luxnote lapstore servion thinkspot
Seite 1 von 2 12 LetzteLetzte
Ergebnis 1 bis 20 von 39

Thema: Dokumentenmanagement für papierloses Büro

  1. #1

    Registriert seit
    29.12.2010
    Ort
    NRW
    Beiträge
    39
    Danke
    0
    Thanked 0 Times in 0 Posts

    Dokumentenmanagement für papierloses Büro

    Hallo,
    ich möchte für meinen Haushalt ein papierloses Büro einführen und somit Ordnung im Arbeitszimmer schaffen. Hierfür sollen Dokumente eingescannt und elektronisch verarbeitet und abgelegt werden. Die Originaldokumente kommen in eine „Monatsmappe“ und landen im Keller in einem Karton. Jedoch ist für mir die elektronische Verarbeitung und Ablage noch nicht ganz geklärt. Ich stehe zwischen 4 Optionen: 1 Lokal und Benennung der Ordner und PDFs manuell, 2 Ablage auf NAS und manueller Benennung der Dateien, 3 Lokal und mit Anwendungssoftware (PaperPort, ecoDMS etc.) oder 4 auf NAS und mit Anwendungssoftware (Bsp. EcoDMS als VM oder Docker)

    Vorteil von Option 1 ist die unabhängig vom Betriebssystem und der Anwendungssoftware.
    Vorteil einer Option mit NAS ist der Zugriff von mehreren Endgeräten ortsunabhängig.

    Ich würde gerne die Dokumente verschlagworten und auch diese Schlagworte mehrfach belegen. Bsp. die Rechnung für eine KFZ Inspektion soll dem Schlagwort Rechnung, dem Schlagwort Auto und dem Schlagwort 2018 zuordenbar sein.
    Ferner ist mir eine einfache Suchkomponente der gescannten OCR Dokumente wichtig. Eine zusätzliche Navigation per Schlagwort (Bsp. zeige mir alle Rechnungen von 2017 und 2018 an) wäre ideal.
    Vorteil einer lokalen und manuellen Lösung ist, dass die Dokumentenablage einfach mitgesichert werden kann und die Dokumente rasch kopiert und nicht vorher aus dem DMS/Anwendungssoftware extrahiert werden müssen.
    Welche Anwendungssoftware für Windows verwendet ihr hierzu?
    x230 WXGA | 16 GB | 500 GB Samsung SSD | Win 10 x64

  2. #2

    Registriert seit
    28.08.2008
    Ort
    Köln
    Beiträge
    2.124
    Danke
    3
    Thanked 7 Times in 7 Posts
    Hi!

    Ich habe für den selben Zweck nen ix500 Scanner angeschafft und nutze die mitgelieferte ScanSnap Software. Alle Dokumente werden als komplett durchsuchbare PDF abgelegt und händisch benannt nach Jahr Monat Tag Familienmitglieder Thema Stichworte und dann grob in lokalen Ordnern abgelegt und gesichert. Klappt prima und ist eigentlich nur am Anfang einmal aufwändig.

    Gruß
    Nommo
    Im Forum ohne AdBlock - Seid fair - Andy gegenüber!
    T440p (FHD | i7 - 4710mq | 16GB | 256GB m2 | 1 TB HDD) & X200

  3. #3

    Registriert seit
    22.05.2008
    Beiträge
    2.656
    Danke
    0
    Thanked 28 Times in 28 Posts
    Ich nutze ecoDMS - allerdings habe ich sie mir gekauft. Die kostenlose Version schränkt leider zu stark ein - speziell das selbstständige Erkennen. Wenn du schnell bist kannst du alle Vorlagen einpflegen bevor der Testzeitraum abläuft, du kannst sie danach nur nicht mehr ändern.
    "Verschlagwortung" macht ecodms so nicht, es basiert auf Volltext, Ordnern und Kategorien. Eine Suche nach Rechnung 2018 würde über die Dokumentenart "Rechnung" sowie Zeitraum "2017" problemlos funktionieren. Weitere Merkmale (Dropdown, Check, Freitext etc.) kannst du aber beliebig anlegen. Dann ginge auch "Schlagwort" - allerdings sieht das ecodms so nicht vor. Am besten mal die Testversion als VM aufsetzen und die Dokumentation dazu lesen.

    Ein definitiver Vorteil gegenüber manueller Ablage ist, daß du Abläufe bauen kannst - sprich Wiedervorlage oder Vorlage bzgl. Bedingungen ("Rechnung + unbezahlt" zB.)

  4. #4

    Registriert seit
    29.12.2010
    Ort
    NRW
    Beiträge
    39
    Danke
    0
    Thanked 0 Times in 0 Posts
    Themenstarter
    ecoDMS habe ich als Testversion in einem Docker auf meiner NAS installiert und greife mit dem Client vom Notebook aus zu. Ein wenig umständlich, aber es funktioniert auch mit VPN. Allerdings ist der ecoDMS Client mit der HD Ready Auflösung meines X230 kaum zu gebrauchen.
    Parallel habe ich mal die Testversion von Office-N-PDF ausprobiert. Die Anwendung ist wesentlich schneller als ecoDMS und die Vergabe von Metadaten funktioniert einwandfrei. Allerdings kostet die Standardversion auch 80 Euro.
    x230 WXGA | 16 GB | 500 GB Samsung SSD | Win 10 x64

  5. #5

    Registriert seit
    22.05.2008
    Beiträge
    2.656
    Danke
    0
    Thanked 28 Times in 28 Posts
    Du kannst ecoDMS (welche Version hast du getestet? 18.04 ist wohl nun besser) im Browser nutzen, zudem gibt/gav es eine App welche gringere Auflösungen besser nutzt.
    Für mich war ein Grund für ecoDMS die Formularerkennung bzw. manuelle Erstellung dieser. Das funktioniert recht gut und kann mit regulären Ausdrücken gut ergänzt werden. Halt automatische "Verschlagwortung". Aber man sollte das Handbuch wirklich lesen - dann erschließt sich einiges. Von der Geschwindigkeit her kann ich nicht klagen. Ich habe keine Hänger oder ähnliches.

  6. #6

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    Ich nutze paperless - eine einfache open-source Lösung - seit kurzem dafür. Installiert ist das auf einem FreeNAS. Gefüttert wird über einen Fujitsu ix500, der über einen RaspberryPI scannt und OCR macht. Von da aus werden die PDFs automatisch per rsync in den "consume" Ordner von Freenas kopiert.
    Bin gerade dabei das Setup in einem Blog-Post genauer zu dokumentieren - wird noch ein paar Tage dauern bis ich damit fertig bin.

  7. #7

    Registriert seit
    17.05.2007
    Ort
    .at kloburg
    Beiträge
    2.296
    Danke
    21
    Thanked 107 Times in 104 Posts
    https://www.youtube.com/watch?v=7FeqF1-Z1g0

    ist ja nur die firmware schuld.....

  8. #8

    Registriert seit
    29.03.2010
    Ort
    Schifferstadt
    Beiträge
    2.687
    Danke
    12
    Thanked 158 Times in 141 Posts
    Zitat Zitat von LZ_ Beitrag anzeigen
    https://www.youtube.com/watch?v=7FeqF1-Z1g0
    ist ja nur die firmware schuld.....
    Sowas passiert, wenn man für Dokumenten-Scans eine ungeeignete verlustbehaftete Komprimierungsmethode verwendet.

  9. #9

    Registriert seit
    22.04.2013
    Beiträge
    702
    Danke
    93
    Thanked 47 Times in 29 Posts
    Ich häng mich hier einfach mal an das Thema ran, ist bei mir auch Überfällig....
    - Es ist nicht genug, zu Wissen, man muss es auch anwenden -
    - Es ist nicht genug, zu Wollen, man muss es auch tun -
    - Steve Jobs -

  10. #10

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    ... und hier habe ich mein Setup zusammengeschrieben: https://blog.armbruster-it.de/2019/0...ss-on-freenas/

  11. Die folgenden 2 Mitglieder haben sich bei darthvader bedankt:
    + Ozoign oder Verstecka der Dankenden
    Albic,  
    xsid  
  12. #11

    Registriert seit
    29.05.2007
    Beiträge
    2.678
    Danke
    79
    Thanked 29 Times in 27 Posts
    Hallo darthvader,

    gibt es für FreeNAS kein direktes Docker?
    Warum der Umweg über RancherOS?

    Aus Sicherheitsgründen, weil Docker root benötigt?

    Hast Du mehr Erfahrungen mit RancherOS?

    MfG

    xsid
    Geändert von xsid (01.01.2019 um 17:25 Uhr)

  13. #12

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    FreeNAS basiert auf FreeBSD, dessen Docker Implementierung noch nicht ausgereift ist, siehe https://wiki.freebsd.org/Docker - auch scheint es da aktuell nur wenig Entwicklung zu geben. Selbst wenn man das installieren wollte, müßte man auf BSD Ebene "rumschrauben" und sich damit ggf. Probleme bei künftigen Upgrades von FreeNAS einhandeln.
    Für mich steht im Vordergrund dass das NAS stabil ist. Durch RancherOS in einer VM habe ich eine saubere Trennung und es scheint die schlankeste Möglichkeit zu sein auf FreeNAS mit Docker-Images zu hantieren. Bis dato beschränkt sich meine Erfahrung mit RancherOS auf die beschriebene Installation.

  14. #13

    Registriert seit
    29.05.2007
    Beiträge
    2.678
    Danke
    79
    Thanked 29 Times in 27 Posts
    OT
    Vorteil von RancherOS ist auch der "gehärtete" Linuxkernel, Du erhöhst die Sicherheit.

    https://linoxide.com/containers/linu...ating-systems/


    Hast sich dein System bewährt?

    Warum hast Du FreeBSD gewählt und nicht z. B. OpenMediaVault, mit OpenMediaVault könntest Du das System verschlanken?

    Du schreibst: es scheint die schlankeste Möglichkeit zu sein auf FreeNAS mit Docker-Images

    Hast Du nun FreeNAS oder FreeBSD? Das ist ein wenig durcheinander gekommen.
    Geändert von xsid (01.01.2019 um 19:57 Uhr)

  15. #14

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    Ich habe seit längerer Zeit FreeNAS. Mir gefällt dessen Stabilität und das verwendete ZFS einfach sehr gut. Als NAS kommt mir nichts anderes mehr ins Haus.

    Da FreeNAS ja auf FreeBSD aufsetzt war wohl grund der Verwirrung. Seitens FreeNAS Dokumentation wird empfohlen das System z.B. per SSH nicht zu "versauen" indem man zusätzliche Pakete installiert, wild rumkonfiguriert oder ähnliches. FreeNAS wird im wesentlichen nur über die GUI gemanagt.

    Paperless habe ich noch nicht mit großen Datenbeständen getestet. Für meine ca. 100 Dokumente derzeit tut es sehr gut.

  16. #15

    Registriert seit
    29.05.2007
    Beiträge
    2.678
    Danke
    79
    Thanked 29 Times in 27 Posts
    Hallo darthvader,

    https://blog.armbruster-it.de/wp-con.../paperless.jpg

    was für ein OS hast Du auf dem Raspberry PI installiert?
    Mit welcher Schnittstelle wurde der Scanner angeschlossen?

    Wie löst Du den Scanprozess mit Windows aus?

    Warum hast Du gerade den hochwertigen Fujitsu Scanner ix500 gewählt?

    https://paperless.readthedocs.io/en/.../scanners.html

    Code:
    Brand 	Model 	Supports 	Recommended By
      	  	                FTP    NFS     SMB 	 
    Brother 	ADS-1500W 	yes 	no 	yes 	danielquinn
    Brother 	MFC-J6930DW 	yes 	  	  	ayounggun
    Fujitsu 	ix500 	        yes 	  	yes 	        eonist
    OpenMediaVault und FreeNAS werden von gleichen Entwickler zur Verfügung gestellt.
    Die Hardwareanforderung bei OpenMediaVault sind geringer, die Treiberauswahl ist grüßer.

    Wie viele HDDs hast Du in deinem FreeNAS eingebaut, was für ein Software-RAID System hast Du gewählt und warum?
    Warum hast Du einen NFS Server gewählt?

    Als VM Host verwendest Du bhyve?
    https://wiki.freebsd.org/bhyve

    Hast Du dir dein System persönlich ausgetüftelt?

    Ist dein NAS vom Internet aus zugänglich, welchen DynDNS Provider hast Du gewählt?

    https://github.com/danielquinn/paper...r/README-de.md

    Dein System scheint sehr professionell, wo gedenkst Du es einzusetzen, 100 Seiten sind doch bisher nur ein Test?

    MfG

    xsid
    Geändert von xsid (02.01.2019 um 12:18 Uhr)

  17. #16

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    was für ein OS hast Du auf dem Raspberry PI installiert?
    https://www.openhab.org/docs/install...penhabian.html, da ich für Heimautomatisierung mit OpenHAB arbeite. OpenHABian setzt auf Debian Stable auf.
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Mit welcher Schnittstelle wurde der Scanner angeschlossen?
    USB
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Wie löst Du den Scanprozess mit Windows aus?
    Gar nicht. Scannen wird über den "Scan" Knopf am Scanner selbst ausgelöst. Und Windows kommt mir nicht ins Haus :-)
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Warum hast Du gerade den hochwertigen Fujitsu Scanner ix500 gewählt?
    Mag arrogant klingen: Pfusch kann ich mir nicht leisten.
    Ich habe mir eine Reihe von Testberichten angesehen und bin zum Schluss gekommen, dass das ein solides Gerät ist. Ich kaufe lieber hochwertig und nutzt meine Hardware dafür deutlich länger. Z.B habe ich als Drucker einen Epson EPL-N2000 im Einsatz den ich 1995 (!) als gebrauchtes Gerät gekauft habe.
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    OpenMediaVault und FreeNAS werden von gleichen Entwickler zur Verfügung gestellt.
    Die Hardwareanforderung bei OpenMediaVault sind geringer, die Treiberauswahl ist grüßer.

    Wie viele HDDs hast Du in deinem FreeNAS eingebaut, was für ein Software-RAID System hast Du gewählt und warum?
    Warum hast Du einen NFS Server gewählt?
    FreeNAS habe ich wegen ZFS gewählt. Das macht mir insgesamt einen solideren und flexibleren Eindruck. Mit größerer Treiber-Verfügbarkeit hast Du recht. Ich habe bei der Auswahl der Hardware darauf geachtet, dass alles unterstützt wird.
    Außerdem wollte ich ein wenig BSD Erfahrung sammeln, da sonst bei mir nur Linux verwendet wird.

    Ich habe 2 x SSD mit je 128 G und 4 x 6 TB HDD drin, Mainboard ist https://www.asrockrack.com/general/p...Specifications, Die vier Festplatten sind als RaidZ2 mit je einer SSD als Cache und Log konfiguriert.
    NFS setze ich ein, weil es schnell ist. Da ich defacto der einzige Nutzer bin, brauche ich auch keine Kerberos-Infrastruktur für die Authentifizierung - das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Als VM Host verwendest Du bhyve?
    Ja, FreeNAS nutzt bhyve für Virtualisierung. Das ist IMO der Schwachpunkt an BSD - bhyve kann kein USB passthrough. D.h. ich kann nicht den Scanner direkt am NAS betreiben.

    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Hast Du dir dein System persönlich ausgetüftelt?
    Ja, basierend auf vielen Blog-Posts, FreeNAS docs und Youtube-Videos.
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Ist dein NAS vom Internet aus zugänglich, welchen DynDNS Provider hast Du gewählt?
    Nur über VPN.
    Zitat Zitat von xsid Beitrag anzeigen
    Dein System scheint sehr professionell, wo gedenkst Du es einzusetzen, 100 Seiten sind doch bisher nur ein Test?
    Danke, ist wirklich nur nur als persönliches Digitalarchiv gedacht. Klar kann man das auch kleiner aufziehen. Muss aber nicht ;-)
    Geändert von darthvader (02.01.2019 um 13:30 Uhr)

  18. The Following User Says Thank You to darthvader For This Useful Post:
    xsid  
  19. #17

    Registriert seit
    29.05.2007
    Beiträge
    2.678
    Danke
    79
    Thanked 29 Times in 27 Posts
    *wow

    Für mich sieht das nach einer professionellen Lösung aus.

    2 x SSD mit je 128 G und 4 x 6 TB HDD

    Mit wecher SSD bootest Du dein System, oder warum 2 x SSD?

    Zitat: Da ich defacto der einzige Nutzer bin, brauche ich auch keine Kerberos-Infrastruktur für die Authentifizierung - das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen.


    Das alles für 100 Seiten :-)

    https://wiki.freebsd.org/Docker

    Gibt es für dein FreeNAS System Docker?
    Vielleicht ist es damit möglich auf den Raspberry-PI zu verzichten?
    Ok, durch OpenHAB hast Du den sowieso.


    So ganz trival ist dein System nicht, schon allein um Paperless-Docker zu konfigurieren gehört eine Menge Know-How dazu.
    Geändert von xsid (02.01.2019 um 14:11 Uhr)

  20. #18

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    Nun ja, bei den 100 Seiten wird's nicht bleiben. Das ist das was ich im Moment drin habe. Wird wohl mal so Richtung 10.000 gehen. Aber ja, kann man auch als Overkill betrachten. Für mich aber auch ein nettes kleines Lern-Projekt.

  21. #19

    Registriert seit
    29.05.2007
    Beiträge
    2.678
    Danke
    79
    Thanked 29 Times in 27 Posts
    Hallo darthvader,

    Du verwendest die OCR Software https://github.com/rocketraman/sane-scan-pdf.
    Wie gut funktioiert das mit dieser OCR?

    Wie groß werden deine Dateien?

    Hast Du auch anstelle von *.pdf an *.djvu gedacht, weil diese Dateien kleiner werden?

    https://de.wikipedia.org/wiki/DjVu

    Zitat: Aber ja, kann man auch als Overkill betrachten. Für mich aber auch ein nettes kleines Lern-Projekt.

    Nach BSD mit ZFS habe ich auch schon öfters geschielt.

    https://blog.armbruster-it.de/wp-con.../paperless.jpg

    Ist der Pfeil consumer ----> volume paperless/consumer evtl. richtungsfalsch?

    Wie lange hast Du an dem System gearbeitet, mal so eben ist das bestimmt nicht gewesen?

    MfG

    xsid
    Geändert von xsid (03.01.2019 um 10:57 Uhr)

  22. #20

    Registriert seit
    18.02.2010
    Beiträge
    204
    Danke
    68
    Thanked 5 Times in 4 Posts
    sane-scan-pdf nutzt Tesseract, ich bin damit recht zufrieden.

    Die Größe bleibt sehr überschauber: ca 50kb pro Seite.

    djvu habe ich mir nicht angesehen, pdf ist ein universelles Format. Wenn ich ein Dokument z.B. dem Steuerberater schicken muss kommt der mit pdf sicher hin.

    Der Pfeil ist absichtlich so, da der Consumer ja auf das Volume zugreift (per inotify).

Ähnliche Themen

  1. Kaffeevollautomat für Büro
    Von iYassin im Forum Was sonst nicht passt
    Antworten: 18
    Letzter Beitrag: 09.06.2016, 17:43
  2. Papierloses Büro - Rechnungen digitalisieren - Originale vernichten?
    Von nini_knoxville im Forum Was sonst nicht passt
    Antworten: 11
    Letzter Beitrag: 27.01.2013, 00:21
  3. DMS - Software - Papierloses Büro?
    Von ms-mae im Forum Software allgemein
    Antworten: 23
    Letzter Beitrag: 01.10.2012, 22:34
  4. "Dokumentenmanagement"-System
    Von JoeG35 im Forum Software allgemein
    Antworten: 4
    Letzter Beitrag: 02.03.2011, 07:20
  5. Neues Notebook für das Büro.
    Von Lebemann im Forum Kaufberatung Lenovo und IBM Notebooks
    Antworten: 23
    Letzter Beitrag: 07.03.2009, 19:46

Lesezeichen

Berechtigungen

  • Neue Themen erstellen: Nein
  • Themen beantworten: Nein
  • Anhänge hochladen: Nein
  • Beiträge bearbeiten: Nein
  •  
CeCon ok1.de ipWeb Campus Shop CaptainNotebook RO Electronic