung verschiedener Dokumente erfolgt ausschließlich über Tags
    - Anbindung zu verschiedenen Diensten vorhanden (bspw. Dropbox, Google Drive, WebDAV, usw.); Überwachung definierter Ordner möglich
    - sämtliche hochgeladene Dokumente können bei Verlassen von fileee sehr komfortabel heruntergeladen werden
    --> fileee.com gefällt mir sehr gut, jedoch fehlen mir Ordner und weitere Dokumentenarten; zudem wandern meine Dokumente zum Anbieter, was ich eigentlich vermeiden möchte

    2. Evernote
    - gehört zu den bekannten Vertretern
    - OCR über hochgeladene Dokumente
    - Tags können gesetzt werden
    - grobe Struktur durch Notizbücher möglich
    - Suche über Dokumente und deren Inhalt möglich
    --> meine Ansprüche an eine Dokumentenablage erfüllt es leider nicht, da ein Export hochgeladener Dokumente bei Verlassen von Evernote nicht möglich ist

    3. ecoDMS
    - lässt sich Vor-Ort auf dem Synology NAS betreiben
    - leider keine Tags möglich
    - viele Funktionen vorhanden, jedoch für den privaten Gebrauch fast etwas übertrieben
    - wieder ein geschlossenes System, bei dem ich nicht abschätzen kann, wie es um meine Dokumente beim Verlassen dieses System bestellt sein würde
    --> für mich wohl als Notlösung einsetzbar

    4. Nextcloud
    - auf eigenem Server betreibbar
    - OCR über Nextcloud per Tesseract machbar
    - anschließende Volltextsuche über Elasticsearch realisierbar
    - leider müsste ich dafür eine Nextcloud betreiben und mich auch um diese kümmern
    - die Einrichtung von Tesseract und Elasticsearch ist mit etwas Aufwand verbunden und es kann durchaus sein, dass hier auch mit der Zeit Hand angelegt werden muss, um den problemlosen Betrieb zu garantieren
    - Ordnerstruktu
    - Tags können gesetzt werden
    --> Aufwand bei der Einrichtung und Betrieb der Lösung, daher auch nur eine Notlösung für mich

    Mittlerweile denke ich, dass es momentan keine einfache und praktikable Lösung gibt, die meiner Vorstellung entspricht.
    Die beiden Hauptprobleme sind das OCR und die Vergabe von Tags.
    fileee kommt meiner Vorstellung schon recht nahe, jedoch werden eben nicht alle Wünsche erfüllt und so werde ich wohl mit meiner Ordnerstruktur weiter arbeiten und hoffen, dass sich mit der Zeit am Angebot etwas ändert.
    Geändert von endhirn (20.01.2019 um 17:35 Uhr)

  6. Die folgenden 2 Mitglieder haben sich bei endhirn bedankt:
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  7. #46

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    Sehr interessanter Beitrag, da auch ich momentan mit meiner Datenflut nur schwer zurechtkomme. Ja, es geht, aber alle ist aufwending und viel Handarbeit, das sollte 2019 besser gehen. Problem dabei: hätte die Daten gern im Hause.
    Leider bieten sowohl Synology als auch Qnap zwar Lösungen an, die für mich interessant wären, laufen aber nur so halb. Also keine finale Lösung.

  8. #47

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    Zitat Zitat von Head Beitrag anzeigen
    Sehr interessanter Beitrag, da auch ich momentan mit meiner Datenflut nur schwer zurechtkomme. Ja, es geht, aber alle ist aufwending und viel Handarbeit, das sollte 2019 besser gehen. Problem dabei: hätte die Daten gern im Hause.
    Leider bieten sowohl Synology als auch Qnap zwar Lösungen an, die für mich interessant wären, laufen aber nur so halb. Also keine finale Lösung.
    Hallo Head,

    Du willst die Lösung von darthvader.
    Das kann man auch günstiger mit OpenMediaVault erstellen, den Scanner direkt am NAS anschießen, das Scannermodell abspecken.

    Auf Synology und Qnap würde ich nicht setzen, ist das Mainboard defekt kommt nur schwer wieder an deine Daten.
    Bei OpenMediaVault baust Du die HDD aus und schon kann es weiter gehen (SATA-USB-Adapter).

    Die finale Lösung ist die von darthvader.

    Hat jemand die Box?

    https://www.fileee.com/fileeebox/

    https://www.youtube.com/embed/LsA-UQ...s=0&showinfo=0

    Das mit dem darthvader-System kombiniert wäre doch geil für das private Homeoffice.

    MfG

    xsid
    Geändert von xsid (21.01.2019 um 13:11 Uhr)

  9. The Following User Says Thank You to xsid For This Useful Post:

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