DMS - Software - Papierloses Büro?

ms-mae

Member
Registriert
12 Juni 2011
Beiträge
98
Hallo,

ich bin auf der Suche nach einer Software um den ganzen Papierkram endlich ordentlich "aufzuräumen" und jederzeit ein Schriftstück zu finden.

Ich stelle mir vor das Dokument einzuscannen mit der Software oder davor und dann noch ein paar Begriffe wie Steuer, Rechnung etc. zu vergeben und speichern und suchen läuft dann alles über das Programm?

Hat jemand sowas schon im einsatz oder Erfahrung?

Anwendung ist wäre privat und auch gewerblich wobei nur ein User es benutzt.

Danke schonmal im voraus
ms-mae
 
ggf. mal hier nachsehen, ob das was passendes für Dich sein könnte (eigentlich ist es viel mehr wie "nur" DMS --- Tobit-Software hat schon vor 10 Jahren vom papierlosen Büro geträumt) - unter Punkt: "Organisation" bei den Produkteigenschaften schauen ob Du damit was anfangen kannst

http://www.tobit.com/davidfx12/?mpi=350


(DMS im allgemeinen: wir haben es in der Firma (15.000 MA bundesweite Standorte und bundesweiter Datenzugriff) -> auf der einen Seite ja wirklich gut und praktisch... aber vom "papierlosen" Büro sind wir weit weit entfernt... ab und an will man dann ja doch noch was "greifbares" in der Hand haben und dann wird das was so sorgsam in die EDV eingepflegt wurde oftmals wieder ausgedruckt..... für "privat" würde ich mal Aufwand und Nutzen in Frage stellen.... musst ja auch bedenken: irgendwann wird jedes Poststück ja auch eingescannt - und das musst Du dann wieder "von Hand" und mit dem Blatt Papier machen)

wenn Du nur "aufräumen" willst und deine privaten Papiere jederzeit wiederfinden willst: es geht nichts über ein paar gute Leitz-Ordner... schnell, effektiv und für die meisten Privathaushalte die beste Lösung! (meine Meinung)
darüber solltest Dir im klaren sein: auch ein DMS-System will gepflegt werden und jedes Dokument muss ordentlich archiviert und einsortiert werden... für privat ist der Aufwand mit DMS wohl grösser wie wenn man es in einen Ordner abheftet.... ohne pflege nützt das beste Archiv nichts, egal ob EDV oder Papier.... ansonsten hast Du irgendwann nur einen Haufen unsortierter eingescannter Dokumente die zu nichts zu gebrauchen sind. Datenmüll vom feinsten.

(Vorteil Firmen: die Ausgangspost wird direkt mit Barcode versehen -> und über eben diesen auch direkt maschinell "abgelegt" und archiviert... Eingangspost ebenso... wird direkt dem Kunden und dem Thema zugeordnet und von der EDV direkt in die entsprechende Abteilung zur Bearbeitung geleitet.... aber das hast Du ja bei privat nicht; keine Barcodes auf der Ausgangspost und auch keine Abteilung die die Eingangspost scannt etc.... musst Du ja alles "händisch" machen
 
Zuletzt bearbeitet:
Wenn es etwas einfacher sein darf, dann schau Dir doch mal Evernote an.

LG Fuxx
 
@Casiofx82: schon vor 10 Jahren vom papierlosen Büro geträumt ? Lol... das Topic war schon in den 80ern en vogue

Die Leitzordner nehmen Platz weg, der Sinn ist alles bis auf Zeugnisse und Verträge einzuscannen und dann ab in den Shredder.
 
Hi,
ich denke, daß Hauptproblem sind wirklich die "Schlag-/Suchworte"... Bei den "falschen" Schlagworten wirst Du in Deinem digitalen Archiv erstmal kaum noch was finden - nur was sind die "richtigen"?
Also braucht's (wie bei Leitz "Hardware") zumindest ein gutes Ablagesystem. Nur ist halt (wenn Du was suchst) der Leitz immer noch schneller durchgeblättert als die Scans "durchgeklickst" - zumal halt ein DINA4 schnell mal "quergelesen" ist, die digitale Version, nicht zuletzt auch dank 16:9 Displayformat kaum in Gänze zum "Querlesen" dargestellt werden kann... (Auflösung...)

Würden alle Papiere beim Einscannen per OCR sauber in "durchsuchbar" eingelesen wär's eine Alternative (dann sucht der Rechner schneller nach einem Schlagwort als der Mensch in DIN A4).

Ich nutze die "Dokumentenfunktion" von WISO "Mein Geld" - das bietet "LowLevel" Funktionen, also "Einsortieren" und mit Suchworten versehen - ist aber wohl eher zum Zuordnen von Rechnungen zu Buchungsvorgängen auf dem Konto gedacht...

Just my two cent's

BTW: An die "gesetzliche Aufbewahrungsverpflichtung" bei Rechnungen (auch für Privatleute) denken...
 
Hallo,

danke schonmal für die Antworten, doch leider bin ich nicht der Meinung das man 20-30 Leitz Ordner über 10 Jahre hinweg als leicht durchsuchbar zu bezeichnen.

Hat jemand von euch schonmal Paperport in Verbindung mit OmniPage verwendet?

An sich würde sich die Lösung schon mal ar nicht so schlecht anhören.

Hoffe auf euren Rat/Meinung.

Gruß
ms-mae
 
Ich nutze für alle eingehenden Papiere die Software, die zu meinem MFC-Drucker Canon MX850 dabei war. Weiß jetzt nicht genau, wie die heißt.
Die scannt, nach Einstellung, die Dokumente per ADF duplex in schwarz/weiß (oder auch grau/farbe, wer mag, ist aber größer und meist unnütz) ein, macht ein PDF draus und schickt nochmal ein OCR drüber. Damit sind die PDFs in Grenzen (durch das OCR) durchsuchbar.
 
Meine Empfehlung ist Elo Digital Office in Kombination mit meine Ziele und OneNote. Mit dieser Kombination lebe ich seit fast 10 Jahren so gut wie Papier-frei. Einzig Urkunden, Verträge und Zeugnisse habe ich zusätzlich noch in Papierform.

Der Vorteil von Elo ist, dass es anerkannt Revisionssicher ist und damit die gesetzlich vorgeschriebenen Lagerfristen & Nachweispflichten erfüllt. Es ist im Endeffekt die digitale Version von Aktenschränken und Ordnern nur mit eingebauter Volltextsuche sowie anderen Nettigkeiten und nutzt sich auch so.

Mein Grund warum ich vor Jahren auf die digitale Dokumentenverwaltung gesetzt habe, war ein Hausbrand, bei dem auch meine Wohnung vollständig vernichtet wurde. Ich wurde zwar damals von der Versicherung des Verursachers entschädigt - aber leider nur pauschal und habe somit kräftig draufzahlen müssen. Ich hätte zwar gegenüber der Versicherung mehr geltend machen können - aber dummerweise befanden sich alle Unterlagen in der Wohnung und haben sich in Rauch aufgelöst.

Heute würde mich gleiches Szenario zumindest finanziell nicht mehr stören, denn eine Kopie meines Archives liegt zusammen mit den wirklich wichtigen Unterlagen im Schließfach der Bank und eine zweite verschlüsselt in der Cloud.

VG JNS
 
Ich nutze dafür die ArchivistaBox. Die gibt es als fertiges Gerät mit Support oder auch OpenSource für lau. Ich nutze letzteres virtualisiert und bin recht zufrieden damit. Das System wird sowohl für geschäftliche Zwecke als auch private Dokumente genutzt. Alle wichtigen Dokumente werden bei Ein- und Ausgang gescannt und landen direkt auf der ArchivistaBox. Diese macht eine Texterkennung, die allerdings noch nicht alles sauber erkennt. Eine Verschlagwortung der Dokumente für das spätere Auffinden unumgänglich, aber auch recht schnell erledigt. Nebenbei habe ich auch noch Leitz-Ordner für die wichtigen Dokumente, aber weniger wichtiges wird geschreddert (hauptsächlich private Belege). In Archivista findet man die Dinge aber wesentlich schneller, vor allem auch wenn man mal im anderen Büro ist oder so.

Außerdem hat man eben von allem gleich eine Kopie zur Hand, wenn man irgendwas beantragen muss. Meines Erachtens ist das System auch für solche Privatleute eine gute Sache, die ein Problem mit der Ordnung Ihrer Dokumente haben. Zwar müssen die dann auch konsequent die Dokumente verschlagworten, aber die Suche geht dann wesentlich schneller.

Die ArchivistaBox wird über ein Webinterface gesteuert und ist somit im Netzwerk ohne Umstände gut erreichbar. Eine automatische Datensicherung auf einen Server an einem anderen Standort schützt darüber hinaus vor der Gefahr des Totalverlustes z.B. bei einem Brand.
 
Hatte denn jemand schon mal eine "digitale" Betriebsprüfung? Sprich alle Dokumente nur noch digital archiviert?

Wenn ich mir dieses Dokument durchlese http://www.gdpdu-wiki.de/downloads/gdpdu.pdf (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und den Funktionsumfang von zum Beispiel Elo Digital Office anschaue, hätte ich da ziemliche Bauchschmerzen.

Elo Office wirbt schon in der Standardversion mit "Wir kümmern uns um die gesetzlichen Vorgaben", aber ich sehe nicht wo da jetzt die große Unterstützung ist.

Ich nehme jetzt mal aus den GDPdU den Punkt "Prüfbarkeit Elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG". Wenn ich das richtig verstehe, ist unter anderem folgendes gefordert:


  • Ich muss meine Rechnungen digital signieren. Und zwar mit einem Schlüssel, der mir von einem akkreditierten Anbieter ausgestellt wurde. Meinen Prüfschlüssel darf ich auch nicht vergessen zu archivieren. Hilfe da Elo Office in irgendeiner Weise?
  • Die Dokumente müssen auf einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen nicht mehr zulässt (oder das System muss sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind). Das schaffe ich mit Elo Office doch nur, wenn ich WORM-Datenträger einsetze, oder habe ich was übersehen?
  • ...

Das heißt, ich muss da schon noch an sehr vieles selber denken um die Vorgaben einzuhalten. Egal welche Software ich jetzt einsetze. Und das würde ich mir nicht zutrauen. Was passiert wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung sagt: "Nö. Diese digitalen Dokumente erkennen wir nicht an"?

Für alle mutigeren Leute habe ich hier auch noch eine Alternative: http://www.bitfarm-archiv.de
Und hier noch ein Leitfaden, was man bei einer Archivierung generell beachten sollte: http://www.gdpdu-wiki.de/verfahrensdokumentation/10-merksatze-des-voi/
 
Hatte denn jemand schon mal eine "digitale" Betriebsprüfung? Sprich alle Dokumente nur noch digital archiviert?

ich hab zwar alles archiviert, aber digital geprüft bin ich noch nicht worden.

Allerdings haben Unternehmen wie Lufthansa, Südzucker, DaimlerChrysler die ebenfalls ELO einsetzen mit Sicherheit schon eine hinter sich gebracht. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass unter anderem bei der gesamten bayrischen Finanzverwaltung – von den OberFinDir, den BezFinDir bis hin zu den Steuerfahndungen bei den bayr. Finanzämtern keinerlei Bedenken an der Revisionssicherheit des ELO-Systems bestehen. Diese Praxis ist sogar gerichtlich anerkannt, da im Zuge der Ermittlungen dieser Behörden, die sich daran anschließenden Wirtschaftprozesse konsequent unter Einsatz von ELO durchgeführt werden.

Wenn ich mir dieses Dokument durchlese http://www.gdpdu-wiki.de/downloads/gdpdu.pdf (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und den Funktionsumfang von zum Beispiel Elo Digital Office anschaue, hätte ich da ziemliche Bauchschmerzen.

Elo Office wirbt schon in der Standardversion mit "Wir kümmern uns um die gesetzlichen Vorgaben", aber ich sehe nicht wo da jetzt die große Unterstützung ist.
  • Die Dokumente müssen auf einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen nicht mehr zulässt (oder das System muss sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind). Das schaffe ich mit Elo Office doch nur, wenn ich WORM-Datenträger einsetze, oder habe ich was übersehen?
  • ...
Auszug aus den Hinweisen zum Revisionssicheren Umgang mit Dokumenten und ELO:

...Durch allgemein anerkannte Verfahren – wie z.B. dem Prüfsummen-Check – wird sichergestellt, dass eine unbewusste Veränderung oder eine beabsichtigte Manipulation von Dokumenten, die dem ELO übergeben werden, sofort registriert und unterbunden werden. Somit ist jegliche nachträgliche Veränderung von Dokumenten ausgeschlossen.
Der revisionssichere Umgang mit dem gesamten Dokumenten- und Ablagegut wird bei der Ablage über die entsprechenden Ablagemasken voreingestellt. So lassen sich sowohl bei manueller als auch bei automatisierter Ablage, wie z.B. bei Datenübernahme per Barcode oder COLD, Anbindung an kaufmännische Applikationen oder der ArchiveLink-R3-Anbindung Fehlbedienung von Anfang an ausschließen.
Zur Speicherung der Daten werden alle dem Stand der Technik entsprechenden Technologien unterstützt. Im Bereich der Archivierung kommen vor allem einmal beschreibbare Medien zum Einsatz (WORM, CD-R, DVD-R). Die Haltbarkeitsgarantien der meisten Hersteller gehen weit über die geforderte Aufbewahrungsfristen hinaus (größer 30 Jahre).
Protokoll und Reportfunktionen geben zudem die nötige Transparenz für Dritte, um die Nachvollziehbarkeit der ordnungsgemäßen Dokumentenspeicherung sicherzustellen, (wer hat wann das Dokument abgelegt usw.)...


Das heißt, ich muss da schon noch an sehr vieles selber denken um die Vorgaben einzuhalten. Egal welche Software ich jetzt einsetze. Und das würde ich mir nicht zutrauen. Was passiert wenn das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung sagt: "Nö. Diese digitalen Dokumente erkennen wir nicht an"?

Wie man Vorgaben einhalten möchte muss man bei jeder Art von Archivierung überlegen. Denn selbst wenn man ein reines Papierarchiv betreiben würde - kann man bi einer Betriebsprüfung auch nicht sagen ... da stehen unsere 40 Fuss Container in denen sich als Loseblattsammlung die Geschäftsvorfälle der letzten 10 Jahre befinden. Daher hilft eine revisionssichere Software schon mal ungemein und außerdem wäre es immer empfehlenswert bei jeder Art der Archivierung sich - vor dem Eisatz - das ok seiner zuständigen Finanzbehörde einzuholen.

Dazu noch in Hinweis aus obigen Dokument:

...Letztlich ist bei Bedenken gegen die Einführung eines DMS-Systems zu berücksichtigen, dass mittlerweile zahlreiche Branchen seit mehr als 10 Jahren mit derartigen Systemen arbeiten und ohne Digitalisierung und Speicherung von Vorgängen und Dokumenten ihre Tagesgeschäft nicht mehr nachgehen könnten, so der gesamte Bereich der Banken und Versicherungen, aber auch die gesamte Mobilfunk- und Telekommunikationsbranche, der durch ein extrem hohes Dokumentenaufkommen gekennzeichnet ist. Selbstverständlich findet ELO auch in diesem Bereich Verwendung. Ohne DMS- und Archivierungssysteme wären diese Kunden mittlerweile handlungsunfähig. Hier gilt vielmehr die Form der klassischen Archivierung als hochgradig sicherheitskritisch...

VG JNS
 
> Im Bereich der Archivierung kommen vor allem einmal beschreibbare Medien zum Einsatz (WORM, CD-R, DVD-R). Die Haltbarkeitsgarantien der meisten Hersteller gehen weit über die geforderte Aufbewahrungsfristen hinaus (größer 30 Jahre).

WORM = tot ...oder wo gibt's 'ne neue Jukebox?
CD-ROM, DVD-ROM... wer gibt da (welche) Garantie für 30 Jahre Haltbarkeit?

Man landet zwangsläufig bei - für Einzel-/kleinen Unternehmen - quasi unbezahlbaren Lösungen :pinch:

...aber eine geniale Anwendung für "die Cloud" - in 1-3 Jahren.
 
Meine Empfehlung ist Elo Digital Office in Kombination mit meine Ziele und OneNote. Mit dieser Kombination lebe ich seit fast 10 Jahren so gut wie Papier-frei. Einzig Urkunden, Verträge und Zeugnisse habe ich zusätzlich noch in Papierform.

Das klingt sehr spannend. Ich überlege gerade, wie viele Unterlagen ich habe, die man im Original vorlegen müsste (Unterschrift). Sind wirklich wenig. Aber wenn ich mir vorstelle, nun jede Rechnung mit dem Scanner einscannen zu müssen - das dauert (zumindest bei meiner "Mühle"). Da geht Abheften in den Leitz-Ordner schon schneller.

Klasse finde ich, dass man für den Unglücksfall die Dokumente so "backupen" kann.
 
Ohne einen vernünftigen Scanner macht das Ganze tatsächlich keinen Spaß. Meiner kann doppelseitig scannen und ist bei Schwarz/weiß-Scans auch recht fix. Die Dokumenten werden per FTP direkt im DMS abgelegt und müssen dann nur noch (irgendwann) verschlagwortet werden.

Soweit, dass ich auf die Papierdokumente verzichte, bin ich aber noch nicht. Zumindest die steuerlich relevanten Sachen hebe ich auf und nutze das DMS "nur für mich".

Man kann allerdings auch auf Festplatten archivieren, wenn die Daten nicht verändert werden können. Das ist ja äquivalent dazu, dass man feststellen kann ob die Daten später geändert (also manipuliert) worden. Das lässt sich z.B. über eine Hashbildung erreichen. So teuer ist das dann insgesamt gar nicht mehr, wieviel sicherer man seine Daten hält und wieviel zeitsparender man sie findet.
 
Hallo Betriebsprüfungen schon mehrmals gehabt, aber welcher Kleinunternehmer bis Mittelstand hat denn wirklich alles nur noch digital? Es werden doch immer auch die originale Aufgehoben, selbst bei großen Unternehmen wie Siemens, ABB, BMW, VW sind rießige Archive vorhanden wo die Originale verschwinden es wird halt nur mit den Kopien/digitalen Versionne gearbeitet das heist aber nicht das es sie nicht mehr in Papierform gibt.
 
Es werden doch immer auch die originale Aufgehoben, selbst bei großen Unternehmen

Es gibt durchaus Unternehmen, die die Originale vernichten. Bei einem guten DMS ist das auch unbedenklich, wenn man außerdem noch die steuerlichen Vorgaben beachtet. Gerade für große Unternehmen kann das sehr praktisch sein. Bei kleineren Unternehmen ist der Aufwand, die Papierbelege aufzubewahren noch einigermaßen verkraftbar, sodass man die wirklich wichtigen (z.B. steuerlich relevanten oder sehr wichtige Vertrags-) Dokumente noch in Papierform konzentriert aufbewahrt, aber darüber hinaus für die tägliche Arbeit alles digital griffbereit hat.
 
selbst bei großen Unternehmen wie Siemens, ABB, BMW, VW sind rießige Archive vorhanden wo die Originale verschwinden es wird halt nur mit den Kopien/digitalen Versionne gearbeitet das heist aber nicht das es sie nicht mehr in Papierform gibt.

Dann könnte man das doch im privaten Bereich ähnlich machen? Alles digitalisieren, die Originale in ein Kartönchen und an einem sicheren Ort aufbewahren - da gibts doch solche Dienste, wo man Dinge einlagern kann...
In dem Fall sind die Sachen dann sicher aufbewahrt, für die tägliche Arbeit kann man mit den digitalen Kopien arbeiten - wenn Finanzamt und Konsorten dann doch Bedenken haben und die Originale sehen wollen, kann man immer noch den Karton rausholen.
 
Moin,

ich suche nun auch schon seit Monaten aber alle Client/Server Lösung fangen bei 1000,- Euro an. Bei diesem Anbieter http://www.amagno.de/default.html ist zwar Freeware wenn man seine Daten in einer Cloud speichern will. Als Homelösung sind wieder 1000,- Euro fällig.

Wie gesagt, was soll diese Lösung kosten?

Ich glaube kaum das sich ein privat Anwender mit einem Server und zwei Rechner (Desktop/Notebook) sich diese Lösung nicht leisten kann.

Gruß
 
Das "papierlose Büro" wurde uns bereits Anfang der 80er mit Einführung der PCs versprochen. Seitdem hat sich die Papierflut vervielfacht. Mein Tip: vergiss es. Was vielen Büros eingentlich fehlt, sind anständig große Regale für Aktenordner.
 
  • ok1.de
  • thinkstore24.de
  • Preiswerte-IT - Gebrauchte Lenovo Notebooks kaufen
Zurück
Oben